我国档案信息化的应用现状
目前我国档案信息化建设，在社会信息化、国家政策的指导下健康发展，为了客观、深入地了解我国档案信息化的应用现状，就目前我国档案馆的常规做法做一简单介绍。
（一）国家整体规划、统一领导
全国不少单位在信息化的过程中采取了由国家整体规划、统一领导、集成化应用的做法，取得了较好的效果。这些单位在信息化的过程中，把信息化作为单位信息资源的重要组成部分来实行统一管理，不仅使档案管理实现了现代化，而且解决了电子政务产生的大量电子文件的归档问题，使档案利用者在自己的职责范围内可以方便地查阅自己需要的信息，实现了电子文件从生成到检索的一条龙管理过程，即生成、处理、收集、整理、移交、归档、档案管理检索利用。在档案信息化的过程中运用这种管理方法取得了显著的效果。具体的做法是，他们在本部门主管的范围内，从实际出发，立足现实需求，确立项目的管理目标和实施标准；在技术路线上从本部门实际出发，确立了适合本部门发展的可行方案，这样即使本部门的发展少走弯路，也大大减少了不必要的经费开支。事实证明，只有采取科学有效的实施方法，开展符合实际业务需要的信息化建设工作，档案管理的信息化系统才能取得最佳的成效。
（二）全面开展，重点建设，落实到位
随着社会电子政务业务的不断开展，一些比较大的档案馆接受的电子档案无论种类还是数量都在不断增多，档案管理的业务也越来越复杂，在这种新的应用方式下，对一些使用率比较高、保存难度大的档案采取重点突破，加强落实的做法取得了非常好的效果。有一个市级地方档案馆在编制整体信息化建设战略与规划的基础上，采取了收集、编目、整理、加工转化、保管、利用的业务流程，开发和实施支持档案业务的管理系统，技术上采取了本单位自主研发和“外包”实施相结合的技术路线，充分发挥档案自身的独特优势，使系统从开发设计到目标的实现都能保证信息的畅通，先后成功实施了档案数字化制作系统、全文数字化信息管理系统、档案数字化应用系统、局域网站发布系统等。该管理系统在设计思路、管理流程以及应用的模式上针对性比较强，使得该系统在运用的过程中始终保持良好的运行状态，档案馆在目录编制、保管利用、对外开放等业务管理环节上，实现了自动化的管理模式，不但提高了档案管理的水平，也大大提高了档案的周转速度，挖掘了档案自身的独特潜质，提高了档案的服务效率，为其他档案管理部门提供了很好的借鉴。
（三）脱离实际，没有目标，盲目仿效
在全国有部分档案馆（室）的档案管理，从档案建立目录到档案的查找利用，还完全处于手工操作的管理阶段，但先进单位的档案管理办法让他们羡慕不已。于是在没有经过充分调研的情况下就选定实施先进单位的运行模式，加大投入的力度，购买比较先进的网络信息管理系统，由于前期的基础数据准备不够充分，档案管理的工作人员计算机水平较低，没有机会学习和接受培训，再加上缺乏网络化的信息管理经验，是在管理的过程中形成了沉重的负担；有时即使购买了先进的管理软件，由于档案馆内部没有局域网或办公网，也使网络办公无法正常地使用，这样投入了大量的资金购买来的设备却形同虚设，实际工作仍然是手工管理，其结果是造成了人力物力的巨大浪费，在一定程度上使档案管理业务人员对档案信息化建设和应用产生了抵触和反感情绪，挫伤了档案信息化建设的积极性。
（四）需求驱动，分步实施
档案信息化建设在全局战略的基础上采用分步实施的策略，也是许多档案馆开展信息化建设的主要思路之一。比如某大学档案馆开展“需求驱动、分步实施”的应用策略，首先选择了业务繁忙、工作量大、档案流动性强的人事档案管理业务作为首期网络化应用的突破口，针对人事档案管理业务定制档案管理信息系统。该系统的成功实施与应用，大大提高了业务人员的工作效率和管理水平，特别是系统在人事库房的系统管理中，对盘点、入库及转出等流程环节，采用了无限条形码扫描技术，实现了对馆藏档案数量的准确统计、规范化管理和高效率盘点。
当人事档案管理信息系统正常运行后，各档案馆开始考虑其他档案门类如文书、科技等档案信息管理，发现各个门类的档案管理业务流程和操作功能上有很多相似之处，只是档案管理的元数据或者著录编目的内容不一致，如果一个一个地去开发，软件管理人员将会陷入重复的劳动中，这样做的结果是：不仅工作效率低，而且系统实施运行后的工作量也很大，系统升级的工作量将会更大。于是在经过详细的工作与调研之后，他们产生了一个开发通用档案管理信息系统的想法，使其能够适用于所有档案馆的管理业务，适用于所有档案馆的档案全宗、档案门类、案卷级、文件级等各种模式的管理，并在系统升级和维护方面做到尽可能多的改动。这对软件开发人员来说，实际上是将软件开发中大量的重复性体力劳动变为脑力劳动加上编程技巧，增加了软件的高附加值。在周密的系统设计和严谨的软件开发之后，各档案馆又开发了一个较为统一的档案管理信息系统，并应用于档案馆内的各部门，取得了良好的运行效果。
（五）应付检查，虚假摆设
有一些档案馆为了达标应付上级检查，不加选择地购买某一品牌的档案管理信息系统，但只录入很少的一些数据，实际工作依然是手工管理。有的是业务并不多，完全靠手工管理就能满足工作的需要；有的是想使用计算机，没有机会学习和接受培训；有的则‘是购买了上级指定的软件而自己又不使用。总之是造成了投资上的浪费，甚至在一定程度上使档案管理人员对档案信息化建设和应用产生了抵触和反感情绪。
（六）闭馆自守，维持原状
有一些地市档案馆（室）把自己置身于当前档案信息化发展的大环境之外，固执地认为档案馆就是储存档案的仓库，用传统的手工操作同样可以进行档案管理，没有必要投资去购买先进的办公设备和应用软件，不愿意也没有必要进行改进，更不用说给档案管理工作人员提供走出去学习经验，加强与外界沟通交流的机会。造成这种局面的原因很多，除了单位领导不重视，没有把档案管理纳入本单位工作的议事日程上的原因外，本单位的一些客观因素也决定了档案信息化建设无法正常进行。