大学生电子邮件使用礼仪

三、大学生电子邮件使用礼仪

电子邮件又叫电子函件,指利用互联网所传递的邮件。随着互联网的发展,电子邮件正在迅速普及,并且在人际交往中得到了广泛的运用。大学生使用电子邮件时,下列三个方面的礼仪规范应当遵守:

(一)认真准备

使用电子邮件,必须认真做好各项必要的准备。

(1)主题明确。与重要的普通信函一样,电子信函亦应每一封只有一个主题,并且最后标有令人一目了然的名称。

(2)篇幅短小。由于电子邮件需要使用互联网传送和接收,为防止收发出现问题,电子邮件的内容应短小精悍。

(3)语言简洁明了。电子邮件所用语言应通俗易懂,尽量少用生词、怪字或自造的网络用语。凡引用的数据、资料,应注明出处。

(二)切勿滥用

互联网是一个虚拟世界,在网上发送电子邮件时,应保持清醒的头脑。

同时,要注意两个问题。

(1)电子邮件并非万能。在绝大多数情况下,使用电子邮件进行沟通,并不一定比直接会面或使用电话进行沟通的效果更好。

(2)不宜滥发电子垃圾。使用电子邮件时,不宜利用学习之便,利用学校的网络向外界滥发电子邮件。

(三)注意安全

在社会交往中使用电子邮件时,既要确保信息传送渠道畅通无阻,又要自觉维护网络安全。以下五点,大学生需要谨记。

(1)不要充当黑客。利用学校网络充当黑客,不仅危害自己,也会影响学校的形象。

(2)不要滥交网友。互联网上鱼龙混杂,滥发电子邮件、滥交网友,往往于己不利。

(3)不要弄虚作假。使用电子邮件,一定要讲究社会公德。切勿借此传播虚假信息,或是散布流言蜚语。

(4)不要胡乱删除。对自己信箱之内的电子邮件应及时进行处理。该回复的回复,该删除的删除,但对重要单位个人的电子邮箱地址一定要妥善保存。

(5)不要涉及机密。

(四)接收和回复电子邮件时要注意事项

应当定期打开收件箱查看邮件,以免遗漏或耽误重要邮件的阅读和回复。一般应在收到邮件后的当天予以回复。如果涉及较难处理的问题,要先告诉对方你已收到邮件,来信处理后会及时给以正式回复;对于那些标题稀奇古怪或者干脆没有标题、发信人的,不要出于好奇而随便打开。在各种病毒肆虐的今天,“中毒”的几率太高。