5.2.3 会议
会议是人类社会自古以来就有的一种社会现象。早在原始社会，人类为了生存和分配共同的劳动成果，就已经出现了“氏族议事会”。会议是有组织、有领导地商议事情的集会，是一种围绕特定目标进行，以口头发言或书面交流为主要方式，有组织有计划的商议活动。
1）会前准备
①场地选择。应结合会议要求和单位的实际情况来决定，如本单位的礼堂、会议厅、内部或门前的广场以及外借大厅等。会场布置应协调、有序、恰当。
②会议筹备。围绕会议主题，确定会议形式、规模、时间、议程，成立专门小组，明确分工，责任到人。按照领导议定的要求进行会场布置及其他相关物品的准备。
③根据会议要求，提供电脑、投屏、灯光、话筒、领导名牌制作等服务，提前调试，确保设施设备达到会议要求。
④会议证件的制作。确定与会人员名单，证件的会议名称要完整、规范，证件上要印制参会者的姓名、性别、照片，证件上要注明证件名称、号码。会议证件要由专人保管、发放，专人专用，不得转借他人。
⑤邀请函的发放。邀请函是会议的主办单位发给所有与会单位的书面文件，应包括会议标题、主题、会期、出席对象、报到时间、报到地点、会议要求相关信息，邀请函要提前送达，不能延误。
2）会中接待
①会议服务人员在与会人员入场前，以亲切的微笑、饱满的姿态在门口站立迎候，并说“早上/上午/下午/晚上好”或“欢迎您”等文明用语。
②对已入座的宾客，及时做好茶水服务，服务中动作要轻盈，不要挡住参会者的视线。
③服务人员要站在会场的后面或侧面注意观察全场并及时提供服务，如果宾客表示会议期间不用服务时，服务人员要在会场外面值班，以备客人需要。会场内每15分钟应巡视一遍。
④会议中原则上每20分钟左右添加一次茶水，烟灰缸内留有的烟头不得超过3个，特殊情况按客人要求服务。
⑤会议过程中，服务人员要精神集中，注意观察参会人员有无服务要求，要保证会场安静，注意室内温度，合理调节空调。
⑥会议中间休息，要尽快整理会场，添补和更换各种用品。
3）会后服务
①会议结束时，服务人员应及时打开通道门，站立在门口礼貌送客，向宾客微笑点头，并说“请慢走，再见”。会后及时做好会场清理工作。若发现客人遗留物品，应迅速与有关单位联系或上交。
②严格做好保密工作，不询问、不议论、不外传会议内容和领导讲话内容。
③打扫会议室，关闭会议室，包括空调、灯光、门等。
【知识链接】
会议场所布置要求
会议服务礼仪
1.会场大小适中
过大显得松散，过小又显得小气。现在有一种活动挡板，可以根据需要将一个大的会议室隔断为若干个小的会议室，人多则大，人少则小，方便灵活，可达到一室多用之效。
2.会场地点适中
会场要尽量离与会同志的住所近一点，以免奔波之劳。会场附属设施齐全。会场的附属设施包括照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等设施。高级机关召开的会议，还应包括有汽车停车场。
3.会场形式多样化
会场形式可以布置得多种多样，不同的形式取决于会场的大小、形状、会议的需要性、与会人数的多少等，还要符合美学原理和与会同志的审美观。一般来说，有以下几种布置方式。
（1）剧场式（礼堂式）
面向主席台前方依次摆放一排排座椅，中间留有较宽的过道。适合听众较多的场合，讲话者可站在较高的主讲台上。特点：在留有过道的情况下，按需求最大限度地摆放座椅（图5.8）。
（2）课桌式（教室式）
房间内将桌椅端正摆放或呈“V”形摆放，按教室式布置房间根据桌子的大小而有所不同。特点：可针对房间面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性（图5.9）。
（3）回字形（方形中空式）
将桌子摆成方形中空，不留缺口。椅子摆在桌子外围。特点：适于中等人数的会议，同样便于交流（图5.10）。
图5.8
图5.9
图5.10
（4）马蹄形或“U”形
将桌子连接着摆放成长方形，但空出一个短边。将椅子摆在桌子外围也可以内外都摆放。特点：适于中等人数的会议，同样便于交流（图5.11）。
（5）董事会型
董事会型也称中空型，将会议桌摆成一个封闭的“口”字形状，将椅子放置在“口”的外围。董事会型一般也只是用于小型的会议（图5.12）。
（6）签约型
在长条形签字桌一侧，摆放偶数张椅子，前后预留出签约观摩（图5.13）。
图5.11
图5.12
图5.13
【知识拓展】
会议茶水服务
斟茶续水说起来是人人都会做的事情，但是要做好也大有讲究，凡事要遵循规矩。会议接待服务是一项重要工作，会议时间一般要持续好几个小时。做好会务的服务工作，按时给参会人员倒茶续水就显得十分重要。
开会前应及时准备好足够的开水并放好茶叶，如果能掌握准确的开会时间，可以提前几分钟倒好茶水，如果开会时间无法确定，则要等与会人员到场再倒水。递水杯时，双手端上，并礼貌小声地说：“请用茶。”一来提醒他人避免没注意碰到杯子，造成烫伤；二来表示礼貌。杯子把手朝向客人容易拿且方便拿的地方。
续水，一般在会议进行15～20分钟后进行，要随时观察会场用水情况，续水前应在客人右后方伸出右手指向茶杯示意，得到客人许可再续水。续水时，瓶口要对准杯口，不要把瓶口提得过高，以免溅出杯外。在往高杯续水时，如果不方便或没有把握一并将杯子和杯盖拿在左手上，可把杯盖翻放在桌子上或茶几上，只是端起高杯来倒水，续完水后要把杯盖盖上。切不可把杯盖扣放在桌面或茶几上，这样既不卫生，也不礼貌。端放茶杯动作的高度不要过高，更不可从他人肩部和头上越过。
注意：
①壶嘴不要对向客人，要从客人右边倒水。在主席台上一定要从客人背后加水。
②续水时，直接在桌上或茶几上往杯中倒水、续水，是不符合操作规范的。
③会议中途续水时，进入会议室的时候动作一定要轻，避免发出大的声音；在续水的时候要稍微提醒一下在座的人，因为有可能别人没看见你在续水，身体动一下或者突然站起来的时候会把水洒到别人身上，这是很忌讳的！
④会议中间休息，要尽快整理现场，添补和更换物品。
最后，续水的时候要多观察，烟灰缸内留有的烟头一般不超过3个；茶杯弄脏了要及时更换；客人喝水快的话就要加快续水的频率，喝水慢的话可以减慢续水的速度，随机应变，灵活运用，切忌心急，一定要轻、稳。