6.4.1　水利工程建设项目档案管理规定

为加强水利工程建设项目档案管理工作，明确档案管理职责，规范档案管理行为，充分发挥档案在水利工程建设与管理中的作用，水利部先后颁布了《水利工程建设项目档案管理规定》（水办〔2005〕480 号）和《水利工程建设项目档案验收管理办法》（水办〔2008〕366号）。^[11]水利工程建设项目档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

水利工程建设项目档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分。有关单位应加强领导，将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中，明确相关部门、人员的岗位职责，健全制度，统筹安排档案工作经费，确保水利工程建设项目档案工作的正常开展。^[12]水利工程建设项目档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段，即从水利工程建设前期就应进行文件材料的收集和整理工作；在签订有关合同、协议时，应对水利工程建设项目档案的收集、整理、移交提出明确要求；检查水利工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程建设项目档案的收集、整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收工程档案的内容与质量，并作出相应的鉴定。

项目法人对水利工程建设项目档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内水利工程建设项目档案的收集、整理、归档和保管工作；属于向项目法人等单位移交的应归档文件材料，在完成收集、整理、审核工作后，应及时提交项目法人。项目法人应认真做好有关档案的接收、归档和向流域机构档案馆的移交工作。

水利工程建设项目档案的归档工作，一般由产生文件材料的单位或部门负责。总包单位对各分包单位提交的归档材料负有汇总责任。各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责；监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续，监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。

水利工程建设项目文件材料的收集、整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 1182—2008）。归档文件材料的内容与形式均应满足档案整理规范要求，即内容应完整、准确、系统；形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣工图及声像材料须标注的内容清楚、签字 （章）手续完备，归档图纸应按《技术制图 复制图的折叠方法》（GB/T 10609.3—2009）要求统一折叠。电子文件的整理、归档，参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002）执行。

水利工程建设项目档案的归档与移交必须编制档案目录。档案目录应为案卷级，并须填写工程档案交接单。交接双方应认真核对目录与实物，并由经手人签字、加盖单位公章确认。工程档案的归档时间，可由项目法人根据实际情况确定。可分阶段在单位工程或单项工程完工后向项目法人归档，也可在主体工程全部完工后向项目法人归档。整个项目的归档工作和项目法人向有关单位的档案移交工作，应在工程竣工验收后三个月内完成。