对合同履行后管理工作的建议
合同履行后管理的内容也是十分多的，从大的方面来讲，主要包括档案管理、公司内部各个单位责任的衔接，以及后合同义务的适当履行等。
（一）合同档案管理工作的细化
公司合同档案管理是公司生产、经营和管理等各项活动正常运转的重要保障，也是当事人重要的法律凭证。公司应根据档案管理相关规定，制定一套与本公司需求相符合的合同档案管理办法和实施细则，构建和完善公司档案管理体系，提高合同档案管理的科学性与规范性。
合同档案管理属于公司内部管理的范畴。现国家层面对于企业的管理，并没有出台统一的合同档案的管理要求，也就是说，对公司的合同档案的管理缺乏相应官方的依据文件和具有指导性的工作指南，而应由公司根据自己的需求进行管理。
目前，大部分公司对合同档案的管理范围、内容、要求及开发利用工作等都仅就归档这一层面进行了规定，对于合同档案的分析归纳仍旧是空白的。而且归档的合同文本也是各式各样，无非区分合同正本、副本，附有法定代表人或授权代表的签字等，至于应该归档哪个文本，没有明确的说法。与之相关的合同前期谈判文件、合同审批文件、要约书、意向书、承诺书、担保书、抵押（质押）书、资质证明书、法人授权委托书、合同书、鉴证书、公证书、合同变更、转让、终止文件材料及合同的调解书、判决书、执行书、会议纪要、信函、备忘录等这类文件，在实践过程中也发现，业务部门对材料收集的重视程度也远远不够，更不用说对合同履行情况、相对方资信变化或有关政策法规进行系统的分析了。
1.重视合同档案管理的意义。
（1）合同档案不仅是合同管理活动的原始记录和凭证，更是公司的宝贵财富，是体现公司管理水平、经济实力的有力证明和充分反映。通过建章立制，使合同档案管理有章可循，有据可依，明确合同档案收集范围、归档要求、分析深度、意见反馈渠道等要求，使之成为公司文档管理体系中独立且重要的组成部分，不断完善规范。
（2）如若提高合同档案管理的地位，形成科学规范的管理机制，对已要求归档的合同文本要加强质量把控，明确文本格式和归档符合规范要求。加强管控合同前期谈判文件、审批文件等一系列与合同有关的附属内容，确保合同档案的成套性、内容完整性和准确性。档案部门也要因地制宜采取有效措施，确保合同档案的齐全完整规范，并能有效利用，使管理层认识到公司合同档案的重要性。
（3）在实际工作中，若发生事务纠纷或问题时，通过利用合同档案，使合同档案的特性能充分发挥出来，能为公司在维护自身权益时起到关键性的重要作用，也就能让为合同履行后管理“反哺”的作用有迹可循。例如，合同范本的修订、业务部门经营管控模式的调整等，这些都需要依靠完善的合同档案资料来辅助实现。合同档案归档及管理越精细，就越能为合同管理工作的整体提升带来重要的影响。为此，需要公司档案管理部门对合同档案的整理、保管和利用等规范化，有明确的管理要求和保障措施，以便需要时，能准确、快速查找和安全利用。
2.合同档案管理的内容。
（1）统一公司合同档案的归档范围和分类方法
合同档案的分类整理从内容上看实质上就是合同的分类整理。以项目建设公司为例，合同可以分为勘察、设计、设备采购、建安施工和监理等，在合同档案的归档管理工作中，可以根据不同的合同种类，将合同归档分为勘察、设计、采购、建安工程、监理、技术服务和其他等。再将合同文件按合同前期准备文件、合同签订文件、合同执行文件分成三个类型，尽可能地细化文件分类，将每一个管理阶段都留下对应的痕迹。
另外，在细化档案管理工作的同时，可以借助信息化技术提高工作效率。在信息化快速发展的今天，档案整理工作需要提高信息化水平，利用现代化的数据库及信息索引技术可以使工作效率得到明显提升。而信息化的前提就是统一合同文本格式、合同编码原则和附件清单内容等信息。
（2）明确公司合同档案的责任人和责任部门
对于合同档案管理的人选，不应过于随意。合同档案管理常被认为是一项无须专业支撑的重复性工作。恰恰相反的是，同样的合同档案在法学专业的人员与非法学专业的人员面前是会有不同的意义的。因此，除了保证合同归档文件的完整性之外，能否系统性地整理及识别合同档案中反映的各项问题，也应当受到重视。
合同归档管理工作的好坏直接影响公司未来的发展，公司应重视合同档案管理工作，制定切实可行的追责制度，将合同档案管理职责明确到部门及岗位职责中，明确管理部门及人员的专业要求，强调合同档案管理的重要性，并将该项管理工作提上更高的专业层面，以此来调动员工的主观积极性。
（3）加强合同档案管理的检查指导
除此之外，光是强调合同档案管理部门及专职人员的作用是不够的。因为合同档案的形成，绝大多数都要依靠企业各业务部门的工作开展。也就是说，合同档案质量的好坏，根本取决于各业务部门是否对其进行了有效的监控。因此，企业合同档案管理部门或人员，应当从合同档案产生的源头抓起，对合同档案的草拟、制作、归整及移交都应当进行专门的指导及监督。从根本上提高合同档案管理的水平，强化合同档案所反映数据的真实性及其实用价值，方能更好地为公司经营发展提供服务。
（二）有效衔接公司内部经营管理活动
1.在公司各部门之间贯彻合同管理的理念。
在一种应然状态下，一个合同管理体制完善的公司，所有相关部门都应当对合同的履行情况了如指掌，形成一个职责分明、架构完整的管理体系。可是在现实社会中，即便合同管理水平较高的公司，往往各个部门之间仍旧会存在缺乏沟通，合同签订及履行缺乏监管的问题。这不仅增加了法务部门的工作压力，也容易导致公司经济利益的大量流失。许多公司简单地将合同签订及履行当成纯粹的法律事务工作，最多由公司的法务人员跟进。正如前面所强调的，合同确实是一种经济行为，但在目前的环境下，合同的法律风险控制远远超过了公司法务人员管理的权责范围。如果公司部门间相互的信息沟通不够或是对法律风险意识的缺乏，往往会给合同管理留下巨大的漏洞而不自知，这都让法务部门对各类大小风险防不胜防。
因此，一份合同应由业务部门首先按交易目的草拟出带有具体交易条件的合同，再由法务人员或律师完成合同法律风险控制方面的调整。公司中的法律事务部门及专职法律人员，就应当积极强化业务部门的合同管控意识。在出现业务问题时，应当积极对接法律部门，或根据法律部门的指导意见开展业务工作。特别是对于重复发生的业务类型，更不能掉以轻心，无论是面对是否已生效的合同，都应当明确“先问法、不违法”的态度。当然，这需要在公司内部形成系统有效的信息交换流程，明确“问题—意见”的沟通途径，强化“问题提出—问题解答—效果反馈”的流程。
2.合同履行后管理对经营业务的具体指导。
（1）从风险防范角度提示日常管理的证据留存
当公司因为合同履行而产生争议，且必须由法院或仲裁庭决定最终结果时，除了法律依据，双方履行权利义务的证据就成了决定双方胜负的关键。而这些证据不是一蹴而就的，证据的积累需要业务部门在合同管理的整个过程中，循序渐进地依照法律规定和合同约定保留下来。按照《民法典》第469条第2款规定：“书面形式是指合同书、信件、电报、电传、传真等可以有形地表现所载内容的形式。”因而无论是能够证明双方权利义务关系的合同及其附属的补充协议等内容，还是能够证明双方履行权利义务情况的交货凭证、验收结果、往来信函等原件，都必须加以保留，以备不时之需。
而业务部门往往对合同履约过程中形成的证据不能加以重视。除保留往来中形成的原始书证等依据外，有时还要对履行通知义务、协助义务等行为以及电脑或网络上的电子文档等保留证据。许多决定合同纠纷案件处理结果的证据根本无法通过事后搜索得到，但却可以通过完善的资料管理得以保存。例如，某出口产品生产公司由于货运代理公司结算不及时，计划提起民事诉讼追收欠款。但由于合同管理混乱，未能保留货运代理公司延迟寄送付款凭证的特快专递信封，反而被货运代理公司以逾期支付代理费为由告上法庭。由于没有充分的证据能够证明对方违约，该出口代理公司不仅未能索赔反而被判赔偿损失。
（2）与经营部门共同关注“老”的人和事
除了关注法律文书和法务程序，为实现最大限度的风险防控与警示风险。一方面，应当关注“老”合同相对人的动态信息。如果合同的相对人为常年合作的固定交易方，对其资质、信用与权限的审核，业务部门往往会有懈怠心理。因此，在合同履行后的管理过程中，法务部门应当关注合同要素是否与过往有重大变化，同时还要留意“老”合同相对人是否在履约能力上出现变化，即便顺利履约完毕，也可能因履约方式、履约时间或履约主体的变化而暗藏着风险事项。因此，这些实时动态信息的汇总需要及时传递给业务部门以尽到风险提示的作用。
另一方面，则是当合作事宜为老业务时，应关注相关条款的变化。当合同要素发生重大变化时，业务部门经常能提前预警，但细微变化带来的法律意义上的重大变化往往是业务部门容易忽略的。例如，某公司将其所有的停车场外包给某自然人进行合作经营管理，双方约定经营管理的具体事宜由该自然人负责，而停车收费的发票均以该公司名义开具。后该自然人调整了停车场收费标准并以该自然人名义对外发布公告。但在经营管理过程中，停车的消费者均不认可调整收费标准的行为，认为该自然人发布的公告不能代表该公司，导致该公司当月与消费者出现多次争执。
所以，在合同履行后管理过程中，要不断强化业务部门对变化的敏感性，即便这时业务部门只知其然，不知其所以然。就事论事，也能起到防微杜渐的作用。
3.通过定期的审计或监督检查保障与各部门的联动。
那么，针对合同前期调查、签订乃至履约过程中存在的由业务部门引发的风险隐患，就需要在合同履约后管理过程中进行定期的反馈。如定期召开合同管理问题的整改会议，或通过内部审计等检查方式对业务部门提出整改要求并限期整改。这不但要对业务部门进行考核，还应当将反馈的职责固定在指定的部门。如法务管理部门应定期汇总各业务口出现的问题，召开会议提出整改要求，督促整改，并连同各业务部门的整改情况一同作为年度工作的考核内容之一。基于此，方可有效地提起对问题解决态度的重视程度，且促进风险管控工作的有效推进。
（三）强化对后合同义务的认知
1.后合同义务概述。
借鉴各国的法学理论，合同的义务根据义务存在的不同阶段，可以分为成立前、成立后、履行完毕后的三个阶段的先合同义务、合同义务和后合同义务。由此，形成了一个以合同给付为核心的合同“义务群”。而后合同义务正是合同双方当事人在合同履行完毕后所形成的一个新的债的关系。
后合同义务是指合同权利义务关系终止后，当事人依照法律的规定，根据诚实信用与交易习惯，应当履行以维护给付效果及协助相对人处理善后事务为目的的通知、协助、保密、照顾、竞业禁止、保护、处理善后事务等义务。后合同义务作为一种法定义务是对当事人合同自由的限制，不同于当事人之间约定的合同义务，是当事人不能通过约定的方式加以排除的。
“依据诚实信用原则、交易习惯”是后合同义务的一个关键特征。合同当事人在合同终止后应负有某种义务，即使当事人在合同中未加以约定，也不能以未约定为由拒绝履行。可以理解为，无论当事人是否在合同中就相关义务内容进行约定，只要该义务存在的前提是双方当事人的诚实信用原则和交易习惯，则这种义务就应当归类为后合同义务，而不是合同义务。
2.后合同义务的法律规定。
我国《民法典》对后合同义务的一般性规定出现在第558条：“债权债务终止后，当事人应当遵循诚信等原则，根据交易习惯履行通知、协助、保密、旧物回收等义务。”除此之外，在其他部门法中诸如《海商法》第252条、《保险法》第47条也包含有与其他部门法特点相适应的后合同义务的规定。例如，《保险法》第47条规定，投保人解除合同的，保险人应当自收到解除合同通知起三十日内，按照合同约定退还保险单的现金价值。
3.后合同义务的内容。
在国内，各公司管理过程中鲜少有人关注后合同义务管理这一实务领域，大多是在出现了纠纷或损失之后，被动地引用上述法律条款规定。后合同义务是基于诚实信用原则，依据每个具体合同的性质、目的、履行情况、交易习惯来确定的。但因为企业内合同履行后管理对后合同义务的管控一直处于空白状态，加重了公司风险管控的被动性。而也是因为立法中并没有详尽明确地规定具体合同下要承担的后合同义务，因此，根据一般交易规则，公司管理者需要根据诚实信用原则、合同目的、性质、交易习惯等，明确大致的管理方向，也就是需要关注当事人应当负有通知、协助、保密、照顾、保护、竞业禁止等方面的义务。以下就选取几个常见的后合同义务具体内容进行讨论。
（1）通知义务
通知义务是指合同权利义务关系终止后，一方当事人应当及时适当地将合同终止后的相关事宜通知对方当事人及相关人等的义务。例如，根据购销合同，即便是因为债权人的责任使得债务人将标的物提存的，债务人仍应当通知债权人标的物的提存地点和领取方式；因不可抗力或者意外事件导致不能履行合同的一方当事人，无论是否需要解除合同，都应当及时通知对方当事人，以便于合同相对方及时采取措施防止损失发生或扩大等。
（2）协助义务
协助或协作义务是指合同关系终止后，当事人一方基于诚实信用原则的要求，根据合同的性质、目的、交易习惯等，为维护合同给付效果或者处理善后事务尚存的某种协助义务。例如，房屋租赁合同解除后，根据约定要给予房屋恢复原状的，那么权利人应当对义务人恢复原状提供必要的帮助。此外，协助义务的具体法律条款可以参见《劳动合同法》第50条规定，“用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。劳动者应当按照双方约定，办理工作交接。用人单位依照本法有关规定应当向劳动者支付经济补偿的，在办结工作交接时支付”。
（3）保密义务
保密义务是指合同终止后，一方当事人对于了解到的对方当事人的秘密，不准向外泄露或者擅自使用。例如，商业秘密是指不为公众所知悉，能为权利人带来利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。如雇用的电脑软件设计者不得向他人泄露该软件开发中的机件秘密；律师在执业中所知悉的当事人的秘密或者关键证据须尽保密义务等。
（4）竞业禁止义务
竞业禁止是指当事人在合同终止后，不得自营或者为他人经营与原合同相同的营业或者与原任职公司同类的营业或者从事损害原任职公司利益的活动。例如，我国《劳动合同法》第24条就规定了：“竞业限制的人员限于用人单位的高级管理人员、高级技术人员和其他负有保密义务的人员。竞业限制的范围、地域、期限由用人单位与劳动者约定，竞业限制的约定不得违反法律、法规的规定。在解除或者终止劳动合同后，前款规定的人员到与本单位生产或者经营同类产品、从事同类业务的有竞争关系的其他用人单位，或者自己开业生产或者经营同类产品、从事同类业务的竞业限制期限，不得超过二年。”
[1] 肖劲：“论后合同责任”，硕士论文，2013年11月1日。
[2] 吴江水：《完美的合同——合同基本原理及审查与修改》，北京大学出版社2010年版，第24页。
[3] 吴江水：《完美的合同——合同基本原理及审查与修改》，北京大学出版社2010年版，第392页。