建立合同示范性文本
公司进行日常经营管理活动，需要起草、审批和签订大量合同。实际上，每个公司都有其较为稳定的业务范围，合同服务于业务，因此公司常用合同的类型也是相对固定的。一旦发生交易就重新起草合同，不符合经济、高效的管理原则：一是由于起草人员水平、偏好的不同，导致同种类型的合同版本五花八门，不便于统一管理；二是很多交易内容相似，若内容相似甚至相同的合同被不断重复审查、修改，将耗费大量的时间和精力。因此，为规范公司合同文本管理，提高合同管理工作效率，更好地防范公司经营风险，公司可结合自身实际，制定合同示范性文本。
1.公司应制定符合自身需求的合同示范性文本。
每个公司都有其不同的经营特点，不同的规模、不同的交易方式及交易习惯，以实现不同的交易目的。公司所处的行业现状及国家政策法规，也会直接影响公司的交易方式和风险防范的侧重点。公司在制定合同示范性文本时，应尽量贴合公司的现实需求，以提高合同示范性文本的重复利用率，真正达到规避风险，提高效率的目的。
公司在制定合同示范性文本时，首先，应全面调查研究其所处的行业现状和特点，主营业务涉及的相关法律法规及政策，尤其应注意和遵守行业的特定规则。
其次，可根据公司业务范围对常用合同进行分类。如工程类、采购类、租赁类等合同，在每个类型合同下，还可根据不同的业务内容再进行细分。以采购类合同为例，还可以细分为办公用品采购合同、生产设备采购合同等，使其更贴合具体交易目的，提高合同示范性文本的实用性和可操作性。
再次，应尽量提高合同示范性文本的质量，避免因合同文本中存在缺陷而给公司造成损失。尤其应注意识别不同交易类型中潜在的风险点，合理配置双方的权利义务和责任，有针对性地在合同文本中设置风险防范的具体手段和措施，实现风险控制的目的。另外，还应充分发挥外聘律师的特长，由专业律师对合同示范性文本进行审核完善后，再进行推广使用。
最后，合同管理是一个动态的过程，合同示范性文本也不应是一成不变的，应根据政策法规、行业规则及公司业务的变化和调整，进行不断地修订、完善，以更好地服务于公司的各项经营管理活动，更好地维护公司合法权益。
2.国家或行业已有标准或示范性合同文本的，可考虑优先使用。
为了规范各项市场经营管理活动，加强对市场交易行为的管控，提高合同履约率，保护合同当事人的各项合法权益，创造良好的市场交易环境，国家及各行业主管部门根据法律法规及行业规则，制定了各类具有示范性作用的合同文本，并进行推广使用。公司可优先考虑使用国家或行业已有的标准或示范性合同文本。(https://www.daowen.com)
一是国家或行业示范性合同文本一般是经过法定程序制定并发布的，制定的主体是国家工商行政管理部门、行业主管部门或行业组织等公信力较高、处于中立地位的第三方，以规范行业交易行为，保护各方利益为主要出发点制定相应的合同，在条款的设置上更加公平公正，追求各方权利义务的平衡，避免“霸王条款”或显失公平的情形，有利于保障公司的合法权益，也有利于谈判各方更方便地达成合同条款的一致性。
二是国家或行业示范性合同文本往往是在充分调研各地区情况、各行业交易惯例及潜在问题的前提下，由相关部门组织业内专家或权威人士进行起草、修改，广泛征求社会各界意见，并经相关部门审定、发布的。合同内容较为详尽，条款较为完备，具有典型性和代表性，实用性和可操作性较强，能在行业内普遍适用。这类合同文本的质量、水平都比较高，有助于公司更好地实现交易目的，避免交易纠纷。
三是虽然国家或行业示范性合同文本一般只具有指导、参考作用，并不强制当事人使用，但在某些对国计民生影响较大的行业，国家行政监管较严，使用国家或行业示范性合同文本有助于顺利办理后续的审批或备案手续。
四是不可认为国家或行业示范性合同文本是不可以修改的。这些示范性文本只是起到一种参考作用，不具有强制性。因此，在使用时应根据本方的利益，修改其中的条款。
3.不用或谨慎使用合同相对方提供的合同文本。
发生交易时，在本方已有合同示范性文本的情况下，应尽量争取使用本方制定的示范性文本，以更全面地保障公司合法权益。
在本方无示范性文本的情况下，尽量争取由本方制作合同文本，掌握合同条款设置的主动权，起草后再与对方协商修改。尽量不要使用对方提供的格式文本，防止对方在合同条款中设置隐蔽的“陷阱”，或对合同中存在的细节注意不够，发生纠纷时对本方不利。
原则上除金融机构、水电供应与网络、通信服务的格式合同外，不使用其他相对方的格式合同。在使用对方提供的合同文本时，应当谨慎，对合同条款进行全面、详细审核，发现明显不合理或对本方不利的条款时，应力争进行修改。
4.应优先使用本方示范性合同文本。
使用本方的示范性文本是合同管理的重要内容，在交易中应优先使用本方的示范性合同。尤其在本方为交易主动方时，应坚持使用本方示范性合同文本。
合同管理部门在日常合同管理中，要经常检查示范性合同使用情况。在有示范性合同的前提下，不使用示范性合同应视为特例，应履行特别的批准程序，一般应由分管法务工作的集团领导批准。