识别合同的潜在风险，梳理并完善合同范本
由于社会经济矛盾的客观现实性，合同纠纷也就在所难免。因此，公司在经营过程中将合同纠纷作为防范法律风险的重要内容是必然的。那么，为规避和降低公司可能发生的潜在经济损失或其他损害风险，最大可能地防范合同纠纷的出现，建立完善的公司法律风险防范机制就是必然的。一个企业需要制定的合同范本其实是可数的，合同范本一般针对的多是经常使用，且对企业发展有关键性影响的业务。而执行规范的合同范本，不仅可以高效地防范重要的经营风险，也可以从另一个侧面加强合同履行的监督管理及执行情况，这也是合同履行中管理的重要环节。
但合同范本不是一经制定就一劳永逸。合同范本的管理需要适时创新，完善范本合同的内容并深化应用。随着实践中不断对合同理论的探索，合同管理作为市场经济中新型的管理学科分支，会有很多需要在实践中不断认识，不断探索的新情况、新问题。这些新情况、新问题也必须要反映在合同范本的颁布和修改上。在实践中，合同范本必须是处于动态的管理过程中的。每一份合同的履行都不是一成不变的。不同的合同相对方、不同的履约时限、不同的市场环境，都会导致合同范本的适用存在一定的限制。合同范本一经制定，需要定期或不定期地对其进行修订，方能顺应市场的发展。
在合同范本执行后，公司的法务部门、监管部门和合同管理人员对合同履行状况需进行及时的总结和反馈。一则可以督促按质按量、全面履行合同义务，及时解决履行中遇到的阻力；二则根据国家和行业的法律法规等政策上的调整变化，及时发现合同存在的潜在风险，并按管理需要提请合同管理部门修订完善范本合同，以确保公司效益的最大实现，从而避免潜在的经营风险、避免公司重大损失的发生。
以房屋租赁合同为例，各地的房管局对房屋租赁备案的要求不同，或者不同时期同一地域的合同备案要求，也会不尽相同。如广西南宁市政府2000年发布的《南宁市城市房屋租赁管理办法》，对房屋租赁合同登记备案的要求并未明确是由出租人还是承租人办理。但2015年12月1日后，南宁市政府废止了原《南宁市城市房屋租赁管理办法》，改施行《南宁市房屋租赁管理办法》。该新的管理办法规定，房屋租赁合同的备案工作，明确由出租人负责，即出租人应于租赁合同签订后30日内至当地房产管理部门办理房屋租赁备案工作。这样一来，作为出租方，如果没有按时办理备案，则可能面临不利的结果。
政府出台的行政文件为地方性政府部门规章，属于行政法规管理的范畴。而合同中如若将相关的内容约定在内，按照民法意思自治的原则，将成为民商事法律关系。若不明确区分这两者，而只结合自身的工作经验，则有可能给予新的合同履行不必要的麻烦。如该经营性租赁公司对外出租场地，合同范本中根据承租人的要求约定由出租人负责场地租赁备案一事，则当出租人不履行该合同义务时，有可能面对的是双重的损失，即一方面是行政处罚，另一方面就是民事违约责任。此外，经该公司法务部门与房管部门沟通后得知，租赁备案需提供不动产登记证明，而该公司出租的场地仅为不动产登记证中所载面积的其中一部分。并且房管部门重点提示，一证仅可备案一次。由此可知，该房屋租赁登记备案的履行确实存在各种困难。
虽说房屋租赁是否登记备案不直接影响合同效力或承租人使用租赁场地，因此，也并没有直接导致合同相对方进行索赔。但由于房屋租赁合同中对出租人登记备案做了明确的违约责任约定，根据合同法的意思自治原则，导致该合同一直存在违约的风险。后该公司结合当地的房屋租赁备案管理办法，修订了合同范本，就出租人承担登记备案的责任做了限缩性约定，即双方根据当地租赁备案管理办法进行备案登记，若责任方不进行登记备案而导致了行政处罚的，则由责任方承担。由此，该公司后续的租赁合同有效地免除了违约责任。
因此，合同范本的调整，是对合同履行后管理工作的一个典型示范。合同履约后阶段对范本的调整，能在最贴近经营活动现实的基础上，有效地提高合同的实用性。在修改阶段可以采用“主动预防”的方法，从内容及程序两个方面增加交易内容、交易程序、问题处理等方面的约定，从而提高条款的实用性。[3]