工具55：拒绝“资料杀手”

工具55：拒绝“资料杀手”

管理工具 Management tool

无关紧要的资料也是时间杀手之一，如果重要资料没有整理好，一样会让你在忙碌中浪费许多宝贵时间。把资料整理好，既能减少你找资料的时间，又能提高你的工作效率。

适用场景 Applicable scene

★因不良的资料管理习惯导致工作时间浪费和效率低下时

如何使用 How to use

Tip1：做一套资料档案

把你工作中已经用过，日后还可能会用的文件资料保存到这个档案里。然后给这本档案做一份清单，按照你存放的顺序排列出来，每放进去一份资料，就在后面及时更新。

Tip2：利用扫描仪

有时我们需要将一些资料作为参考或引用，如果你拿到的这些资料不是电子文件而是纸质的，就要把这些文件再输入电脑中，这是很浪费时间的一项大工程，这时可以利用扫描仪，它会帮你省下许多时间。现在，只花不到1000元就可以买到一台扫描仪。

Tip3：资料命名与存储

把扫描好的文件按文件名存入你的文件夹中，这样在你以后需要的时候就可以轻而易举地找到。

文件最合理的命名应该包含一定的核心信息及修改事项，并且是方便后期自己或者他人辨认和查找的名字。可以参考“关键内容+作者+部门+编号+文件创建时间”的格式进行命名，例如：中秋节活动策划方案—李慧执笔—20190701.doc。这样给文件取名，仅通过文件名就能知道文件的内容和相关信息。

注意要点 Points for attention

*不管你使用哪种方法，在整理资料时，一定要避免把资料堆在桌子上。

*如果担心存储的文件太多会导致电脑速度变慢，可以把不常用的资料存在移动硬盘里，把空间腾出来。