建立高效运行的组织机构
合同全过程管理工作的开展离不开公司内、外部高效运行的组织机构。合同全过程管理的内部机构一般包括合同承办部门、法务部门、财务部门、审计部门、纪检部门、总法律顾问和其他公司领导等。外部机构主要指外聘律师。合同全过程管理组织机构的高效运行，建立在各组织机构职责明确的基础上。公司必须在制度中对各个机构的职权和责任进行明确规定，对各机构之间的联动机制予以明确规定，确保各机构在职责范围内开展合同全过程管理工作，一旦发生合同风险或其他情形，各机构之间能迅速响应并形成有效联动。
1.合同承办部门。
合同承办部门以及合同承办人是具体合同的直接责任部门和责任人。负责执行具体合同项目，自始至终对合同负责。在合同生命周期中，合同承办部门是合同业务需求的提出者，是合同发生的起源。合同承办部门履行必要的合同立项审批程序后，一般会组织相关部门通过制度规定的方式选择适格的合同相对方，围绕业务需求进行合同磋商谈判并据此起草合同，在本单位发起合同审批程序。合同签订后，负责执行合同并对合同进行履约跟踪检查，按要求向法务部门、公司领导报告履约情况，对合同相关材料进行归档。由本部门或者法务部门、档案管理部门对合同相关资料进行统一管理。
2.法务部门。
法务部门是公司合同主管部门。负责建立公司合同全过程管理体系，规范管理合同示范性文本，制定公司合同管理制度和实施办法，指导并参与合同磋商谈判和签订前的尽职调查，从程序和内容两方面对合同进行合法合规性审查，参与合同纠纷处置，制定合同台账并进行合同报表分析。对合同执行中出现的风险事件及时向主管领导报告并提出相应的对策。
3.财务部门、审计部门、纪检部门等相关业务部门。
根据部门职能，相关业务部门从各自专业角度履行合同管理相关职责。其中，财务部门是合同的财务管理部门，应合同承办部门要求也会参与合同磋商谈判及合同起草，负责从财经、税务法律法规等方面审查合同，核实合同资金来源，根据合同约定和财务管理规定执行收付款工作。审计部门一般在合同管理后期介入，根据法律法规和公司内部规定对合同管理全过程进行内部审计。纪检部门对相关职能部门的履职行为进行监督并提出纪检监察建议。两者的区别在于审计部门监督业务，纪检部门监督人的行为。办公室一般是合同印章管理部门，也有部分公司把该职责设在法务部门，合同印章管理部门负责合同章的制发、更换、销毁和保管，并根据合同印章管理制度的规定为相关合同加盖合同章、公司章、法定代表人印章。
4.总法律顾问。
公司总法律顾问是全面负责公司法律事务工作的高级管理人员。总法律顾问直接对董事长负责，同时按照出资人要求向出资人报告工作，进行年终述职。总法律顾问列席董事会会议、总经理办公会和其他重大专题会议，参与公司重大项目谈判和决策，统筹管理公司内、外部法律队伍并全面负责公司法律事务工作。
总法律顾问负责对公司合同管理体系进行顶层设计，并对合同管理规章制度进行架构。具体合同管理工作中，总法律顾问应根据项目情况适时参加重大项目谈判，通过列席董事会、总经理办公会等决策会议，对公司重大事项在合同立项前进行把关。在立项阶段，对合同是否可以立项从合法合规性角度提出意见。在合同评审阶段，对合同进行法律法规方面的宏观把关，并进行审批。针对合同出现的风险，及时报告公司董事长，根据董事长的指示领导公司法务做好风险处置工作。
5.合同决策者。
当前，在公司合同全过程管理工作中存在一定误区，部分人认为业务部门尤其是法务部门、总法律顾问等提出的审查意见，合同承办部门必须采纳并据此修改合同进而产生抵触情绪。这是有一定片面性的认识。实际上，法务部门、总法律顾问等提出的审查意见，只是站在自己专业的立场，对合同进行审核，提出专业意见，供有决策权的领导参考，并不是最终决定合同是否签署的决定性意见。决策权仍然归公司法定代表人或其授权代表。也就是说，法务部门、总法律顾问认为有风险的合同，决策者认为风险可控，也是完全可以签署的。同样地，法务部门、总法律顾问认为没有风险的合同，认为可以签订，但决策者最终决定不可以签订，也是合法合规的。总之，决策权在法定代表人或其授权代表手中，不在法务部门和总法律顾问。
权力和责任是对等的，法定代表人及其授权代表一方面享有决策权力，但另一方面也要承担决策不当导致风险的责任，这就要求公司法定代表人及其授权代表在审批合同时要尊重业务部门、总法律顾问的意见，全面评估合同风险，审慎决策。同时，业务部门、总法律顾问也要尊重法定代表人或其授权代表的决策权。
6.外聘律师。
外聘律师通过常年法律顾问合同与公司联结在一起，参与公司经营管理。其中，部分公司会要求外聘律师对公司每一份合同都进行审查，将律师审查作为合同审批过程中的固定环节，借由外聘律师的专业力量管理合同。此外，对于收购、兼并、资产处置等重大项目，公司一般会聘请律师开展专项法律服务，要求律师在合同立项后即介入其中，对合同风险进行全程把控。随着国家法治化进程的推进，现在外聘律师参与公司活动的场合越来越多，介入的时机越来越早，外部法律资源和公司内部法律资源的优化配置将更有利于公司的健康发展。
以A公司一份铁矿石海外采购合同为例。A公司贸易部门基于当前铁矿石市场行情，计划委托B公司在海外采购铁矿石，项目金额预计为3亿元人民币，合作期限1年，贸易模式为先支付部分或全部货款再交货。由于是首次合作，A公司对于B公司的经营情况了解不深，为防范风险，此时A公司贸易部门根据公司制度规定向法务部门提出尽职调查申请，请求法务部门对B公司开展法律尽职调查。法务部门或其聘请的中介机构对B公司开展法律尽职调查后形成调查报告，贸易部门结合法律尽职调查报告、贸易合作方案等，发起合同立项审批程序，由相关业务部门及公司领导对该项目进行立项审批。立项审批通过后，贸易部门组织财务部门、法务部门与B公司进行合同谈判，确定具体交易模式，形成双方一致认可的合同文本。贸易部门以双方敲定的合同版本在公司内部发起合同审批程序，完成内部审批程序后，由有权限的公司领导进行签署并加盖合同章。进入合同履行阶段后，贸易部门要严格按照合同约定与对方开展业务活动，并时刻关注对方财务状况和经营状况。合同履行过程中，据媒体报道，中央督察组在检查中发现，C公司利用B公司冶炼废渣堆填海滩，严重污染环境。A公司合同承办部门了解此事后立即通知本公司法务部门、公司领导以及上级单位法务部门。上述部门接到报告后立即指派专员成立应急小组，针对贸易供应商可能出现的履约风险提前研究应对措施，走在风险前面，有效维护了公司权益。
在上述案例中，A公司之所以能够有效化解风险，得益于公司各部门各司其职通力合作，合同承办部门能够严格按照公司规定跟踪合同相对方履约情况，在出现履约风险后及时报告并采取有效措施防范风险，在合同承办部门—法务部门—公司领导之间搭建起畅通的沟通机制并得以有效运行。