深化档案鉴定工作的主要内容

二、深化档案鉴定工作的主要内容

(一)开放鉴定

根据国家对档案开放的要求,必须对馆藏档案进行开放鉴定,即开展划分档案开放或控制使用范围的工作。根据我国档案法律法规的有关规定,档案自产生之日起满30年应向社会开放;涉及国家机密等档案向社会开放的时间可超过30年,涉及经济、文化等领域的档案可随时向社会开放。为了更好地发挥现有档案资源的作用,切实的推进档案开放的鉴定工作,有必要做好以下几方面的工作:

1.进一步加强对现有档案的管理工作,逐步完善开放档案鉴定工作的运行机制,把档案的鉴定工作列入业务建设的重要日程,为此就必须从档案的进馆之初开始抓起,充分了解移交单位有关进馆档案的解密意见,通过进馆档案的及时鉴定,确定其到期开放或控制使用的范围,从而为档案的依法开放提前做好必要的准备。

2.要进一步健全档案开放鉴定的实施标准,即结合馆藏档案的实际情况,根据国家档案局对档案馆藏解密等具体要求,形成本单位更具针对性、操作性的实施标准。

3.改变馆藏档案的存在级别,即将开放鉴定由案卷级转化为文件级,从而突破传统档案以卷为保管单位所造成的档案信息资源共享的范围,进一步拓展依法开放档案的范围,最大限度地体现档案开放鉴定的成效。

(二)数字化鉴定

数字化鉴定就是确定馆藏档案全文数字化的具体范围,其中涉及馆藏档案全文数字化内容鉴定的基本原则与具体方法。馆藏档案数字化鉴定工作作为国家档案信息资源建设的重要环节,必须适应国家档案信息资源整合的价值趋向,即对国家和社会有保存价值,能适应经济全球化时代增强区域竞争实力、区域综合服务功能、区域综合发展环境、区域综合创新能力、区域综合管理水平、区域居民综合素质等。

档案数字化鉴定的基本原则:

1.整体性原则

整体性原则是指根据社会信息化对于档案信息资源整合的总体要求,从档案内容与形式的结合上对馆藏档案进行整合,使数字化的档案内容不仅能反映馆藏档案信息资源的特色,而且能形成馆藏信息资源的综合优势。因此在馆藏档案数字化鉴定中,要处理好档案的重要性与完整性的关系,切不可孤立地抽取个别重要文件而使其失去与文件有机体的固有联系,因而影响档案的整体价值。

2.有效性的原则

有效性原则是指进行数字化的馆藏档案必须是在见证历史(维护党和国家的历史真实面貌)、传承文化(为人类的物质文明、政治文明和精神文明建设提供参考)等方面有广泛而长久的利用价值的,是区域全面、协调、可持续发展所必需的信息资源。有效性包括真实性、重要性和时效性的要求。进行数字化的档案首先必须是真实的。考虑到纸制文件将逐步被电子文件所取代,档案的真实性已不仅取决于原始性的客观趋势,可以淡化档案文本的原始性,注重其真实性,也就是说不管档案是原件或是复印件,只要信息内容直接反映实践活动的真实情况,都可以作为档案数字化的内容范围。重要性是指档案内容的价值,即档案内容的重要程度,是与档案数量相关联的质量上的要求。记录立档单位基本历史面貌和主要职能活动的档案总是这一全宗中比较有价值的部分,因而可以作为档案数字化的基本内容。重要性还体现在档案数字化的文本选择上,即应优先考虑正本或定稿,一般不采用非正式文本,并须提出复杂性文件,在数字化鉴定时有必要进行时效性鉴别,以免对用户造成误导性作用。显然有效性是真实性与重要性、时效性的有机统一。

3.共享性原则

共享性原则是指进行数字化的馆藏档案一般是可以公开提供利用的,因而可以借助于网络技术实现档案信息资源的远程利用和社会共享。为此首先必须经过档案的开放鉴定,凡涉及国家机密和个人隐私即涉及国家稳定、民族团结、国际关系的档案一般不予数字化。其次为了最大限度扩大馆藏档案信息资源的共享范围,数字化的档案范围不仅包括开放卷,而且应延伸到控制卷中的可以开放的文件。只有这样,经过数字化的馆藏档案信息资源才能成为公共信息资源的重要组成部分,可以凭借社会化的信息技术,适应国家改革开放和经济全球化的需要,逐步实现依法开放和信息资源共享的最终目标。