6.4.4 建设项目监理资料的立卷归档
为加强水利工程建设项目档案管理工作，充分发挥档案在水利工程建设与管理中的作用，应将建设项目参见各方的文件资料立卷归档。
表6.1 工程验收应提供的资料目录
注 符号“√”表示应提供，符号“☆”表示“宜提供”或“根据需要提供”。
表6.2 工程验收应准备的备查资料目录
续表
注 符号“√”表示应提供，符号“☆”表示“宜提供”或“根据需要提供”。
水利工程建设项目档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期档案的实际保存期限，不得短于工程的实际寿命。
1.应归档的监理资料
在《水利工程建设项目档案管理规定》（水办〔2005〕480号）中，监理方应归档并长期保存的文件资料如下：
（1）监理合同协议，监理大纲，监理规划、细则、采购方案，监理计划及批复文件。
（2）设备材料审核文件。
（3）施工进度、延长工期、索赔及付款报审材料。
（4）开（停、复、返）工令、许可证等。
（5）监理通知，协调会审纪要，监理工程师指令、指示，来往信函。
（6）工程材料监理检查、复检、实验记录、报告。
（7）监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录。
（8）各项控制、测量成果及复核文件。
（9）质量检测、抽查记录。
（10）施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故等报告。
（11）工程进度计划实施的分析、统计文件。
（12）变更价格审查、支付审批、索赔处理文件。
（13）单元工程检查及开工（开仓）签证，工程分部分项质量认证、评估。
（14）主要材料及工程投资计划、完成报表。
（15）设备采购市场调查、考察报告。
（16）设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验、分包单位资格报审表。
（17）原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告。
（18）会议纪要。
（19）监理工程师通知单、监理工作联系单。
（20）有关设备质量事故处理及索赔文件。
（21）设备验收、交接文件，支付证书和设备制造结算审核文件。
（22）设备采购、监造工作总结。
（23）监理工作声像材料。
（24）其他有关的重要来往文件。
2.监理资料的立卷归档
（1）编制案卷类目。案卷类目是为了便于立卷而事先拟定的分类提纲。案卷类目也叫“立卷类目”或“归卷类目”。监理文件资料可以按照工程建设的实施阶段及工程内容的不同进行分类。根据监理文件资料的数量及存档要求，每一卷文档还可再分为若干分册，文档的分册可以按照工程建设内容及围绕工程建设进度控制、质量控制、资金控制和合同管理等内容进划分。
（2）案卷的整理。案卷的整理一般包括清理、拟题、编排、登录、书封、装订、编目等工作。
1）清理。即对所有的监理文件资料进行彻底的整理。它包括收集所有的文件资料，并根据工程技术档案的有关规定，剔除不归档的文件资料。同时，要对归档范围内的文件资料再进行一次全面的分类整理，通过修正、补充，乃至重新组合，使立卷的文件资料符合实际需要。
2）拟题。文件归入案卷后，应在案卷封面上写上卷名，以备检索。
3）编排。即编排文件的页码。卷内文件的排列要符合事物的发展过程，保持文件的相互关系。
4）登录。每个案卷都应该有自己的目录，简介文件的概况，以便于查找。目录的项目一般包括顺序号、发文字号、发文机关、发文日期、文件内容、页号等。
5）书封。即按照案卷封皮上印好的项目填写，一般包括机关名称、立卷单位名称、标题（卷名）、类目条款号、起止日期、文件总页数、保管期限，以及由档案室写的卷宗号、目录号、案卷号。
6）装订。立成的案卷应当装订，装订要用棉线，每卷的厚度一般不得超过2cm。卷内金属物均应清除，以免锈污。
7）编目。案卷装订成册后，就要进行案卷目录的编制，以便统计、查考和移交。目录项目一般包括案卷顺序号、案卷类目号、案卷标题、卷内文件起止日期、卷内页数、保管期限、备注等。
（3）案卷的移交。案卷目录编成，立卷工作即宣告结束，然后按照有关规定准备案卷的移交。建设项目监理文档案卷应一式两份，一份移交业主，一份由监理单位归档保存。
3.监理档案填写规则
（1）数字。用阿拉伯数字（1，2，3，…，9，0），单位使用国家法定计量单位的规定符号表示（MPa、m、t等）。
（2）合格率。用百分数表示，小数点后保留一位，如恰为整数，则小数点后以0表示，如95.0%。
（3）改错。将错误用斜线划掉，在其右上方填写正确文字（或数字），禁止用改正液、贴纸重写、橡皮擦、刀片刮或用墨水涂黑等方法。
（4）表头填写。
1）单位工程、分部工程名称。按项目划分确定名称填写。
2）单元工程名称、部位。填写该单元名称（中文名称或编号）、部位可用桩号、高程等表示。
3）承包人。填写与发包人签订承建合同的承包人全称。
4）单元工程量。填本单元主要工程量。
5）检验（评定）日期。年份填写4位数，月份填写实际月份 （1—12月），日填写实际日期（1—31日）。
（5）质量标准中，凡有“符合设计要求”者，应注明设计具体要求（如内容较多，可附页说明）；凡有“符合规范要求”者，应标出所执行规范的名称及编号。
（6）检验记录。文字记录应真实、准确、简练。数字记录应准确、可靠，小数点后保留位数应符合有关规定。
（7）设计值按施工图填写，实测填写实际检测数据，而不是偏差值。当实测数据较多时，可填写实测组数、实测值范围（最小值～最大值）、合格数。
（8）如实际工程无该项内容应在相应检验栏内用斜线“/”表示。
（9）单元（工序）工程表尾填写。
1）建设监理单位由负责该项目的监理人员复核质量等级并签字。
2）表尾所有签字人员，必须由本人按照身份证上的姓名签字，不得使用化名，也不由旁人代签名。