档案信息化涉及的机构范围
档案行政管理机关是档案信息化建设的主管部门，档案的保管机构是档案信息化建设的主体单位，档案的形成机构是档案的业务部门，查询、检索和浏览的用户是档案管理机构的客户，档案信息化的建设过程必须有相关的法律、法规作保证，必须制定管理的相关制度标准，确保档案管理的规范化和标准化；信息化应用的需求又能促进法律、法规、制度和标准的建立与完善，促进档案业务的流程化管理，实现档案整理、分类、移交、存储等业务过程的自动化处理，降低人工管理的失误率，提高工作效率，加快档案信息资源的网络化共享、传播与利用，为客户提供优质、便捷的服务。
（一）档案的来源机构
档案的来源机构主要是指档案的来源地。档案学中来源原则的指导思想是，档案的管理应保持和反映档案的历史，这就明确了档案管理的基本原则是按档案的形成机构或立档单位进行归档整理的。因此档案形成机构的管理模式、运作方式、信息系统中数据存储管理方式都会影响档案信息化的整体思路。
对于来源机构的档案信息化主要有两种情况，一种是档案仍然采用传统的手工管理模式，那么对于形成的纸质文件和磁带等存储介质，对于已经建立或正在开展档案信息化建设的档案馆来说，就需要考虑采取数据的录入、纸质档案的扫描加工等措施来辅助本单位的档案信息化管理工作。另一种情况是，档案的形成机构已经实施了信息化，那么形成的文件是能够以电子文件、数据库文件等形式移交到档案馆进行保存的，作为档案管理机构需要考虑的问题是档案归档方式的选择，数据格式的转换，数字档案的保存以及是否采用电子档案和纸质档案并行归档的双轨制运行方式等。
（二）机构档案室
档案室是档案资源的主要来源地。随着电子政务的推进，网络化办公，必然产生大量的以数字形式存在的电子文件，电子文件的管理方式与纸质档案完全不同，档案工作的组织方式、管理理念等也发生了巨大的变化，新的管理理念对机构档案室提出了新的工作要求，一方面要加强本单位电子文件的积累、鉴定、著录、归档等工作的监督和指导，确保本单位产生的电子文件真实、完整、有效。在新理念的管理过程中，文件管理工作与档案管理工作逐渐地融为一体，互相渗透，文件从产生、归档到保存是一个完整的系统过程，任何一个环节都会对其他的环节产生影响；另一方面是对库存的档案进行数字化处理，建设数字化的档案室，在丰富机关网络信息内容的同时，也提高了机关档案的数量。
档案室是信息化建设的重要部门，应尽早参与到信息化规划系统的规划与设计过程中，根据自身的业务需求，制定严格的归档制度，以及既适合档案室的管理，又方便档案移交的管理办法，在提高机构档案管理效率的同时，也顾全到档案信息化建设的总体目标，对档案信息化的发展积累经验教训的同时，也为信息资源的积累奠定了良好的基础。
（三）档案的保管机构
档案的保管机构就是档案馆。它不仅是收藏和保管档案的主要场所，也是组织开展档案信息交流和提供档案信息利用的主要场所，是社会各方面获取信息资源和文化知识的宝库。因此档案馆肩负着档案管理和提供利用的双重职能。
档案馆信息化的过程也是纸质档案变为电子档案的转换过程，由于档案馆接受的档案来自不同的单位和部门，这些单位信息化的思路和方法、信息系统运行的模式，软硬件支撑平台等都不完全相同，因此需要关注电子文件形成和积累的标准，研究其运作规律，提出档案管理的具体要求，接受电子档案时应按照档案馆的具体要求统一格式进行转换，另一方面档案馆现存的纸质档案的数字化、开展利用等工作都要按照信息化建设的统一要求来进行，防止出现信息化标准不统一的情况发生。
（四）档案用户
档案用户即档案的利用者，这一群体范围广、类型多，需求也逐渐地走向个性化和多元化。信息社会人们利用档案信息的意识逐渐地提高，一方面对档案信息的真实性、完整性和有效性程度比较关注，特别是完善公开的信息的真实度；另一方面对档案资源的深层挖掘和综合性检索等提出更高的要求，希望能够快捷准确地查找到所需的完整信息，这必然对档案管理机构的信息化建设提出更高的要求，因此档案信息化必须考虑利用者的多元化和个性化的需求，才能获得更好地利用效果。