档案工作者的主体意识

在信息化的工作环境中，电子信息系统已普遍存在，机构内部的信息交流完全以电子的方式进行，为了保证电子文件的真实性，就需要重视整个系统内数据和信息的管理问题。电子文件的管理是从文件的形成之日起开始的，能够提供信息查询，满足用户的实际需要或作为未来的凭证，但变幻的数字代码很难保证与纸质文件一样的内容全真。

因此我们需要建立一个从电子文件的形成、运转、处理，到一部分的电子文件转化为电子档案，到电子档案的提供利用，到电子档案进行迁移和销毁的过程进行控制与管理的计算机自动管理的软件系统。这个系统能自动记录电子文件的元数据和各种背景信息，能够对电子文件和电子档案进行管理与提供利用，能够保证电子文件和电子档案的行政有效性和法律的真实性，同时这个系统也能接受纸质的信息并对其进行管理。档案管理的各种需求必须在电子文件生成之际乃至生成之前予以界定并置于系统中。因此档案工作者的一项重要任务就是如何配合信息系统的设计人员明确电子文档信息系统的这些需求，只有使所有参与信息系统建设的机构及其工作人员都认识到电子文档的特性及其凭证作用的重要性，对电子文件的管理才能做到标准规范，才能真正推动信息化建设的开展，也才能够达到预期的目标，取得理想的效果。

其次档案管理者应完成从思想观念到工作作风的转变，不仅要从思想上而且要从工作上、技能上逐步实现由传统的档案管理向现代化档案信息管理的转变。档案工作者的主要任务是管理信息而非实体。这种角色的转变是一种质的变革，它将引起档案管理人员工作岗位的重新调整，一部分工作人员工作岗位将发生变化，分工将更加细致，业务将更加专业。

档案工作者应加强自身的建设，努力掌握现代信息技术和应用能力、信息加工处理能力等；另一方面还要通过各种途径和方式，帮助利用者掌握网络档案信息资源的组织、开发和获取等方面的知识，培养用户的信息能力，使用户方便快捷地获得和利用数字档案信息资源，达到信息资源的最大共享。