9.6.4 高速铁路建设项目档案管理
9.6.4.1 收集整理
项目建设过程中形成的、具有查考利用价值的各种形式和载体的项目文件均应收集齐全。项目归档文件的收集、整理工作要与项目建设同步进行。
建设单位应在项目开工前遵循相关法律法规、规章制度和标准规范，建立覆盖项目各类文件、档案的管理制度和业务规范。明确项目文件的管理流程、编制程序、编制要求和格式（模板）、分类编号、归档范围、保管期限和归档要求等。竣工图要明确编制程序、编制要求、审查流程和责任等。照片和音视频文件要明确编制程序、摄录主体、阶段、内容、范围、节点、部位、技术参数、归档要求等。在项目建设期间加强对参建单位的检查、业务指导，确保项目文件收集齐全、整理规范。
建设单位依据“铁路建设项目文件归档范围和保管期限表”，结合项目建设内容、管理模式等特征编制符合项目实际情况的归档范围和保管期限表。
项目文件在办理完毕后，应及时收集，并实行预立卷制度。归档的项目文件应为原件，因故使用复制件归档时，应加盖复制件提供单位公章或档案证明章，确保与原件一致无误。已实施电子施工日志、隐蔽工程影像资料等信息化管理的建设项目应按照项目公司有关要求办理。
项目文件应由文件形成单位或部门整理，整理内容包括项目文件价值鉴定、分类、组卷、排列、编目、装订等。
项目文件整理应遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理，便于保管和利用。整理工作要符合《铁路建设项目档案管理办法》。
9.6.4.2 归档移交
项目前期文件在工作（活动）结束后及时归档。管理性文件一般按年度归档，同一事由产生的跨年度文件应在办结年度归档。勘察设计、施工、监理等文件应在工程完工后及时归档，建设周期长的项目可分阶段归档。验收文件在静态验收、动态验收、初步验收、安全评估、国家验收通过后及时归档。会计资料按《中国铁路总公司会计档案管理实施办法》的要求及时归档。
建设单位各部门形成的文件组卷完毕经部门负责人审查合格后，向建设单位档案部门归档；施工文件组卷完毕经施工单位自查后依次由监理部门、建设单位工程管理部门、档案部门进行审查；监理文件和第三方检测文件组卷完毕并自查后，依次由建设单位工程管理部门和档案部门进行审查。每个审查环节均应形成记录和整改闭环。
项目文件归档时，归档单位（部门）应编制交接清册（含交接手续、档案质量、案卷目录），交接双方清点无误后，办理归档移交手续。
项目档案的归属与流向应满足铁路运营维护、安全保管和有效利用的需要。凡是在大中城市规划区范围内的重点建设项目，应按照国家档案局《城市建设档案归属与流向暂行办法》、住房和城乡建设部《城市建设档案管理规定》，向所在地城市建设档案馆移交相关项目档案。铁路大、中型建设项目应向军委后勤保障部运输投送局、省军区、武警总部（队）移交所需要的项目档案。按委托运营协议向委托运营及设备维管单位移交所需要的项目档案。按照总公司档案进馆范围向总公司移交。按照约定向出资方移交所需要的项目档案。
建设单位派出的工程建设指挥部在项目竣工后，应将项目档案移交建设单位档案部门。
项目档案编制两套以上的应区分正副本。正本为应归档项目文件的原件，交项目建设单位，建设单位应保存项目的全套档案。
9.6.4.3 项目档案管理
建设单位档案部门应依据项目档案分类方案对全部项目档案进行统一汇签整理和排列上架。记录工程部位的音像档案，宜与该单位工程的纸质档案统一编号且与其他音像档案集中存放保管。
建设单位应参考《机关全宗卷规范》的规定，建立项目档案管理卷，包括项目概况、项目文件收集整理情况、项目档案管理情况等，记录、反映项目档案管理历史情况。
项目档案保管期限分为永久、30年、10年，建设单位应依据“铁路建设项目文件归档范围和保管期限表”对档案进行价值鉴定，确定保管期限。同一案卷内有不同保管期限的文件时，保管期限应从长。
建设单位及参建单位应为项目档案的安全保管提供必要的设施设备，确保档案安全。档案库房应符合防火、防盗、防水、防潮、防高温、防紫外线照射、防尘、防有害生物（霉、虫、鼠等）的要求。
建设单位档案部门应建立档案库房管理和档案利用制度，对利用的范围、对象、审批等做出规定，加强日常库房管理，确保档案实体安全和信息安全。建设单位档案部门应对档案接收、保管、利用等情况进行统计并建立统计台账。
9.6.4.4 项目电子文件归档与电子档案管理
项目档案管理应积极采用信息技术强化管理。项目电子文件归档、电子档案管理和项目档案数字化应符合国家及行业有关标准规范的要求。
项目电子文件归档范围应参照纸质项目文件归档范围并结合项目实际情况确定。项目电子档案应参照纸质档案进行分类。
项目电子文件形成部门负责电子文件的归档工作，负责对完成整理的项目电子文件信息包进行鉴定和检查，包括内容是否齐全完整、格式是否符合要求、与纸质或其他载体文件内容的一致性等。档案部门负责电子文件归档的指导、协调和电子档案接收、保管、利用等工作。
项目电子文件一般采用物理归档。在纸质项目文件归档时采取在线归档或离线归档的方式向档案部门移交经过整理的项目电子文件，并在内容、格式、相关说明及描述上与纸质项目档案保持一致，且二者应建立联系。
建设单位可通过档案管理系统管理项目全部电子档案。接入内部网的项目档案信息管理系统，应通过有效技术手段和管理方法确保档案数据得到有效保护，防止因偶然或恶意的原因使网络数据遭到破坏、更改、泄露，杜绝网络系统的信息丢失、篡改、失泄密、系统破坏等事件发生。项目电子档案保存实行备份制度。
建设单位可根据实际情况，对项目档案进行数字化。委托第三方进行数字化加工的建设项目，委托单位应与数字化加工单位签订保密协议，明确保密要求、责任和失泄密的处罚措施。采取建立安防系统、加强数字化存储设备管理和数字化人员管理等措施，确保档案信息安全。
参建单位采用电子签名等技术手段时，电子签名资格的注册和认证应当符合《中华人民共和国电子签名法》的规定，并经建设单位认可。
9.6.4.5 项目档案验收
项目档案验收是铁路建设项目申请国家验收的前提条件。项目档案验收分初步验收和正式验收两个阶段。
项目档案初步验收由项目静态验收组织单位负责，与项目静态验收同步进行。项目档案初步验收应具备以下条件：项目基本建成，满足静态验收的相关条件；项目文件基本收集齐全，整理立卷。
项目档案正式验收前，建设单位应组织参建单位根据档案工作的相关要求，对项目档案进行全面自检并整改完善，确认满足以下条件后按规定向验收组织单位提出验收申请：项目通过初步验收并投入初期运营；项目档案通过初步验收并完成问题整改；完成项目文件的收集、整理、归档，实现项目档案的集中统一管理。
项目档案正式验收申请报告的主要内容包括：项目建设及项目档案管理概况；保证项目档案的完整、准确、系统、规范和安全所采取的管理、控制措施；项目文件（含电子文件）形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；档案在项目建设、管理、初期运营中的作用；存在的问题及解决措施。
建设单位应在项目档案正式验收前准备以下材料：档案管理规章制度、业务规范；档案业务指导（会议、交底、培训、检查、验收等）工作记录；档案分类编号方案；档案统计台账、移交清册、案卷目录及项目单位工程划分表；招投标清单、合同清单、主要设备清单；档案初步验收意见及存在问题的整改情况；监理单位对档案质量的审核情况和结论的汇总。