档案信息化建设水平有明显提高

全国部分数字档案馆的试点工作取得了实质性的成效。在这些档案馆中成绩比较突出的是青岛市档案馆和深圳市档案馆。2013年青岛市档案馆通过了国家档案局专家认定，这也是我国第一个数字档案馆。早在1996年青岛市档案馆便开始探索档案信息化建设，随后投资百万建成了一套档案信息管理系统，并加快信息数据的准备工作，虽说产生了积极的作用，但由于功能单纯，无法满足档案信息采集和远程利用的要求。2010年提出了建设数字档案馆的设想并列入青岛市信息化建设和数字发展规划。2011年，正式启动数字档案馆建设项目，经过两年多调研论证、软件开发、硬件配置、数据准备、网络调试，于2013年正式投入使用。目前整个系统运行稳定，安全性和可靠性得到保证，数据量稳步增长，仅目录数据就达900多万条，全文信息已有400多万页，且每年以300万页的速度递增，发挥作用越来越明显。首先，满足了电子文件归档和采集归档的要求。从2013年起，市直各单位都按照数字档案馆建设的要求实现了电子归档，并采取在线或脱机形式向档案馆移交，已接收电子文件50000余份，通过网络直接采集数字信息达20000余条；其次，提高了工作效率和管理水平。从数据采集到加工、整理、鉴定、分类、统计、检索等，全部通过网络实现，效率成倍提高。当然受益最大的还是利用者，无论用户在办公室、在家里或直接到档案馆，通过政务网INTERNET网和本馆局域网，都可以查阅本馆开放档案和先行非保密文件。其中，金宏网络用户还可以通过数字文件中心，直接查阅党政各部门尚未进馆的非保密文件。

在青岛市档案馆的带动下，深圳市档案馆也取得了令人瞩目的成绩。国家档案局在深圳召开了“档案信息化建设现场演示会”，标志着“深圳数字档案馆系统工程建设”项目取得了实质性的成果。自深圳市确定建立数字档案馆系统以来，深圳市档案馆明确了数字档案馆的五大任务：一是基础设施建设，主要包括网络环境、硬件环境和系统软件建设部分；二是应用系统建设，目标是建成一个可扩展的网络应用系统，其功能涵盖档案的数字化加工，电子档案信息的采集、处理、存储、归档、组织、发布、利用及数字档案管理的全过程；三是数字档案资源建设，其定位是分布式文件、档案数字资源构成的具有强，大服务功能的跨机构、跨地区的信息系统，通过对各类信息的整合，形成一个综合信息资源库，以满足社会各方面对资源信息的需要；四是标准规范体系建设，深圳档案馆在建设过程中，采用研制，建立了一套相关的政策法规、业务规范、技术标准和管理规则；五是人才队伍建设，贯彻以管理型人才为基础，以复合型的人才为重点的指导思想，以适应数字档案馆的建设和正常运行的需要。经过两年的努力建设，深圳市档案馆的数字化工作取得了阶段性的成果，基础设施已基本到位，应用系统的研制开发已经基本成型，档案数字化加工生产线已经建成，日加工能力不断提高，建立了一定数字规模的数据库，数字档案馆正在进行布点、布线，有关设备正分批购置，陆续到位，运作机构已由市编办正式下文成立予以定编，各项规范体系建设正在积极开展。

江苏省电力公司数字档案馆建设也初见成效。其可行性研究起始于2001年，正式立项于2002年4月。其建设目标为：实现整个档案业务流程的全面自动化；建成各类数字信息资源库，并对数据进行有效的组织和挖掘，为企业的生产、管理、决策提供高质量的服务；提供先进的档案利用手段，让企业内部档案利用者通过企业网或互联网在任何时候、任何地点都能享受各类档案信息利用服务。其研究内容：一是档案生产、管理、利用一体化模式；二是信息服务模式；三是电子文件保管真实性、完整性、有效性的组织保管模式。江苏省电力公司数字档案馆采用集中式的硬件布局，数字档案馆的核心服务器以群组形式构成，包括应用服务器、文件浏览服务器、全文检索服务器、数据库服务器。数字档案采用美国Sun公司推出的一种全新概念的模型，J2EE的软件体系架构提供了可伸缩、易访问和易管理的方法和手段。在数据存储上对不同类型的数据采用不同的存储方案，以期获得更好的访问控制和数据安全性。在安全架构上采取PKI安全体系采用强身份认证，形成了软件的安全体系。