组织管理及内容的规划
档案信息化建设是一项涉及内容广、建设周期长的现代化管理和技术应用工程。在信息化的进程中，信息化的建设目标始终处于变化过程中。因此档案信息化建设必须要抓住重点，集中解决当前信息化的中心问题。目前档案信息化建设的主要问题是电子文件的管理、档案数字化建设、档案网站的建设等。为了适应信息技术的不断发展，必须建立有效的管理体系，设计近期和长远的建设规划，以便在科学规划的基础上确定建设的方案，并采取有力的措施组织实施。这个有效的组织体系就整个国家来说是要建立一个强有力的组织领导中心，充分利用现有的档案行政管理体系及其管理力量，领导信息化的建设工作。就具体的实施单位来说，一是要把档案管理机构纳入整个信息化的组织机构中，不能把信息化建设仅当成行政管理部门和信息技术部门的事，否则信息化建设只能停留在自动化办公和管理运行的层面上，那么信息化建设的重点就不能放在信息资源的建设上；二是要建立以档案管理机构为主体，以行政管理机构和信息技术部门协同支持的档案信息化建设指挥中心，正确定位档案信息化在社会信息化建设中的作用，正确处理好档案信息化与社会信息也的关系，有组织地开展档案信息化建设，高度认识有组织地建设信息化的重要性，把组织体系当作是信息化的前提条件来抓。
（一）规划的具体内容
档案信息化建设是一个涵盖内涵丰富，涉及的外延较大的系统建设工程，它丰富的内涵包括了软硬件的建设内容，包括了不同的建设阶段，每个建设阶段都有不同的工作目标和任务，但每个阶段和环节都存在着内在的逻辑关系，因此按照周密的计划有步骤的实施各阶段的任务，是保证整个信息化工程顺利完成的关键。规划的具体内容主要包括以下几个方面：
1.制定总体规划
根据国家信息化建设实施战略对档案信息化建设的具体要求，结合行业特点以及各单位的实际需要，制定切合本单位实际的总体规划、·建设目标和各阶段的具体任务，在此基础上确定网络建设方案、软硬件的配置计划，制定实施策略、评价的指标体系、预算资金的投入、人员的配置以及办公场所等具体要求。
2.搭建网络化的信息平台
在国家网络化建设总体规划的指导下，进行档案管理局域网的设计，配置服务器和计算机以及数字化处理和数据备份设备，选择购买或委托开发档案管理软件，搭建档案管理系统和信息共享的网络平台。
3.积累并整合档案信息资源
档案信息资源是档案信息化建设的核心内容，没有信息资源的积累，信息化建设就成了一句空话，因此每个单位必须有计划、有步骤的开展档案资源的积累工作。一般是通过文档一体化、馆藏数字化和业务管理系统信息的整合来积累数字档案，并对数字档案进行分类的整合，根据类别建立数据检索目录。
4.建立规章制度
规章制度是档案信息化建设顺利进行的保障，每个单位都必须在国家政策法规的指导下，制定出切合本单位实际的规章制度，在国家相关的电子文件管理办法的指导下，制定符合行业和单位实际的电子文件标准和管理办法、网络信息安全制度、网络的维护制度以及规范的具体标准。
5.挖掘档案潜质，提高经济效益
档案资源的特殊作用就在于它的可开发性、可利用性，我们应该充分发挥档案信息资源的知识化、社会化的特点，积极探索和勇于实践档案信息产业化的道路，为社会提供更多的再生资源，把档案自身的价值转化为经济效益。