5.6.8 建设项目监理文档管理
档案是珍贵的文献，是重要的信息载体，是历史的印记。水利工程监理文件档案资料管理，是水利工程信息管理的一项重要工作，是监理人员实施工程建设监理、进行目标控制的基础性工作。工程建设监理组织中必须配备专门的人员负责监理文件资料的管理和保存工作。
5.6.8.1 水利工程建设监理文档管理的意义
所谓工程建设监理文档管理，是指监理单位受项目法人的委托，在进行工程建设监理工作期间，对工程建设实施过程中形成的文件资料进行收集积累、加工整理、立卷归档和检索利用等一系列工作。工程建设监理文档管理的对象是监理文件资料，它们是工程建设监理信息的载体。配备专门人员对监理文件资料进行系统、科学的管理，对于工程建设监理工作具有重要意义。
（1）对监理文件资料进行科学管理，可以为监理工作的顺利开展创造良好的前提条件。建设监理的主要任务是进行工程项目的目标控制，而控制的基础是信息。如果没有信息，监理人员就无法实施控制。在工程建设实施过程中产生的各种信息，经过收集、加工和传递，以监理文件资料的形式进行管理和保存，就会成为有价值的监理信息资源，它是监理人员进行工程建设目标控制的客观依据。
（2）对监理文件资料进行科学管理，可以极大地提高监理工作的效率。监理文件资料经过系统、科学的整理归类，形成监理文件档案库，当监理人员需要时，就能及时、有针对性地提供完整的资料，从而迅速地解决监理工作中的问题。反之，如果文件资料分散处理，就会导致混乱，甚至散失，最终影响监理人员的正确决定。
（3）对监理文件资料进行科学管理，可以为工程建设监理档案的建立提供可靠保证。对监理文件资料的管理，是把在工程建设监理的各项工作中形成的全部文字、声像、图纸及报表等文件资料进行统一管理和保存，从而确保文档资料的完整性。一方面，在项目建成竣工以后，监理人员可将完整的监理文档资料移交业主，作为建设项目的档案资料；另一方面，完整的监理文档资料是具有重要历史价值的建设监理单位资料，监理人员可以从中获得宝贵的监理经验，有利于不断提高工程建设监理工作水平。
5.6.8.2 监理文档管理的主要内容
水利工程档案的归档工作，一般是由产生文件材料的单位或部门负责的。总包单位对各分包单位提交的归档材料负有汇总责任，各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责。监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续，监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。监理文档管理的主要内容包括监理文件资料传递流程的确定、监理文件资料的登录与分类存放，以及监理文件资料的立卷归档等。
1.监理文件资料的传递流程
监理组织中的信息管理部门是专门负责工程建设信息管理工作的，其中包括监理文件资料的管理。因此，在工程建设全过程中形成的所有文件资料，都要统一归口传递到信息管理部门，进行集中收发和管理。
首先，在监理组织内部，所有文件资料都必须先送交信息管理部门，进行统一整理分类，归档保存，然后由信息管理部门根据总监理工程师的指令和监理工作的需要，分别将文件姿料传递给有关的监理工程师。当然，任何监理人员都可以随时自行查阅经整理分类后的文件资科。
其次，在监理组织外部，在发送或接收业主、设计单位、承包商、材料供应单位及其他单位的文件资料时，也应由信息管理部门负责进行，这样使所有的文件资料只有一个进出口通道，从而在组织上保证了监理文件资料的有效管理。监理文件资料的管理和保存，主要由信息管理部门中的资料管理人员负责。作为文件资料管理的监理人员，必须熟悉各项监理业务，通过分析研究监理文件资料的特点和规律，对其进行系统、科学的管理，使其在整理工作中得到充分利用。
除此之外，监理资料管理人员还应全面了解和掌握工程建设进展和监理工作开展的实际情况，结合对文件资料的整理分析，编写有关专题材料，对重要文件资料进行摘要综述，包括编写监理工作月报、工程建设周报等。
2.监理文件资料的登录与分类存放
监理信息管理部门在获得各种文件资料之后，首先要对这些资料进行登录，建立监理文件资料的完整记录。登录一般应包括文件资料的编号、名称和内容、收发单位、收发日期等。对文件资料进行登录，就是将其列为监理单位的正式财产。这样做不仅有据可查，而且也便于分类、加工和整理。此外，监理资料管理人员还可以通过登录掌握文档资料及其变化情况，有利于文件资料的清点和补缺等。随着工程建设的进展，所积累的文件资料会越来越多，如果随意存放，不仅查找困难，而且极易丢失。因此，为了能在建设监理过程中有效地利用和传递这些文件资料，必须按照科学的方法将它们分类存放。监理文件资料可以分为以下几类：
（1）监理日常工作文件。包括监理工作计划、监理工作月报、工程施工周报及工程信函等。
（2）监理工程师函件。包括监理工程师主送项目法人、设计单位、承包人等有关单位的函件。
（3）会议纪要。包括监理工作会议、工程协调会议、设计工作会议、施工工作会议及工程施工例会等会议的纪要。
（4）勘察、设计文件。包括勘察、方案设计、初步设计、施工图设计及设计变更等文件资料。
（5）工程收函。包括业主、勘察设计单位、承包商等单位送交的函文。
（6）合同文件。包括监理委托合同、勘察设计合同、施工总包合同和分包合同、设备供应合同及材料供应合同等文件。
（7）工程施工文件资料。包括施工方案、施工组织设计、签证和核定单、联系备忘录、隐蔽工程验收记录及技术管理和施工管理文件资料等。
（8）主管部门函文。包括省、市计委、建委、公用市政及有关部门的函文。
（9）政府文件。包括有关监理文件、勘察设计和施工管理办法、定额取费标准及文明、安全、市政等方面的规定。
（10）技术参考资料。包括监理、工程管理、勘察设计、工程施工及设备、材料等方面的技术参考资料。
上述文件资料应集中保管，对零散的文件资料应分门别类存放于文件夹中，每个文件夹的标签上要标明资料的类别和内容。为了便于文件资料的分类存放，并利用计算机进行管理，应按上述分类方法建立监理文件资料的编码系统。这样，所有文件资料都可按编码结构排列在书架上，不仅易于查找，也为监理文件资料的立卷归档提供了方便。
3.监理文件资料的立卷归档
为了做好工程建设档案资料的管理工作，充分发挥档案资料在工程建设及建成后维护中的作用，应将监理文件资料整理归档，即进行监理文件资料的编目、整理及移交等工作。
5.6.8.3 计算机辅助监理文档管理
为了对监理文件资料进行有效的管理，应充分利用电子计算机存储潜力大和信息处理速度快等特点，建立计算机辅助监理文档管理系统。
1.计算机辅助监理文档管理系统功能概述
计算机辅助监理文档管理系统是一个相对独立的系统，它既可以作为监理信息系统中的一个子系统而存在，也可以单独存在，因为它与工程建设监理信息系统中其他子系统之间没有数据传递关系，更没有功能调用关系。
计算机辅助监理文档管理系统的主要功能是对工程建设实施过程中与监理人员有关的各种往来文件、图纸、资料及各种重要会议和重大事件等信息进行管理。
2.计算机辅助监理文档管理系统的组成
（1）监理文件格式。监理文件格式见表5.5。
表5.5 监理文件格式
（2）收文管理。收文管理就是输入、修改、查询、统计、打印收文的各种信息。
1）输入、修改收文信息。输入、修改收文的各种信息，内容包括收文日期、来文名称、来文单位、主题词、文件分类、文件学号、收文份数、发文日期、存档编号、文件内容（利用扫描输入设备录入）。此外，对于要求回复的文件，还要输入应回复日期。当文件已经回复时，则输入实际回复日期。
2）查询收文信息。根据设定的各种查询条件进行收文信息的查询，其中包括对应回复而尚未回复的文件的查询，以便提醒有关人员及时回复。
3）统计收文信息。统计有关收文情况，并打印输出有关统计结果。
4）打印收文信息。按不同的要求打印不同的收文信息表。
监理收文处理格式见表5.6。
表5.6 监理收文处理格式
（3）发文管理。发文管理就是输入、修改、查询、统计有关发文信息，并可打印有关文件。
1）输入、修改发文信息。输入、修改发文的各种信息，内容包括发文日期、发文名称、文件字号、主题词、文件分类、发文份数、签发人、主送单位、抄送单位、文件内容。此外，如果文件需要收文单位回复，还应输入回复期限及实际回复日期。
2）查询发文信息。根据设定的各种查询条件进行发文信息的查询，其中包括对应回复而尚未回复的文件的查询，以便于监理工程师督促对方回复。
3）打印发文信息。按不同的要求打印不同的发文信息表。
4）发文打印。系统提供标准的文件打印格式，以便于打印监理通知、函件等文件资料。
5）发文信息统计。统计有关发文情况，并打印输出有关统计结果。
监理发文处理格式见表5.7。
表5.7 监理发文处理格式
（4）图纸管理。图纸管理就是对图纸收发信息的输入、修改、查询、统计及打印。
1）输入、修改图纸收发信息。输入、修改收发图纸的各种信息，内容包括收图日期、图纸编号、图纸名称、图纸分类、收图份数、协议供图日期、发图日期、发送承包商名称、发图份数、设计修改通知号。
2）查询图纸收发信息。根据设定的各种查询条件进行图纸收发信息的查询。
3）统计图纸收发信息。统计图纸收发的有关情况，并打印输出统计结果。
4）打印图纸收发信息。按不同的要求打印不同的图纸收发信息表。
（5）会议信息管理。会议信息管理就是输入、修改、查询、统计及打印工程会议的有关信息，并能打印会议纪要。
1）输入、修改会议信息。输入、修改工程会议的各种信息，内容包括会议召开日期、会议名称、会议议题、会议召开地点、会议主持人、会议参加人数及主要参加人员、会议结论、会议类别（施工措施、设计变更、经济问题、合同纠纷、事故处理等）、会议主题词、备注。
2）查询会议信息。根据设定的各种查询条件进行会议信息的查询。
3）会议信息统计。统计会议有关情况，并打印输出统计结果。
4）打印会议信息。按不同的要求打印不同的会议信息表。
5）打印会议纪要。输入会议纪要并打印输出。
（6）重大事件信息管理。重大事件信息管理就是输入、修改、查询、统计及打印重大事件的有关信息，并能打印事件报告。
1）输入、修改事件信息。输入、修改重大事件的各种信息，内容包括事件发生日期、事件发生时间、事件发生地点、事件主题词、事件属性、事件发生工程部位、事件发生原因、事件处理概要、备注。
2）查询事件信息。根据设定的各种查询条件进行事件信息的查询。
3）事件信息统计。统计事件有关情况，并打印输出统计结果。
4）打印事件信息。按不同的要求打印不同的事件信息表。
5）打印事件报告。输入事件报告内容并打印输出。