二、需求分析
需求分析调研的主要内容包括对档案馆内部的信息化应用现状、管理方式、组织以及档案工作者和档案的利用者对目标系统的调研，并通过分析捕获档案馆对信息系统的运行结构、功能结构、数据处理、系统使用等方面的要求。这里构建的档案管理信息系统是为支持档案的收、管、用工作而开展的，不包括档案馆内部事务性的办公处理业务，因此需求调研内容不包括档案馆的内部的办公机构及其与其他部门的业务流程。
从档案管理的实际应用出发，现提出在设计档案管理信息系统模型时应考虑的管理功能的需求，并对这些管理功能需求进行适当的分析。
（一）对归档环节的功能需要
在归档时需要有相应的接口系统和应用平台，将分散在各自业务系统中的电子信息及文档无障碍的转化为档案系统中的电子档案。
（二）应用环节的功能需求
需要有大量的计算机，并借助网络化存储设备和手段，可以将大量的电子档案进行科学的归类、组织、存储、保管和提供利用，从而来实现文档一体化和馆藏档案的数字化。
（三）信息系统的外部环境要求
灵活支持档案业务区别引起的系统流程、功能、数据结构的变动。
（四）整理分类环节的管理需求
需要满足不同单位和部门的业务分类规范，灵活支持按业务性质、业务单位、时间段及其他各种形式分类的方法。
（五）存储环节的综合管理需求
要求档案管理系统既要适应传统纸制档案的管理模式，又要适应现代电子文档的管理模式。
（六）信息安全管理的要求
加强基础软硬件环境和系统应用环境两个环节的信息安全建设，切实保护信息资源的安全，防止入侵事件的发生。
1.机构设立与岗位职责的分析
在档案管理工作中，档案馆通常设立档案的收集、整理、编目、保管、编研、鉴定、保护以及档案的微缩处理、数字化处理和提供利用等部门，同时为了开展现代化管理，提高档案资源的利用率，建立和维护档案馆内部的信息系统，一些档案馆也设立了计算机及信息系统管理部门，通常称为信息中心。开展对档案馆组织机构与岗位职责的调研与分析，主要是弄清楚档案馆内部设置的这些机构的功能及这些机构中每位成员肩负的主要职责，并结合信息系统的建设分析哪些机构、哪些岗位与档案管理业务密切相关，而且需要采用计算机技术来辅助开展工作。
不同级别、不同规模的档案馆的机构设置不完全一样，有些是按照传统的档案部门进行组织的分类，有些是按照档案信息的处理流程设置收集、指导、利用等部门，有些根据档案馆工作量的大小工作范围更细的整理、编目等部门，还有些将几个进行合并组成一个综合部门。正是由于各档案馆在机构设置上存在差异AMIS供应商也会根据他们对档案馆的初步了解，结合其长期以来的实践经验，制定调研提纲并提前发放给档案馆。因此作为档案馆的工作人员，应积极地配合提出本部门、本岗位的具体工作内容。必要时需要深入的思考，挖掘潜在的需求，提出更深层次的应用需求。
档案管理信息系统是按照档案信息的处理流程来辅助档案工作者来开展工作的，好的AMIS往往是经过流程优化设计而实现的。因此对于组织机构和岗位职责的调研不仅仅是弄清楚档案馆的部门设置，更重要的是可能会涉及业务流程等的重组，甚至部门、岗位的合并与拆分。这一点必须得到档案馆工作人员的高度重视，才能得到准确的调研结果，才能确保档案信息系统的调研结果，才能确保档案信息系统工作的开展。
2.业务范围与工作流程的分析
档案馆是通过档案的收集、保管、提供利用来开展工作的。虽然各级各类档案馆的部门设置不完全相同，但信息系统能够支持档案馆开展的各项业务活动及工作流程的主体业务是相似的。围绕收、管、用三项核心业务，我们可以得出如下结论：
（1）档案接收是档案馆面向档案形成单位开展的主要工作，也是档案保管的第一步工作，它是档案信息资源不断丰富和积累的源泉。档案接收工作的目的是将新接收的档案按照档案管理的要求纳入档案管理环节中，不仅要对档案实物进行整理、分类，同时还要进行编目、标引，形成管理档案的目录信息，当档案收集工作经审核合格后，就可以提交入库使档案进入保管阶段。在规模较大的档案馆，档案的接收量比较大，往往设置多个部门、多个岗位共同完成任务，因此常常需要做更细的分工，这些分工的方式直接关系到AMIS的流程设置和功能部署的方案，因此在进行需求调研的过程中，需要将开展档案接收工作的各部门以及各部门的业务流程、任务分工分析清楚。
（2）档案的保管工作。档案接收完毕被提交入库，也就开始了档案保管工作，接收待入库的档案，将档案实物归档入库，上架保管，完成档案在库房的全过程管理工作，并根据档案在库房的保管状况、档案永久保存和提供服务利用的要求来确定，档案保管期间需要做缩微化、数字化以及库房转移、档案鉴定、档案保护等多种处理工作。这些工作都会影响档案的目录信息、载体形式、提供利用的方式发生了变化，而这些处理业务往往处于独立的过程。因此在进行需求调研时一定要弄清楚这些独立开展的业务是如何围绕档案管理的主体流程而开展工作的，形成的档案信息是如何实现综合管理和信息共享的。
（3）档案利用是保管档案的根本目的。根据档案保管的特点和提供档案服务的要求，可以将档案分为开放和不开放两类，开放的档案需要面向社会公众提供利用和服务，不开放的档案则需要根据其密级程度加以区分，保密的档案不能上网，必须实行物理隔离。因此从档案管理的具体要求出发，档案利用工作中涉及的档案信息必须针对不同的提供服务利用要求设置专门的处理程序，这期间数据的迁移、数据的转换、数据更新服务等后期的程序是非常必要的。因此在调研过程中，必须弄清楚档案馆在提供利用方面的各项要求，并根据档案馆的软硬件设备的实施方案开展详细的需求分析，确定信息技术的部署和应用方案。
（4）档案目录全过程的管理需求。从信息系统实现档案管理的集成理念出发，要求从档案收集开始形成的档案目录信息到档案保管和提供利用的全过程，能够实现共享；按照工作流程进行全过程的记录和跟踪。原则上，一个活动中记录的信息应用其原始性的记载，不能够被其他后续的过程修改，但可以根据需要进行浏览，如果后续过程需要对前一个活动中的目录信息进行变更，那么需要相应记录责任链相关信息，以确保在管理过程中档案目录信息维护的完整性。
（5）档案原件的原始性。档案的凭证性和历史性要求档案内容在管理过程中不可被修改。档案馆可以根据需要做微缩处理、保护处理、数字化处理、数字前处理等，保证原件真实、完整和有效，一方面要防止网络上的恶意篡改行为，同时也需要防止内部有意或无意的误操作现象的发生。
（6）本阶段需求调研的目的是将档案馆现有业务流程和业务活动内容搞清楚，确定信息系统的工作流程、功能模块和每个模块应具备的功能操作及信息系统的功能结构；并结合每个部门、每个岗位的职责要求，确定信息系统的功能方案、用户的角色以及每个用户能够操作的功能和数量权限。
3.馆藏资源的组织与管理方式的分析
档案资源的组织与管理体现了档案馆管理档案的主题思路。为了确定档案管理信息系统的总体架构，必须对档案馆的资源进行全面的调研和分析。其主要内容包括：
（1）档案的馆藏数量，馆藏档案的载体类型及所占的比例，年递增速度。
（2）库房的分布结构，库房中档案的排列方式。
（3）档案资源管理的分工方式。
根据这些调研的内容，可以确定档案管理信息系统的分、子系统的划分原则，确定数据库信息模型的设计方案，确定档案信息在管理过程中的显现与要求。这些都是构架整个信息系统之前必须了解、分析和确定的重要内容。