档案信息化应用现状分析
目前我闻档案信息化应用现状，可以从以下几方面加以概括。
（一）对档案信息化的认识程度不同
一个单位领导和工作人员对信息化的认知程度，直接影响着本单位信息化的开展程度，直接影响着信息化的应用现状。其主要表现为以下几种：
1.满足于现有的手工管理方式，认为本单位的档案不是很多，用传统的手工管理就很得心应手，对现代化管理和信息化应用知识的了解很少，从内心没有想了解，更不想深入地学习，甚至认为采用计算机管理会导致管理人员减少，自己也会面临下岗的威胁，就是说从根本上对现代化管理有排斥情绪。
2.对信息化没有足够的认识，简单地认为信息化就是增加计算机，把档案目录的一些数据输入进去，然后再把计算机连上网络，能够实现一些简单的目录查询、数据统计，根本没有考虑档案资源共享的问题；或者认为采取网上邻居的资源共享方式就已经足够了。
3.使用单机版操作，采用网络化的方式实现内部资源共享的愿望比较迫切，盲目地把一些开放的档案资源放在网络上，提供检索和利用，但不知道应该做哪些准备工作，更不知道下一步要做什么，简单地认为一套软件系统就能解决所有的问题，因此把所有的希望都寄托在信息技术人员身上。
4.档案馆内部购买了设备系统，包括办公自动化、文档一体化、数字化等，但没有形成资源共享，形成了内部信息的孤立状态。
5.网络化应用比较普遍，但只是局限于档案管理部门的局域网内，没有提供档案管理部门的网上归档以及档案利用单位或部门的网上检索与利用。
6.还有一些档案管理部门，对档案信息化的理解程度相对深刻，一开始就表现出极大的热情，成立专门的发展机构，寻找专业的合作伙伴，聘请有关专家来做顾问；在实施的过程中，采取了全面规划、总体集成、分步实施、重点突破的指导思想，真正理解档案信息化和现代化管理的实质内涵，并按照现代管理的思想对信息化工程的进度、成本和质量严格把关，能够正确地认识信息化过程中出现的风险，并能采取适当的措施加以回避，使档案一体化的效果达到最佳状态。
（二）开展档案信息化工作的具体方法不同
纵观档案信息化工作的开展方式不外以下几种：
1.购买现成的软件，回来后主要考虑如何使用，在技术方面如系统的维护、升级等的问题主要由专业技术人员负责，或者由软件开发商进行托管。
2.本部门信息化所使用的软件是由本部门自己研制开发的。这类档案馆一般来说相对的技术力量比较强，可以成立自己的研发部门，这样做的优点是：在系统研发的过程中可以立足本单位的实际情况，有针对性地开发，并随着业务的逐渐开展，可以及时进行系统修改、完善更新，这样做避免了购买现成软件不切合本单位实际需要的缺点。
3.本单位所使用的管理软件采取本单位立项，委托软件公司，针对本单位的业务需求和发展需要进行开发研制。这些单位一般来说都是基础条件相对较好、资金相对充足的单位。
（三）对档案信息化工作内容的理解程度不同
1.认为档案信息化就是买台计算机，买一些应用软件就可以了。
2.幼稚地认为，档案信息化只是档案部门内部的事情，不需要其他人员的参与。
3.认为档案信息化就是使用计算机管理目录数据，能够在网上检索到档案的目录和数据，就实现了档案资源的共享。
4.认为档案信息化就是学会使用购买的现成软件，信息化的管理理念和手工业务管理没有太大的区别。
5.认为信息化工作是一个长期的、系统的、全方位的系统工程，需要在总体规划的基础上根据实际需要逐步开展，并逐步创造条件，提高业务管理水平，提高工作人员的整体素质，在档案管理、馆藏数字化以及电子文件归档等方面，不断探索档案管理的新思路、新模式，实现档案一体化的现代管理，实现全馆内部信息的集成，实现档案馆与相关业务部门之间信息的集成与资源共享。
（四）对档案标准化、规范化的理解程度不同
任何档案管理信息系统的设计、开发和利用都会在不同程度上支持档案业务管理的标准和规范，比如规定标准的设计字段的格式等，目前有不少的信息系统实现了流程化管理以促进档案管理业务流程的规范化和程序操作。然而在使用过程中，有一部分档案管理的业务人员不愿意接受约束，特别是时间格式、字符数字格式等，甚至不愿意实现流程化的管理模式，而喜欢将所用的功能模块集中到一起使用，使用的不规范性造成了很难在用户权限上进行控制，而且造成统计数据的不准确。