5.6.4 信息管理与信息系统
5.6.4.1 信息管理
1.信息管理的概念
信息管理是指信息资料的收集、分类、整编、归档、保管、传阅、查阅、复制、移交、保密等一系列工作的总称。信息管理的目的就是通过有组织的信息流通，使决策者能及时、准确地获得有用的信息。
2.监理信息管理的基本任务
监理信息管理的基本任务是及时掌握准确完整的信息，依靠有效信息对质量、进度、资金进行有效控制，以卓越成效完成监理任务。[23]
5.6.4.2 信息系统
1.信息系统的概念
信息系统是指由人和计算机等组成，以系统思维为依据，以计算机为手段，进行数据（情况）收集、传递、处理、存储、分发、加工产生信息，为决策、预测和管理提供依据的系统。根据系统原理，信息系统由输入、处理、输出、反馈、控制等五个基本要素组成。
常见的信息系统主要有办公自动化系统 （Office Automation System，OAS）、事务（业务）处理系统（Transaction Processing System，TPS）、管理信息系统 （Management Information System，MIS）和决策支持系统（Decision Support System，DSS）等。
2.工程建设监理信息系统
监理信息系统就是管理信息系统（MIS）原理和方法在工程建设监理工作中的具体应用。监理信息系统一般由质量控制子系统、进度控制子系统、资金控制子系统、合同管理子系统、行政事务管理子系统和数据库管理系统等组成。各子系统之间既相互独立，各有其自身目标控制的内容和方法，又相互联系，互为其他子系统提供信息。
（1）质量控制子系统。监理人员为了实施对工程建设质量的动态控制，需要工程建设质量控制子系统提供必要的信息支持。为此，本系统应具有以下功能：
1）储存有关设计文件及设计修改、变更文件，进行设计文件的档案管理，并能进行设计质量的评定。
2）存储有关工程质量标准，为监理工程师实施质量控制提供依据。
3）运用数理统计方法对重点工序进行统计分析，并绘制直方图、控制图等管理图表。
4）处理分项工程、分部工程、隐蔽工程及单位工程的质量检查评定数据，为最终进行工程建设质量评定提供可靠依据。
5）建立计算机台账，对主要建筑材料、设备、成品、半成品及构件进行跟踪管理。
6）对工程质量事故和工程安全事故进行统计分析，并能提供多种工程事故统计分析报告。
（2）进度控制子系统。工程建设进度控制子系统不仅要辅助监理人员编制和优化工程建设进度计划，更要对建设项目的实际进展情况进行跟踪检查，并采取有效措施调整进度计划以纠正偏差，从而实现工程建设进度的动态控制。为此，本系统应具有以下功能：
1）进行进度计划的优化，包括工期优化、费用优化和资源优化。
2）工程实际进度的统计分析。即随着工程的实际进展，对输入系统的实际进度数据进行必要的统计分析，形成与计划进度数据有可比性的数据。
3）实际进度与计划进度的动态比较。即定期将实际进度数据同计划进度数据进行比较，形成进度比较报告，从中发现偏差，以便于及时采取有效措施加以纠正。
4）进度计划的调整。当实际进度出现偏差时，为了实现预定的工期目标，就必须在分析偏差产生原因的基础上，采取有效措施对进度计划加以调整。
5）各种图形及报表的输出。图形包括网络图、横道图、实际进度与计划进度比较图等，报表包括各类计划进度报表、进度预测报表及各种进度比较报表等。
（3）投资控制子系统。工程建设投资控制子系统用于收集、存储和分析工程建设投资信息，在项目实施的各个阶段制订投资计划，收集实际投资信息，并进行计划投资与实际投资的比较分析，从而实现工程建设投资的动态控制。为此，本系统应具有以下功能：
1）输入计划投资数据，从而明确投资控制的目标。
2）根据实际情况，调整有关价格和费用，以反映投资控制目标的变动情况。
3）输入实际投资数据，并进行投资数据的动态比较。
4）进行投资偏差分析。
5）未完工程投资预测。
6）输出有关报表。
（4）合同管理子系统。
1）合同管理子系统的功能。工程建设合同管理子系统主要是通过公文处理及合同信息统计等方法辅助监理人员进行合同的起草、签订，以及合同执行过程中的跟穿管理。为此，本系统应具有以下功能：
a.提供常规合同模式，以便于监理人员选用合同模式。
b.编辑和打印有关合同文件。
c.进行合同信息的登录、查询及统计。
d.进行合同变更分析。
e.索赔报告的审查分析与计算。
f.反索赔报告的建立与分析。
g.各类经济法规的查询等。
2）合同管理子系统的组成。
a.合同文件编辑。合同文件编辑指提供和选用合同结构模式，并在此基础上进行合同文件的补充、修改和打印输出。
（a）合同模式选用。系统中存有《水利水电工程合同条件》及普通合同文本等多种合同模式，它们各有其适用对象和范围，可以根据建设项目的性质和特点选用合适的合同模式。
（b）合同文件补充修改。当选定合同模式后，可根据具体工程的特点对有关合同条款进行修改或补充。
（c）合同文件打印输出。合同文件必须打印输出，经双方协商一致，签字盖章后才能生效。
（d）合同模式编辑。主要是进行合同模式的增加、删除和修改。
b.合同信息管理。合同信息管理指对合同信息进行登录、查询及统计，以便于监理人员随时掌握合同的执行情况。
c.索赔管理。索赔管理是合同管理中一项极其重要的工作，该模块应能辅助监理人员进行索赔报告的审查、分析与计算，从而为监理人员的科学决策提供可靠支持。
（5）行政事务管理子系统。行政事务管理是监理机构不可缺少的一项工作，在监理工作中应将各类文件分别归类建档，包括来自政府主管部门、项目法人、施工单位、监理单位等各个部门的文件，进行编辑登录整理，并及时进行处理，以便各项工作顺利进行。为此，本系统应具有以下功能：
1）公文编辑处理。
2）公文排版处理。
3）公文登录。
4）公文处理。
5）公文查询。
6）公文统计。
7）组卷登录。
8）删除案卷。
9）后勤管理。
10）外事管理。