9.1.2.2 澄清或修改招标文件时的注意事项
1.把握澄清或修改的必要性
从澄清的内容上看，相关法律的规定要求是必须澄清的内容才澄清。但是，无论是《中华人民共和国招标投标法》还是《中华人民共和国招标投标法实施条例》，都未对哪些内容才属于“必要的”澄清内容作具体规定，因此，在实际操作中，相关人员往往很难准确界定。那么，什么是必要的内容呢？如数量、型号、规格、品牌等模糊不清，图样与文字说明不一致，或者招标文件太简单，投标人无法根据招标文件进行投标价格和数量的计算。
招标文件的每一个部分、每一句话、每一个词语都应十分考究，以免“错之毫厘，谬之千里”，并避免对招标文件进行大量的澄清或修改，使招标文件的澄清成为“家常便饭”。笔者见过某个招标文件有过连续5 次澄清的记录。澄清过多显得招标工作很草率，对招标人的形象和招标工作的公信力都会造成负面影响。在招标实务中，要正确把握澄清必要性的分寸，避免澄清工作走极端。
第一种极端是事无巨细，投标人只要有一点疑问就发澄清公告。尽管这种做法可以将招标文件做得近乎完美，但是却牵扯招标采购单位和投标人的很多精力，招标投标双方极可能将时间花费在澄清或修改上，而对评标工作的组织、技术方案的编写等其他更为关键的工作研究不够。有的招标单位事无巨细，大到采购标的物的调整，小到投标文件的字体，凡需调整的一律采用澄清或修改的方式处理。有的招标单位对一些枝节性的内容通过正式方式进行澄清或修改，这是完全没有必要的。对投标或者个别投标人的理解能力无实质性影响的，可以不必要进行澄清，以免细枝末节干扰招标工作。
第二种极端是漠视投标人的正当质疑，对明显有歧义的关键环节或所有投标人面临的共性问题拒绝澄清，对应该澄清或修改的内容视而不见，对应该更正的不更正，对应该澄清的不澄清，还有的招标单位认为招标文件只要一旦发售就不应该再变动，即使错了，也将错就错。这是一种不负责的行为，甚至是严重的不作为，同时，也会使投标人无所适从，只能靠投标人的自我揣摩或投标人之间以讹传讹，最终使招标人的采购需求得不到很好的实现，使正常的招标秩序得不到很好的维护，同时也直接影响招标单位的声誉和生存发展。
2.把握好澄清时间
相关法律法规明确规定了招标人对招标文件的澄清和修改时间。招标单位对已发出的招标文件进行必要澄清或者修改的，应当在招标文件要求提交投标文件截止时间15 天前进行。但是，相关法律又规定，自招标文件发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，最短不得少于20 天。如果从招标文件发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止刚好20 天，则招标人需对招标文件作出澄清或修改的，必须在招标文件发出之日起5 天内进行，时间就会过于短暂。在工程招标和政府采购工作中，由于招标时间紧迫，一般也就是取下限的20 天时间，所以实际操作时，澄清时间要尽早提前，既要有足够的时间让投标人来发现问题，也要避免无休止的无谓纠缠，对个别问题个别答复，对共性问题要向全体收受招标文件的投标人作出澄清或修改，否则要么延长投标时间，要么耽误招标工作。
3.要以书面形式通知所有投标人
对于必要的澄清，规范的做法应是一边发布更正公告，一边以书面形式通知收受招标文件的投标人。在实际工作中，有的做法缺乏严谨性，以口头或电话告知者居多，还有的不是通知所有投标人，而是有选择地通知投标人。另外，在指定媒体上发布更正公告的也较少。还有一种观点认为标书如果出售结束，那么变更时只要买了标书的投标人都同意就没问题了，无须采用什么方式。