热河道库银两的奏销管理
热河道库的管理采用了当时通行的四柱清册办法。即在奏销时，热河兵备道需要将道库收管的银两按照旧管、新收、开除、实存四个类别，将详细情况一一开列。再由负责官员遵照规定，按时呈交管理衙门，进行审核。
在其奏销清册中，虽有四项，但最为重要的是新收和开除两项。从前文可以看出，新收的主要来源是户部和内务府，至于其他来源，除当铺生息银外，主要是各处预支未能用罄银两，数目无多。所以在热河道库奏销的早期，它们并未开列新收的明细，只是记录该年入款的总量，乾隆二十七年、二十八年都是如此。即使如此，因为涉及的机构和人员众多，情况较为复杂，亦不能稍有含混，以致发生舛误。自乾隆三十九年开始，热河道奏销道库银两时即详细开列新入款项，“新收总理工程处交还趱办布达拉庙借领道归款银二十万两，热河工程档房还清挖园内河道等分赔银八百六十八两五钱四分三里五毫，户部委员永熙等缴回备带行围赏赐余剩银七十四两，热河副都统扣饷还借用购买孳生牛羊银六百三十两二钱，共新收银二十四万五千三百三两一钱四分四厘，核算数目相符。”此后，热河道库的奏销皆以此办理。
与新收项相比，热河道库的开除项则相对严谨，自奏销之初即条目清晰：要求开列领用银两的机构及详细用途。从奏销档案中可以看出，领银的机构主要有行在户部、内务府及热河属地机构。其中，行在户部领用银两的频次最为频繁，每年都有，至于热河属地机构与内务府则视需要而定，并不固定。乾隆三十六年，户部先后领银15次，热河地方先后领银4次，内务府该年并未领用。至于领银数目，户部22.1万余两，热河地方领用17万两。乾隆六十年，行在户部领银19次，内务府领银3次，热河地方领银4次；其领银数目分别为3.8万余两，1.1万余两和1.8万余两。此外，热河道库前期的奏销，有时按照领银机构分类，然后按照时间顺序开列领银数目，并最终汇总统计各处领银总额；有时只开列领银的机构及领银的频次和总额；有时则只是简单地按照时间先后进行排列，既不分类处理，也不作汇总统计，只是计算开除总数。
热河道库奏销的时间前后有所变化。乾隆三十年以前，其奏销的时间应为该年的九月。乾隆二十七年八月，热河兵备道良卿呈报乾隆二十六年八月二十七日起至二十七年八月十八日止道库存贮备赏银两动用数目的四柱清册。乾隆二十八年、二十九年、三十年，热河道皆于是年八月奏销道库用银情况。至乾隆三十一年始，热河道奏销道库用银的时间改为了是年的十月份。这年的十月份热河道增福呈报乾隆三十年九月十三日起至三十一年七月二十七日止道库存贮备赏银两动用数目的四柱清册。乾隆三十五年十一月，因热河道未能按时呈报奏销清册，军机处令其“即速造开总册，送交臣等以便奏销”。热河道明山保回复的情况不详，但至十二月份他始行奏销。以此为契机，此后热河道又将奏销的时间改为了奏销之年的十二月份。此次更易之后，这一奏销时间成为定例，延续至清末。
热河道库储银的奏销对象前后亦有变化。乾隆时期，其奏销的对象是军机处。乾隆二十五年十月十九日，经户部奏准，热河道库备用银两“如有动用之处，造册呈报军机处查核”[11]。但从前文知道，乾隆支用热河道库银两的时间较早，但对于如何奏销并未见之记载，至于乾隆二十五年以后则执行这一制度。乾隆三十八年十二月，因热河道库的奏销清册尚未呈达，军机处进行督催，“查得热河道库每年支放银两，向例由该道造具总册，呈送本处查核奏销。本年未据送到，相应饬知该道，即将乾隆三十八年分动用银两总册造送军机处，以便核办”。文中明确表明，热河道库也的确向军机处奏销。而在遇有奏销问题时，军机处亦会令其改正。乾隆五十七年，热河道呈报乾隆五十六年八月初五日起至本年七月二十二日止道库用银的四柱清册，但军机处管理大臣认为此奏有不合之处，“查奏销动用银两，例应年清年款，以凭核办。本年皇上启跸回京系八月二十五日，所有动用银两数目自应截至八月二十五日为止，方足以清年款。今止截至七月二十二日，而八月内动用之数又需于来年开除项下报销，殊属牵混。除将原册驳回，饬令该道将四柱清册遵照札谕，截至本年八月二十五日按款开报，本处再行核办外，嗣后此项银两总需于圣驾到滦驻跸之日起至启跸回銮之日止，年清年款，毋再前后接算，稍有含混，致干驳斥也。”
其实，热河道库向军机处奏销存在诸多问题。首先，军机处是处理军国大事的机构，并非专管经费；其次，军机处并不管理经费出入的档案，不能审查热河道库经费出入是否合理，仍需交由户部和内务府进行办理。嘉庆时期，军机处意识到其弊，奏请“嗣后此项热河道库收贮银两，应请令该道一并报明直隶总督，归入奏销案内办理，以归核实”。为此，嘉庆四年六月十三日颁布谕旨：“所有热河道库收贮备用备赏银两，著该道于年底造册呈报内务府查核奏销，不必具报军机处并直隶总督。”嘉庆四年十一月二十七日，军机处行文热河道，“所有该道收发生息等项银两，应遵照前奉谕旨，一体造报内务府核办。除将此次呈报弁兵差费及香灯供献收交生息银两二款，转交内务府外，相应札知，嗣后应由该道经行呈报内务府，毋庸呈报本处，可也”。由此，热河道库的奏销对象由军机处变成了内务府。