整体协作建设的系统解决方案

档案馆或分管的上级主管单位及归档单位已经开始了信息化规划与建设，如市局级档案馆、高校档案馆等单位所处的大环境已经开始或者正在准备启动的信息化工程。这类档案管理机构又可以分为两种情况：

档案信息化应用正在筹划之中，或者刚刚起步尚未投入大量资金购买设备和软件的机构，应将档案信息化纳入相关单位信息化建设的全局高度来开展工作，即纳入电子政务、电子校务等信息化建设的总体规划中，并在工作过程中做到积极参与、主动配合。采取的步骤是：积极参与总体规划一多方学习，改变观念一加强管理，规范业务一争取和积累人、财、物等多类资源一定制开发系统一个性化实施系统一注重维护和升级。这样做，会有一个高起点，且由于采用定制开发，所研制的档案管理信息系统与归档单位的业务系统之间实现紧密联系，应该说不会形成档案信息化管理的孤岛现象。然而，能否达到良好的运行效果，关键在于档案管理人员是否能够很好地把握每个过程积极配合开发商并积极提出准确的需求，积极参与到项目开展的各个阶段，监控重点过程，配合系统实现。积极的工作态度很重要，不可认为系统研发过程与自己没有多大关系，否则，开发或定制出的系统与理想中的目标系统不吻合，是很难用得起来的。

已经购买了AMIS产品甚至是信息化建设之前的档案管理机构，所选用的方案是开发集成接口实现与大环境信息化系统的信息集成与资源共享，其特点是不改变档案馆目前的管理模式和软件系统，但集成工作可能会投入较多的人力资源，而且时间会拖得较长。此类管理机构也可以采用上面的方案，而不是将现有的资源浪费掉，而是总结目前应用中存在的问题，在保护现有IT资源（包括设备资源、档案信息资源、人才资源）的基础上，更换AMIS产品，实现与本单位业务相关的大环境信息系统的集成和共享，这样做可以使档案馆与相关单位的信息化建设实现同步。

具体选择哪种方式，主要还是应权衡利弊，考虑总体战略和人力资源及时间、资金等问题，但在开展工作之前，建议首先进行项目的可行性论证。