五、效益原则

档案信息化建设要贯彻效益的原则，这种效益主要是功能效益和利用效益。

（一）系统功能效益

在一定的程度上系统的功能状况是衡量信息化是否达到了预期效果的一个重要指标。信息化能否顺利地进行和运转，很大程度上取决于信息化功能的实现程度。信息化投入最大的经费是在系统功能的设计、开发以及硬件设备的配置上，因此信息化功能的显示不但包括系统功能覆盖的全面性，操作维护的方便性，系统运行的快捷性、安全性等，同时也包括整体功能的先进性和稳定性。一个系统如果达到了以上方面的要求，我们可以认为它是成功的、有效的；否则这个系统就是失败的。

（二）利用效益

指的是信息化系统能够进行各种专职性信息利用的程度。一般来说，满足度与针对性效益是成正比的，既满足度越高，其针对性效益也越高，反之，满足度越低，针对性效益也越低，这种满足度主要取决于信息积聚的覆盖面，以及新增信息的周期性和及时性。由于社会对档案利用的专指性需求经常处于动态变化中，这就决定了信息的积聚和扩充也处于动态的变化之中，既能够把社会的有用信息增补进整个信息系统，最大程度的满足专职性、特殊性信息利用的需要，提高信息利用的针对性。

（三）成本效益

档案信息化是一项长期的系统工程，特别是网络技术的运用，使整个系统的结构更加复杂，技术含量更高，因此在对系统进行使用和管理上，除了对管理人员有技术的要求外，在经济上也需要投入相当大的成本。一般系统维护和管理的成本效益主要包括两个方面：一是系统建设必须建立在科学和可靠的基础上，即必须有比较成熟的技术作支撑，确保系统建成后日常的维护和管理能够以相对较低的费加以维持，而不会出现系统的功能发挥还算可以，但系统维护的庞大开支却难以支撑的情况，或者是系统建设先天不足，使用中毛病百出，致使在维护和管理上不断增加投入。二是系统的建设必须考虑今后功能的扩充和设备的升级。也就是说，系统在建设的过程中必须考虑以后系统升级的兼容性。如果一个系统建设得很好，但生命周期很短，几年之后就无法扩容，原来的系统就无法使用，只能购买新的系统，那么这样的系统建设就没有贯彻效益的原则，也可以说，这样的系统是不成熟的，是不能被市场所推广和利用的。

在信息化建设的过程中，我们应始终贯彻效益的原则，这样可以使我们投入少量的资金，取得较好的经济使用效益，产生出预期的效果，从而使档案信息化建设进入良性的发展轨道，加速信息化建设持续、稳定、健康地向前发展。