档案信息系统的功能要求

在网络信息化时代，为了使档案管理适应网络信息发展的需要，必须提高现代化的管理水平，改变档案管理的传统模式，积极推广适应现代化发展需要的管理体制，这就要求我们从现实的需要出发，充分利用现代化的网络信息技术，立足现在，展望未来，使档案管理不断地向着数字化、信息化、知识化的方向发展，对此，对档案信息化管理也提出了更高的要求，概括起来主要有以下四种功能。

（一）核心功能

信息化的档案管理系统，应该具备档案的自动发送、接收、归档和保存的任务处理工作。通过自动化的扫描中心和电子文件创建终端，形成数字化文档，同时利用系统工作流程，对电子文档启用相应工作流程，采用自动化办公系统或互联网以邮件的方式通过有关负责人对文档进行鉴定、审批并促进下一步的工作。文档的审批和流转，处于一个循环有序的状态，实现档案文档的“创建、提交、审批、鉴定、归档”这一系列的处理过程，同时工作流的处理可以根据文档的状态网络自动调整，也可根据工作的实际需要自动调整，大大缩短了传统档案文档所需的时间，有效提高了档案管理人员的工作效率。

（二）对信息的处理

档案信息管理系统应该是一个综合的信息系统，他应该具备支持各类档案的检索方法，同时提供全文的检索的功能，并且能具有对各种类型的档案进行信息的处理、报表与分析能力，在此基础上可以建立适应行业和单位需要的辅助决策管理系统，同时为领导的决策提供参考和预警作用，成为领导工作的有力助手。

（三）简单化操作

档案管理信息系统应同时支持WEB和客户端界面，同时通过工作流的集成，使得整个档案管理工作高度自动化，在操作中尽量简单化、个性化，对每一份档案都可以根据预先设置好的工作流程进行自动处理，同时对每一份需要工作人员亲自处理的文档，提供了简单的界面，而且由于档案管理信息系统和各种系统的良好集成，使得工作人员不再担心各种文档的处理手段，档案管理信息系统将自动启用程序，帮助工作人员完成文档的鉴定审批、归档保存等工作，其操作构成简单、快捷、准确。

（四）信息的共享与安全保证

信息时代是人们从传统的档案管理进入了现代化管理的新时代，但是实现文档的最大共享和安全利用是实现档案资源共享的最高目标。档案管理系统可以和许多的常用的外部系统进行集成，高效地利用有效的信息，实现档案数据高速、安全地交流与信息共享，使档案信息能够得到最大程度地共享和利用，避免了信息孤岛和资源重复浪费的现象。档案管理信息系统与办公自动化系统集成，可以把系统中形成的文档信息与办公自动化系统进行集成，可以把系统中形成的文件信息和原文件一同转入文档管理系统，经过档案工作人员接收处理，形成电子档案数据库保存、利用，实现文档一体化。