合同履行管理的完善措施

四、合同履行 管理的完善措施

合同的履行管理需要根据合同履行过程中情势的变化不断做出相应的变更,以最大限度地保护本方利益。

1.专职人员负责制。

任何工作最怕的都是看起来人人都负责,实际上却无人负责。解决这一问题的唯一正确思路就是指定专人负责,并且只能指定一个人负责。要是指定两个或者两个以上的人负责,最后的结果必定是无人负责。

合同履行自合同生效后开始。合同履行如供货、付款、争议解决、协商变更等各项工作均需要专职人员负责,对合同履行进行管理。合同履行专职管理人员应做好各过程履行情况的记录。当对方要求变更时,要及时报告公司,并保存好与对方来往的文件。涉及如履行日期、价格、数量等重要条款的变更,须审查实际履行情况是否符合合同约定。合同履行结束后,须对合同履行情况进行总结及报告。

2.涉及岗位都要参与合同履行管理。

合同的履行是涉及多个部门的动态管理过程。对合同履行的管理应当是所有涉及的岗位和部门共同参与的,任何岗位和部门的缺失都可能导致合同难以履行,合同目的无法实现。

法务部门在公司合同管理工作中担负着重要的职责,部分公司甚至要求法务部门对公司的合同管理工作全面负责。但就合同履行而言,法务部门受限于专业、角度等问题,难以直接管控合同的履行过程。

结合前文所述采购合同的履行内容,行政、采办、财务、质检、运输、仓储、生产等相关岗位和部门都应当参加合同履行管理工作,在工作中既互相独立,又互相监督,通过协调配合做好合同履行的管理工作。

3.明确合同履行管理的监督机构。

缺乏监督,则难以保证合同的充分履行。合同履行管理除应该配备专门人员外,还应该配备专职人员对合同履行管理工作的开展进行监督。专职人员对合同履行管理工作的监督主要包括合同履行管理工作资料的收集、整理和保存,建立合同履行管理工作档案,做出中立判断后,定期向其他部门反馈。

4.制定及完善合同履行管理制度。

规范化的公司运营必须靠制度来保障,制度是工作开展的保障与指导。通过总结合同履行管理过程中发现的各类问题及风险,制定及不断完善合同履行管理制度,能够促进合同履行管理工作更加顺畅,也能够明确履行风险发生后的责任主体。

5.合同履行管理工作系统化、标准化。

合同履行管理工作不是单个部门的工作,也不是法务部门一家的工作,而是全局性的工作。合同履行管理工作通常涉及多个部门、多个人员,协调好各方关系,统筹各部门、各人员标准化、规范化、程序化地开展合同履行管理工作,方可保证合同履行管理工作高质、高效地开展。

6.合同履行管理后评估。

合同管理部门对于已经终结的合同,应该及时根据合同履行管理人员、监督人员的报告情况进行分析和评估。对分析评估中发现合同履行存在的不足,应当及时采取有效措施加以改进,存在风险的及时采取相应的风险防范措施。履行后评估的作用在于提高合同管理水平,避免犯同样的错误,同时,也能不断总结宣传好的经验和做法。