企业商业秘密泄露的风险识别与防控
企业的商业秘密在国际市场竞争中越来越重要,然而由于互联网、大数据、人工智能等新兴技术的发展,企业商业秘密的侵犯与泄露风险也与日俱增。企业应积极了解风险产生的原因并采取主动措施保护商业秘密,避免因商业秘密的泄露而遭受不必要的损失甚至陷入经营危机。
(一)风险产生的主要原因
1.缺乏保密意识
由于工作人员资料管理不善或疏忽大意而泄密的情况时有发生,这主要是因为工作人员的保密意识不够,或企业缺乏相应的保密培训以提高相关人员的保密意识;甚至有企业在接待外单位时因欠缺保密意识或对合作对象缺乏防范而造成商业秘密的泄露。80年代初,一家日本企业到我国参观龙须草席(曾在莱比锡世界工艺品博览会上被誉为“中国独有的工艺品”)的生产全过程,在了解了各个环节的细节后拍摄了照片,回到日本后,在3个月内制作了制作有关产品的机器。此后,日本开始自行生产并出售龙须草席,并在国际市场上逐渐取代我国,导致我国的出口生产厂家全部倒闭。[11]
2.人员流动
人员流动是我国企业商业秘密流失的最主要渠道,其中侵犯企业商业秘密的情况非常突出。有的员工将企业的商业秘密“据为己有”,并披露给其任职的新企业;还有的员工依仗着该商业秘密自立门户,建立与原企业类似或存在竞争关系的业务。甚至有企业刻意聘请其他企业的涉密人员,企图通过最低的成本获得能带来显著经济利益的商业秘密。人员流动是社会进步的表现,但也使得企业与其员工之间的利益冲突愈发明显。一方面是企业花费了大量的时间精力和经济成本获得的商业秘密不可避免地透露给必要的涉密员工,以便更好地开展工作;另一方面是劳动者依法享有的劳动权和择业自由权,这是任何一个企业都会面对的风险。
3.秘密文件被窃取
企业没有严格把控秘密文件的保管情况而被涉密以外的人员窃取;或者没有完善涉密人员的管理制度,使得涉密人员轻易复制、携带、转让秘密文件给他人,造成秘密文件的泄露。
4.滥用他人商业秘密
除了避免自身商业秘密受到侵犯外,企业也要注意不能滥用他人商业秘密而陷入诉讼危机。否则除了承担败诉后的经济赔偿之外,还有可能导致企业自身商誉和信誉降低,导致原本的意向合作对象不愿继续合作或客户降低对企业的信任度等,影响企业未来的发展和经营情况。
(二)风险的防控手段
1.充分认识商业秘密的性质和作用
应加强企业领导层对商业秘密保护的重要性的认识,并通过各种方式对企业员工进行保密宣传教育,让员工清楚地了解自身保护商业秘密的法定义务和约定义务,并且清楚窃取、泄露、非法转让商业秘密的法律后果。通过各种措施提高工作人员的保密意识,获得员工的积极配合与支持,将各项保密制度落实到涉密员工的自觉行动上。
2.健全保密制度
企业应根据自身情况和需要建立适合的保密制度,建立健全企业商业秘密保护的有关机构和人员,通过保密工作机构在企业内部形成保密工作网络。比如建立商业秘密保护的权力机构、职能机构和监察机构等,明确各自的职能,分工配合,及时有效地开展保密工作。
3.更新技术防御措施
在互联网和大数据时代,除了传统的物理保护措施(如建立文件保密库、严格执行文件的保管与销毁等)外,还应定期检查系统,根据技术的发展及时更新技术防御措施,迅速建立诸如特殊加密技术、身份认证、数据隔离技术等新型措施以防止网络黑客的攻击。
4.妥善保管研发资料
当企业面临商业秘密纠纷时,无论是作为原告还是被告,维护自身权益的首要证明要求是该商业秘密确系自己合法所得。此时,整个研发过程的记录档案就能起到证明作用。因此,企业应妥善保管全过程的研发资料和相关记录,才能在有需要时进行有效证明,不至于在商业秘密纠纷中处于过分被动的状态。
5.及时通过专利制度进行保护
商业秘密保护的某些对象与专利法的对象是重合的,只是商业秘密要求不为公众所知悉,而专利法要求更强的新颖性且申请专利的过程中需要依法公开。有的企业的技术信息可能达到了申请专利的要求,但因为不愿被其他经营者了解该技术信息而选择以商业秘密的方式进行保护。但当该商业秘密已经或将有被披露的风险时,企业应及时通过专利制度进行保护,避免保密信息被披露后失去新颖性。但需注意的是,专利保护具有地域性和时间性的限制,申请专利需要符合各国的法律条件。
6.充分利用法律维护自身权益
企业在涉外经济活动中,不仅要了解我国的相关法律规定,更要了解涉及的他国法律和相关国际条约。要善于运用法律方面的人才,通过咨询服务等了解相关专业知识,如此才能在风险发生前进行有效防范,并在商业秘密受到侵犯后及时根据法律规定到有权机关进行维权。