档案信息的控制权的问题

（一）档案信息控制权与档案利用的关系

档案信息控制权要求合理地利用档案。根据档案信息化内向性、孤本性和机密性的特点，在确保档案实体的安全，维护档案信息内容不受侵犯的前提下，一方面是做好档案信息的开放工作，让有价值的档案能够顺利进入人类社会活动领域，为社会利用；另一方面要对社会的需求做好预测，使档案利用服务针对性强，切实做到“为档案找用户”合理利用，可以理解为是对社会无限利用需求的一种有限的控制行为，他把档案信息资源共享与效益原则挂钩，在资源共享共建过程中，考虑档案价值的长久性，从社会、经济角度体现档案工作的效率。

（二）档案信息控制权与资源共享的关系

档案信息控制权与档案资源信息共享是对立统一的关系。共享只有在相关主题拿出自己的资源与人分享的前提下才能实现。所以对信息拥有控制权的主体只有放弃专有权才是共享的第一步。对档案部门来说档案只有对社会开放，才能实现共享。但是无条件的放弃控制权，必然会危及国际安全、个人的利益，使他人正常的利用要求被破坏，信息资源共享的整体性无法保证。因此对档案信息合理利用控制的目的是为了保证档案信息能够被更多的人在更广泛的时空内所利用。同时信息控制权在使用中不能绝对化，过去档案部门严重存在着重视收藏，轻视利用的思想，过分强调档案的保存、保密，不利于档案信息开发。因此档案信息控制权的关键是把好信息输入、输出关卡，严格掌握有关国家安全、知识产权、个人隐私的档案信息的利用权限，并防止对档案不正当的篡改、毁坏。

（三）档案信息控制权对档案开发的限制

档案信息资源共享的首要条件是档案向社会开放。正是因为档案信息具有共享性的特点，档案信息的社会价值可以在同一时间内使不同的人占有同一信息内容，满足各自的利用需求，导致了档案信息内容需要限量社会开放。《档案法》第19条规定，国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。向社会开放档案是档案信息控制权为了满足档案利用者利用的需求，充分实现档案信息潜在价值向现实价值转化的实践方式。向社会开放档案意味着档案利用的法制化；开放的档案面向社会，利用档案的目的只要是合法的，档案部门都不能拒之门外；利用手续简化，中国公民和组织持有合法证明，就可以利用已开放的档案。

（四）档案信息控制权对档案保密的要求

档案保密的要求，是档案形成机关工作的性质以及形成者个人的利益内向性、隐蔽性的体现。档案部门对档案划分密级的做法，是档案信息控制权以权限来制约档案信息共享范围和共享程度的方法。一般情况下，需要保密和限制利用的档案，常常是与国家安全和社会稳定有关的文件材料，所以在保密期限内，严格限制利用权限是保证档案信息安全的必要手段。但是档案的机密性并非绝对，随着时间和形式的变化，过去的机密档案有些降低了机密程度，有些则失去了机密性，这反映了档案机密程度递减的规律，并出现档案科学作用底层和价值扩展的规律。因此可以说，保密就是有权限规定的利用，是信息控制权从档案利用工作整体出发的必要约束手段。档案的保密与开放是由档案的凭证价值和档案的情报价值的二重性决定的，也是档案内向性与社会性在档案利用工作中的体现。保密与开放既互相制约，又在一定程度上相互转化，在一定时间、一定的条件下，档案解密具有了开放性。与此同时，公开利用的档案也会因某种特殊的原因而需要保密控制。保密与开放的转化性要求掌握档案信息权的控制部门根据形势与社会和利用的需求，及时调整保密与利用的关系，在保密的前提下充分保证利用者的共享需求。

档案信息的控制权对档案保密与开放关系的把握直接影响着档案信息资源共建共享的基础与成效。目前我国的档案开放虽然有法律的保护，但实际情况是，档案馆档案的对应开发利用仍受到一定的制约，档案的基础工作中鉴定与目录加工之后是理论上可以开放的档案仍然躺在库房内，无法面对利用者，影响其价值的实现。而在信息技术高速发展的环境下，档案的开放已经不再局限于实体档案原件的开放，对信息脱离实体在计算机网络中的开放的呼声日益强烈，利用者不仅要求共享档案，而且希望能更方便、直接地利用到他所需要的信息。在互联网作为最大的信息资源的汇聚地，同千家万户发生联系的今天，档案信息应有目前档案信息已经在因特网上交流和使用，这样为档案信息走向社会开辟了广阔的空间，拓宽了档案资源的共享领域，为档案信息资源的持续共享创造了有利的条件。