档案信息的网络化管理与应用阶段

在网络化的目录管理的基础上，进一步借助数字化技术、图像处理技术、文字识别技术等将开放档案的内容进行数字化，以图像、文字发布在门户网站上，为利用者提供更为方便的查档服务。这一阶段的明显的特征是档案馆内部的自动化程度得到了提高，能够接收电子文件归档，能够进行馆藏档案的数字化加工，能够提供网络化的查询功能，甚至在网络签名、电子印章、网络安全数据加密等技术综合利用后，可以在网上提供档案的凭证效力。档案馆内部的管理规范、流程合理、自动化管理功能强，内部资源实现共享是本阶段追求的主要目标，如果在将档案馆内部的办公业务也采用自动化系统来支持，那么就形成了数字档案馆的雏形。目前我国开展档案信息化建设的大部分档案馆，在信息处理和服务水平方面仍处于初级阶段的管理水平，即档案目录信息的管理阶段，一部分档案馆提供了卷内文件的网络化的查询功能，但从档案目录的流程化管理角度而言，还很难做到各个业务过程目录数据的流程化追加、跟踪和完善：另一方面，档案基础数据的不完善导致很难实现档案信息的统计功能。因此还需要进一步在优化业务流程、规范档案管理的元数据及其格式等方面下功夫，只有这样才能使档案目录信息的网络化应用阶段初见成效。

在全国一些条件比较好的档案馆，已经开始向第四阶段推进，开始接收电子文件，开始做馆藏档案的数字化加工，在档案馆内部建立综合档案管理信息系统，在用户网站上提供开放档案信息的图片、原文等信息内容。但也存在一些问题，一是数据量不够丰富，只做了一些尝试；二是提供档案原文的准确率、效率等有待提高；三是投资费用有待提高；四是档案信息内部信息孤岛现象没有避免；五是低水平重复建设现象比较严重等，这些因素都将严重影响着档案信息化的建设速度。