目标任务的规划

档案信息化建设的范围应包括与档案有关的所有管理机构和领域。任何档案管理机构在搜集、整理、积累等管理过程中，都应围绕档案信息化建设的总体目标，根据本单位档案的搜集、保管以及使用情况制定信息化建设的总体目标和阶段性目标。

档案信息化的目标是以现代化的信息技术为手段，实现对档案管理和提供的现代化，不能把手段当目标，只重视网络的建设和设备的更新，现代化信息技术的应用也不是把过去的手工操作变成计算机管理那么简单。档案搜集、整理的目的在于开发和利用，如果存档的目的不是为了利用也就失去了存档的价值。因此档案信息化总体目标的制定必须围绕信息资源的搜集、整理、开发和利用的整体思路来开展。

在规划的过程中对近期规划和长远规划必须制定出不同的规划措施。对于近期的规划，首先必须对现有的档案资源进行标准化规范化的处理，比如一些档案的来源、主题词、目录等；其次是对电子文件的创建和构成进行规范，制定出规范的归档标准，为计算机的可识别管理打下基础；再就是确定数字档案禁止写操作处理的存储格式，在此基础上通过馆藏数字化和文档一体化积累档案信息资源，实现内网与外网的有效共享。

最后要考虑信息化的管理系统不能局限于只满足本单位对档案的充分应用，还要考虑到能满足开放档案信息利用的社会需求，通过利用网络化等途径充分利用档案资源。要实现档案信息利用的网络化就必须对上网档案制定严格的开放鉴定管理制度，对使用者实行授权的管理办法；其次是要建立安全的网络控制管理系统，建立状态网络利用和跟踪记录的管理系统，并对此系统使用专门的服务器进行管理。

不仅如此，还要在如何提高档案的使用效率和现代化的管理水平上进行规划。对此必须做好三方面的工作。一是结合档案管理的基本规律和现代技术的特征和功能，用现代化的管理模式去取代传统的管理模式，比如对档案的随时完善、档案利用状态的随时监控等；二是如何对档案管理部门实行科学化的管理，比如对工作场所以及出入档案室的人员实施监控，确保档案信息的安全。三是按照信息化建设的需要，加强对技术人员的业务培训，在人力资源上为档案信息化建设提供技术保障。

对长远的目标规划，首先要加强不同业务部门网络运行系统和资源的全面整合，在同行业间加强横向和纵向的全面信息资源的整合，建立全方位的、能够满足本单位信息资源需求的资源数据库，成为本单位信息资源的集散地。同时为充分发挥现代信息技术优势，对档案信息进行技术处理，有效避免信息“孤岛”的问题。最后是在档案信息资源的利用上，加强档案信息资源深层次、知识化的开发，比如建立辅助决策管理系统，充分发挥档案管理的基础性特点，为科学决策提供可持续发展的参考信息；大力开展档案信息理论的研究工作，探索档案为社会提供更好服务的有效途径，使档案信息这一特殊宝贵的资源得到更好的利用，更好地造福社会，这才是档案工作的最终目标。