9.1.2.3　做好澄清或修改招标文件的前提

要减少澄清环节的失误和纠纷，最重要的是要尽量提高招标文件制作的规范化水准。招标人要力求准确地描述招标需求、质量标准、售后服务、合同主要条款等对潜在投标人的投标行为可能产生实质性影响的内容，尽量从源头上减少澄清或修改。如果迫不得已要进行澄清，则要做到澄清的必要性、适时性、公开性、规范性等几个方面的要求。

首先，必要性。澄清或修改的内容应是对投标人的投标行为有实质性影响的部分，若不及时作出澄清或修改，则可能影响公正采购，产生误导，直接决定投标人中标与否。这部分内容主要包括资格条件、标的物、质量要求、售后服务、付款方式等合同主要条款等，而对投标文件的用纸、字体等枝节性问题则没有必要作出变更。招标采购单位对哪些属于必要性的内容应作出较准确的界定，不能搞模糊操作。

其次，适时性。澄清或修改的时间必须严格依照相关法律法规的规定执行，既不要提早以草草收兵，要让出一定的时间以便于招标投标双方发现招标文件存在的问题并及时更正，也不要滞后，截止时间到了就要立即打住，过时不候，无须瞻前顾后。招标文件的内容需要更正的应及时地更正，以让投标人有足够的时间寻求相应的对策。若澄清时间过早，则招标文件制作中的问题可能来不及发现和纠正。因为早期购买招标文件的投标人数量较少，质疑相应也少，招标文件可能存在很多需要澄清或修改的内容，但由于时间关系而得不到彻底暴露。如果澄清时间太长，则为各投标人与招标人相互串通、违规操作提供了空间，招标人有充分的时间应个别或少数投标人的要求，对原本并不需澄清或修改的内容却作出调整，借以误导其他投标人或实行差别待遇，以达到保护某一或少数投标人利益的目的，形成不平等竞争。因此，政府监管部门要注意澄清时间的滞后现象，从中发现问题。

再次，公开性。对招标文件进行澄清或修改必须坚持公开操作，相关更正信息应首先及时地在指定的媒体上发布，不但要让已收受招标文件的投标人知晓，而且要让更多的潜在投标人知晓，还要让其他关联方知晓，决不能作为秘不外宣的信息仅透露给有限范围内的投标人。

最后，规范性。澄清或修改行为是否规范往往直接决定整个招标活动规范与否。招标人务必在思想上高度重视，一切依规范程序操作，该公开的不能有所保留，该采用书面形式的决不能用口头形式。在投标人收到修改后的招标文件后，招标人要明确告之应当在多长时间内以书面形式给予确认，以避免纠纷。尤其要注意的是，是否需要作出正式的澄清或修改应以法律法规的规定为准，即使已收受招标文件的全部投标人都表示无需作出正式更正，澄清或修改的程序也绝不能省略。投标人对招标人提供的招标文件所作出的推论、解释和结论，招标人可以概不负责，招标人只需要对招标文件本身的问题进行澄清。招标文件的澄清、修改、补充等内容均以书面形式明确的内容为准。当招标文件与招标文件的澄清、修改、补充等对同一内容的表述不一致时，应明确说明以最后发出的书面文件为准。