远程办公需要解决的核心问题
这次疫情也是对企业现有运营模式能否很好地应对突发事件的一次重大考验。未来远程办公是大势所趋。企业想要做到与远程办公时代顺利接轨，必须要解决以下六大核心问题：
第一是人才问题。刚刚我们提到有两个案例，一个是国外的Automattic，另一个是国内的彩程。这两家公司的创始人都提到一个很关键的问题，就是选对人很重要。这就意味着传统的社招或者校招这种招聘方式是需要改变的。Automattic的创始人说，他们开始的招聘方式是由创始人约面试者去咖啡厅面谈，然后发现有一些在面谈过程中能打100分的人，在实际工作中可能连30分都达不到。这是因为近些年来很多求职者看了大量的面试技巧，对于你的问题，他们在网上基本都看过。后来他们改变了一种招聘方式，要求求职者先用兼职的方式跟几个核心团队的成员在一起工作一段时间，可以是晚上，也可以是周末，甚至允许你不需要在上一家公司辞职。薪资的发放是按小时计算，这样20天左右，就能准确地判断这个人能否适应远程办公，以及工作能力和工作水平如何。这个技巧很实用，但是企业要尽量规避劳动法的风险。
员工转正或者入职之后，如何实现对全员有效的人事管理呢？人事管理大致有以下几个方面：员工档案管理、考勤休假管理、制度管理、绩效考核、薪酬福利的发放、员工培训、文化建设……这些在国内已经有非常成熟的工具了，比如阿里的钉钉，在员工档案、考勤管理、请休假管理及绩效考核几个方面是比较成熟的。如果大家需要专业的薪酬发放工具，推荐大家使用HOPE创学院一期学员的“薪太软”，它能够极大地减轻发放薪酬的工作量，包括智能代发、线上开户、线上核对、线上缴税、员工查询的功能。
第二是信任问题。远程办公如何解决信任问题呢？这里的信任问题主要是老板不信任员工。众所周知，中国的社会是一个人情社会，任人唯亲是中国企业主的一个通病。信任问题的核心是人性问题，而人性往往是经不起考验的，那应该怎么办呢？直接用钱说话。远程办公可以施行一种新的薪酬改革方式。很多公司已经实行了绩效考核制，也就是基本工资和绩效工资分开。在远程办公的条件下，企业可以大幅降低基本工资的比例，提高绩效工资的比例。在绩效工资的发放上，以关键节点的任务成果来考核绩效，这就需要建立可以量化的执行标准。比如本月目标任务量是50个，这50个任务你都兢兢业业完成了，就可以获得高额的绩效工资，信任问题就迎刃而解了。一个能够保质保量完成你交办的核心任务的员工已经是一个优秀员工了，值得你信任。
另外就是由信任问题转化出来的工作流问题。工作流是需要层层审批或者流转审批的。本质上还是不信任的问题。然而在某些重要的事项上，流程审批是必不可少的。那么在远程办公的时候，如何实现有效的流程管理呢？大家可以使用传统的OA进行流程管理，因为OA的流程管理是针对某个公司单独定制的，往往都非常贴合公司的使用情况。如果没有OA，可以使用像钉钉、水滴云等流程管理相对来说比较强的工具。
第三是效率问题。为什么有的企业采用了远程办公的方式效率会下降呢？主要是因为管理层或者中层的问题。有一句古话：一将无能，累死三军。所以提升效率的关键是在“将”的任用上，也就是企业的中层或管理层的任用上。不管你使用什么样的效率管理工具，核心是人，核心是布置任务以及分解任务的人。这个人需要有非常清晰的逻辑能力，能够将一个任务有效地分解到各个员工手上，并且能够关注这个任务所有节点的完成情况，并做好相应的部署。企业主要去衡量自己的中层或者管理层的人是否具备这样的能力，如果他日常的管理基本靠喊，或者他个人能力超强，倾向于独立完成任务，那么这个人是不合格的。
这里有几款任务管理的工具可以推荐给大家，用于提升效率。相对功能比较完善的有Teambition、Teamcola，还有Tower。HOPE使用的工具叫Teambition。这几个工具的特点是都有清晰的任务板，从层级上来看，主要分为项目、任务和子任务。举例说明：参加过李书文跨年演讲的朋友都知道，我们给每一位到场的朋友提供了一份伴手礼。我们首先建立了一个跨年演讲的项目，在这个项目下，建立了一个主任务叫作伴手礼的发放，然后把这项任务指定给一个负责人，这个负责人会对这个任务进行分解：礼品袋的设计，礼品袋的印刷，礼品袋的运输，礼品的选择……总共拆分成了十几个任务，并给每一个任务设定了时间节点，确保在我们跨年演讲的当天，所有的工作都能够完成。这样做的好处就是所有的任务可以并行，每一个子任务都有单独的任务执行者和任务参与者。每个子任务下的沟通都是单独的，那么每一个执行者执行的子任务都不会打扰到其他人员。比如礼品袋的设计，需要设计师执行，执行完之后，将跨年演讲的总负责人加入参与，用来沟通和核实定稿的细节。一旦这个任务完成，那么负责人就可以开启印刷的子任务了，当所有的子任务都点击完成的时候，这个主任务也就完成了。这样的管理会非常有条理，而且每一项都可以追溯。
第四是沟通问题。如果是小微企业，比如只有10个人以内的员工，使用微信沟通即可，因为这个时候管理者的脑容量是够的。如果人数较多，事物比较繁杂的时候，管理者的脑容量已经超负荷的情况下，比如说今天安排了一个任务，可能过两天管理者自己都会忘记。这个时候再去翻微信的聊天记录，就比较麻烦，很多管理者倾向于使用语音，更是造成检索或者搜索上的困扰。那么这个时候建议企业使用前面所说的任务管理工具，在某一项具体的任务之下去沟通具体的事物，这样不同任务之间的沟通也不会影响到其他的任务，而且这些任务管理工具，沟通记录都可以完整保存下来，可以随时追溯。
另外，介绍一下远程办公方式下知识体系的管理。一般企业内的知识都是以文档形式保存的，比如管理制度、运营手册、操作流程、技术文档。首先来说文档的形成：一般来说，企业的文档都是由几个人群策群力完成的，用高效的文档协同工具非常方便。比如国内常见的石墨文档、印象笔记、WPS+，都具备同时编辑一个文档的功能。其次来说文档的保存：知识文档保存有两个特点，一是它便于分享，最好还要让大家能针对文档进行讨论；二是它需要有版本管理的功能，谁修改过谁修订过每一个版本都能够很清晰地用时间线的方式进行查阅。技术类型的公司建议使用Github，其他类型的公司可以使用企业Wiki（多人协同创作的超文本系统）类的工具，比如Teakki，或者直接使用其他办公工具里集成的文档管理工具。
第五是安全问题。很多老板非常担心：“把企业的这些重要资料全部在线上进行实现，用这些SSAS化的办公平台会不会造成数据泄漏，别人知道我们公司的运营状况与沟通情况怎么办？”其实不用担心，首先，选择这些SSAS化的办公平台时，一定要选择大厂的，信誉和安全都有保证，而且有相应的加密体系。其次，对中小微企业而言，大部分数据在BAT这类公司面前都是透明的，他们想获取就可以获取。再次，我们也不会把企业特别核心的数据放到开放式办公平台上去沟通，一般只是几个核心成员之间的流转。所以远程办公并不会导致核心数据在云上飘着。如果你仍然担心这个问题，可以采用“私有云”的部署方式。但从成本考虑来讲，在企业发展的早期阶段，不建议使用“私有云”。
第六是生产力问题。很多企业担心远程办公，员工会不会没有凝聚力，会不会没有认同感？首先，人类确实是群居动物，我们大多数时候的认同感来自于群居生活，然而人更是高等动物，我们已经过了茹毛饮血的时代，并不是说不在一起办公就会割裂这种群居关系。对于创业团队来讲，团队是要聚在一起做事才能找到认同感，而不是单纯地聚在一起吃饭、聚在一起办公就可以产生认同感的。很多人都看过《亮剑》这部电视剧，独立团在抗日战争时期被日军拉网式清剿的时候，他们不得不化整为零，分散在各个地区，然而这并不妨碍他们的凝聚力，李团长在召集大家攻打平安县城的时候，二营长张大彪的一个营的兵力都已经赶上一个团了，而且装备精良，连意大利炮都是囊中之物。所以作为创业企业的创始人或者老板，要给员工传达的是一个行之有效的目标和有效的激励方式，并不是人聚集在一起才会产生凝聚力。
远程办公并不是在家办公，也不是旅行办公，它指的是，在任何你认为自己效率最高的地方办公。对于创业团队来说，要想把握住远程办公的大势，现在就是利用先进的生产工具和生产理念打磨内部协作能力的最佳契机。
也许现在的远程办公还未能取代传统办公模式，但今天的远程办公行业就像线上消费行业一样，一定会改变人们的生活习惯，使人们从线下迁徙到线上。远程办公也是未来的一种趋势，传统的办公模式也注定会因此而发生重大变革。