方法论||落实好日报的“黄金圈法则”
根据在阿里写日报以及带团队的经验，我总结提出了管理者落实好员工日报的“黄金圈法则”，助力管理者落实好员工的日报。
什么是“黄金圈法则”？
《从“为什么”开始》的作者西蒙·斯涅克发现了一种思维方式，世界上最简单的法则，苹果公司的成功之道，乔布斯的思考模式——黄金圈法则。
一般的大众思维，都是从做什么开始，然后如何做，最后才问为什么，从外向内思考。乔布斯的思维方式——黄金圈法则，却直指问题核心，从为什么开始，然后是如何做，最后才是做什么，这是内向思考。
把“黄金圈法则”（如图1-1-3所示）应用到如何落实好日报这件事情上，可以帮助管理者抓好日报。
图1-1-3 管理者落实好日报的“黄金圈法则”
Why：为什么写日报
作为管理者，我们一定要跟员工说清楚为什么写日报。同时，管理者自己也要明白日报的意义所在。周报、月报是事后管理，而日报是事前管理的最好抓手。
关于为什么写日报，可以从两个层面来分析（如图1-1-4所示）。
图1-1-4 员工为什么写日报
员工层面
从员工的角度来看，写日报的好处无非有三个。
沉淀经验和方法论
写日报可以帮助员工形成工作轨迹，汇成经验总结，自我提升。当他想要升职加薪时，日报便是他最好的武器，从日报中自己的价值一目了然。
同时，写日报还可以帮助员工查缺补漏，思考如何把工作做得更好。写日报的过程也是员工学会独立思考的过程，埋头苦干又会思考的员工才是“潜力股”。
反馈问题，得到帮助
当员工把问题呈现在日报时，管理者能够及时看见并提供帮助。不写日报的员工，想到哪做到哪，效率低又找不到方法，还没有管理者的后援，他的困难都装在自己脑子里。管理者看不到，怎么帮？
互相看见，彼此赋能
我在阿里带团队时，喜欢把日报在团队中共享，目的是让团队成员互相看见，彼此赋能。每位员工可以看见别人工作的方式和工作方法，互相学习，互相赋能。
除此之外，在关键时刻日报还是你争取客户资源的事实依据。有一次，我和一个部门的同事同时跟进一个客户，双方各执一词，互不相让。“狭路相逢日报胜”，怎样证明客户是我开拓的呢？唯有日报。幸好我每次见完客户都写了日报，另一个同事一个字没写。当然，管理者就把客户业绩盘给我了。
诚实地说，在刚进入阿里的时候，我被要求每天写日报，刚开始也有些抵触情绪，认为每天工作很忙，做的事大家都能看见，没有什么可写的。但写着写着，我就体会到其中的好处了。每天把自己要做的事情都在日报里列出来，下班前对自己所做的事情做个总结，我就知道自己哪些事情做了，哪些事情没做，哪些事情的最新进度是怎样的。
一年以后，我再回望这一年的成绩，这是充实的一年，没有荒废。而且写日报的过程也是总结自己经验和教训的过程，对我的成长大有裨益。
成长，从一份日报开始，日事日毕，日清日高。从今天开始，每天写好一份日报，坚持365天，你能收获成倍的成长。
现在，没有人要求我每天写日报，但这个工作习惯一直保持到现在。我还认识一位老阿里人，现在已经65岁了，是退休后被公司返聘的专家，写了将近40年的日报。
管理者层面
从管理者的角度来看，写日报也有三大意义。
是事前管理的最好抓手
8小时的工作内容，寥寥数十字就可概括。管理者在其中既能看出员工的工作进度和工作积极性，又能提升管理效率，及时给出指导建议。
了解团队的氛围和状态
管理者通过每个员工的日报，可以了解员工状态的好坏，特别是对于团队的新人，他今天是激情澎湃，还是萎靡不振，都可以通过日报一览无余。
是管理者的管理力的体现
管理者可以通过日报发现员工在工作上出现的问题，及时反馈，提出改进建议。这是管理者的管理力的体现。
除此之外，日报还是一个数据采集点，汇总一个岗位一段时间的数据，管理者就能通过数据及时调整工作计划和企业发展战略，促进企业长期良性发展。
总结一下：一份日报，可以成为员工升职加薪的筹码；一份日报，也可以成为管理者的抓手。所以，员工用心写日报，管理者用心抓日报，才是王道。
What：日报写什么
日报的写作模板
员工的日报到底怎么写才是正确的呢？下面是阿里日报的写作模板（如图1-1-5所示），供大家参考。
图1-1-5 阿里日报的写作模板
按照这个模板，日报主要由6部分构成，下面，我们详细来看一下这6个部分员工该怎么写才算写到位。
今天完成的工作
今天完成的工作主要由两部分组成：第一部分，所有完成的事项及完成的证据；第二部分，完成度和花费的时间。
完成度能够让管理者更直观地感受员工的工作量；花费的时间能够直观展示员工在这份工作上或工作事项上投入了多少时间。有一些岗位的工作内容是碎片化的，比如行政岗，我们很难界定一个工作的完成度是多少。但是通过呈现的时间分配，管理者可以清晰地知道员工的时间分配比例，以及任务的侧重点。
下面是我在9月10日写的一份日报（如图1-1-6所示），内容是按照金字塔原理进行拆分撰写的。
图1-1-6 王建和在2019年9月10日的日报
今天未完成的工作
“未完成的工作”是员工对于完成的工作的查漏补缺。员工需要先把一天的工作梳理出来，然后将完成的事项划掉，剩下的就是未完成的工作事项。“未完成的工作”相当于一个小的总结和补充，方便员工了解明天需要做哪些事情。
完成的方法沉淀
在完成一项工作的过程中，有什么收获，有什么方法是员工以后可以直接使用的，可以通过日报梳理出来。
未完成的原因分析
“未完成的原因分析”其实就是员工需要列出完成这些“未完成的工作”的解决方案。在列出解决方案前，员工有一个思考的过程，总结一下就是。
分析问题→拆解问题→发散问题→验证问题→解决问题(https://www.daowen.com)
员工需要充分分析他遇到的问题，然后将问题拆解。在拆解的过程中，员工可以发散地去想一些其他的问题，然后在明天真正工作的时候去验证。
员工想得越多，未来可以选择的方向，解决问题的思路就会越多。比如在我的日报中，我不仅仅会写方案，还会加入自己的一些思考。
明天的工作目标和明天的工作规划
在写这一部分内容时，员工需要好好筛选一下，不是每一个工作事项都需要写进去的。明天的工作目标和明天的工作规划应该写出明天需要完成的目标、任务和应达到的要求。任务和要求应该具体明确，有的还要定出数量、质量和时间要求。
团队的日报模板，其实就是管理者的管理思路的体现。日报模板就像摸石头过河，管理者要在过程中不断摸索，不断调整，优化出适合自己团队的日报模板。
情感、思考、观点
在日报里，员工除了要写以上6项内容外，还要写上自己的情感、思考、观点。
在工作中，我们不仅要解决工作中做事的问题，还要解决人际交往、与人相处的问题。上面6项内容是解决做事的问题，这部分主要是解决做人的问题。
为什么做人的问题要放在日报的最后呢？因为管理者最想看的是做事的问题，而做人的问题是锦上添花，所以我建议大家把这部分放到最后。那么这部分要怎样写呢？
情感就是你在今天工作过程中产生的情感效应，比如在完成某一事项时，一位同事热情地帮助了你，那么你可以在日报里表达对他的感谢。
思考就是你在今天工作过程中产生的思考，比如在完成某一事项后，你发现下次用另一种方法完成效率会更高。
你可以自己根据工作的过程明确观点，然后进行记述。论证要有论据，即摆事实、讲道理。要运用论证方法，例如：比喻论证、举例论证、对比论证、引证法等。
日报的写作要点
掌握好日报的写作结构，我们还需要注意一些写作细节。
讲证据，多表格，可视化
能用表格说明问题的，就不用文字，能用图说明问题的，就不用表格。可视化呈现工作成果的重要性不用多说。
深挖原因，对问题进行多重分析，给出建议
如果你是一个新媒体运营者，今天文章的阅读率是5%，相比昨天下降了两个百分点。那么数据下降的原因是什么，是不是需要分析一下？
在做原因分析时要往深挖，比如是文章标题取得不好，还是头图不好，等等。你可以把这些原因都列出来，这样你明天才会知道如何做才能把文章的阅读数据提升。
写出来的东西要积极主动
在写日报时，内容要是积极主动的。我给大家的建议是：只写“可以做，应该做”，不写“不可以做，做不到”。
如果你在日报里写出不可以做什么，做不到什么，那么这样不但会打击你自己的信心，也会让管理者认为你的能力不行。
管理者希望看到的是“可以做，应该做”，然后在他把事情交给你做的时候，你可以做好。
即使有的事情你做不到，也不要直接说明，你可以采用委婉的方式表达出来——先认同再但是，这是一个很好的表达格式。
比如，最近我团队里有一位员工在帮我做课，我给他规定了交付日期，他总是拖延，无法按期交付。那么在日报中，我要怎样把这件事委婉地说出来呢？
首先，我列出这位员工的所有优点，肯定他态度很好，做出的课干货很多。然后，我指出他非常忙，课程总是要多花一些时间去磨合。
我很委婉地把他拖延的问题表达出来，并在日报上反馈给他，他立刻意识到了自己的问题。
所以在写日报时，我们需要想一想到底该怎么表达才能给别人（包括管理者、同事）的观感会更好。
以上就是管理者落实好日报的“黄金圈法则”。史蒂芬·霍金曾说过：“每人每天能够专注地、富有成效地工作的时间是有上限的。”所以，讲了这么多，不管是员工写日报，还是管理者抓日报，目的就是记录每天的点滴工作数据，进行数据分析，优化我们的工作时间分配、工作方法、工作效率等，让我们富有成效地工作，从而更快、更好地完成目标。
管理者抓日报的四大保障
管理者要将日报落实到位，除了方法论指导之外，还需要四大保障（如图1-1-7所示）来助力。
图1-1-7 管理者抓日报的四大保障
角色保障
“角色保障”就是为日报找到一个负责人，把责任落实下去。管理者不应该事无巨细，每件事情都亲自去做，有些权力下放，会让团队更有效率。当管理者精力有限、无法承担日报的审查工作时，应当适时地将这件事情交托出去。
比如，我在阿里带团队时，会指定一个人，由他专门负责三报（日报、周报、月报）的检查，整体数据的汇总、更新和迭代。
需要提醒管理者的是，挑选负责人也是有讲究的，并不是胡乱拉一个人上岗应付形式。三报负责人犹如“纪律委员”，如果过于严厉，就很有可能引起其他员工的不满，甚至被孤立；如果过于松散，那么这个职位会失去存在的意义。如何平衡两者之间的关系，让日报制度真正落到实处，而又不引起员工的反感，是非常考验日报负责人的。
在挑选日报负责人时，管理者可以参考以下几点：
首先，日报负责人应该有担当，要有所作为，真正起到作用。这就要求日报负责人需要公正客观，不会因为和某些同事关系好而包庇纵容。团队中的“老好人”一定不要列为考虑对象，他们往往无法在同事面前树立威严，不能做出公正客观的评判。
其次，日报负责人需要有一定的高度，能够犀利地指出日报中存在的问题。员工如果能够从日报负责人这里获得反馈，学习到知识，对工作有所帮助，也会更乐于写日报。同时，这样也能减轻管理者的工作负担。
最后，日报负责人应该具备较强的抗压能力。日报负责人在确定之后，将负责监督、检查员工的三报情况。如果一个团队里的大多数员工的日报落实得不够好，日报负责人应该进行反思，并承担责任。心理承受能力弱的员工，显然不适合这份工作。
制度保障
依靠员工的积极性和自主性去写日报，很难长期具有成效。制定相应的日报标准和日报奖惩措施，是必不可少的。
日报的书写标准没有硬性规定，可以依据自己团队的要求而异。但大体上，员工的日报应当全面、翔实，并且重点突出。在内容上，参考上文中提到的完整日报应该具备的基本要素。
日报制度也就是奖惩制度。奖勤罚懒，对于认真写日报，并且日报质量达到或者超出预期标准的员工，管理者需要给予奖赏，让他们继续保持积极性；那些把日报视为负担，敷衍了事的员工，管理者要对其进行处罚。
比如，我在阿里带团队时，规定销售员一天不发日报，罚款100元。
激励保障
事实上，奖惩制度中的奖励，也属于激励形式中的一种，激励保障强调的是对于员工进行的非物质性的正向激励。这种激励包括言语和行为上的鼓励。作为管理者，一定不要吝惜对于员工的激励，时常给员工一句表扬的话语、一个赞许的眼神，这些往往会带来意想不到的效果。
对于这一点，我深有体会。我在阿里曾经带过一个新人，第一次在我给他布置日报任务后，他交上来的日报虽然略显青涩，不太成熟，但看得出来非常用心，是经过深思熟虑做出来的。对于他的努力，我给予了充分肯定，他非常开心，并表示接下来会做得更好。果不其然，他不仅日报写得更加完善，在其他工作上的表现也越来越好。
结果保障
无论是奖励、惩罚或者追责，其最终目的，并不是让员工把日报写得多么完美。而是在写日报的基础上，实现团队目标、达成最终结果。简而言之，就是运用日报，在工作上收获结果、达成目标。
日报只是一种手段，让员工通过日报看到自己在总结、思考、沉淀的过程中有所收获才是最重要的。企业有效管理的表现是实现企业目标。要想达成结果，获得收益，管理者需要向员工传达结果思维。结果思维注重三个定律：
结果大于过程；
有交付价值的结果大于无交付价值的结果；
能复制的结果大于不能复制的结果。
首先，管理者需要培养员工的结果思维，让员工通过写日报，发现和分析工作中存在的问题，并通过培养其强烈的责任心和敬业精神，使其将工作加以完善或改进。其次，管理者需要树立一个标杆，让员工能够了解达成结果的标准，最后复制结果。