合同管理信息化的优势
通过合同信息管理系统开展合同管理，可以实现合同的统一规范化管理，提升管理效率和公司效益，各单位各部门共享合同数据和管理信息，进行动态监控，合同全过程管理公开化和透明化，对于大型集团公司的合同管理与风险管控可以起到显著的提升作用。具体包括以下方面：
1.实现了合同统一规范管理。
公司在配置合同信息管理系统时，可以通过技术手段将合同评审、分级授权管理及印章管理的规定和要求设计成系统的固定操作流程，成为合同办理的必备要素，有效保证了合同全过程管理要求的贯彻落实。对于大型集团公司，通过集团公司总部的统一规划部署，能够在最大程度上促进集团公司合同管理的统一化、专业化、标准化和规范化。
一是要求全部合同线上评审。在系统上统一集团本部及各成员单位的合同编号规则，自动生成连贯合同编号。只有审批完毕的合同才能获得合同编号，进而在线上申请用印审批，有效保障了合同评审率达到100%。
二是合同评审流程、合同用印申请已经根据制度规定，在合同信息管理系统中进行固定，合同承办人员只能在系统中依次进行，不能自行跳过某些环节或者请求个别审查审批人予以变通，促进公司依法合规治企工作的落实。各评审部门必须严格履行审查职责，不可回避责任，敷衍了事，促进合同评审工作更加规范化发展。
三是根据集团总部与成员公司的分级授权机制、成员公司内部法定代表人的授权机制，分别设置不同类型合同与不同标的金额合同的审批权限，有效防止合同违规审批的情况发生。
2.实现了合同管理效率和公司效益的提升。
大型集团公司为了经营的实际需要，将各成员公司设置于不同的地域，集团上下级单位跨省市、跨地区甚至跨国家的情况都非常常见。引入合同信息管理系统后，合同承办人员通过电脑或手机连接网络，将合同文件扫描上传至系统，则可在系统上完成合同电子化和无纸化操作，不受时间和空间限制，省去了承办人员拿着纸质文件往返会签审查的麻烦，降低了管理成本，大大提升了合同管理的工作效率和经济效益。
首先，合同承办人员通过电脑或手机，可以随时随地办理合同，查询合同流转进程。合同审查审批人也实现了移动办公，审查会签合同不受行程和时间限制。合同评审时间大大减少，效率显著提高。
其次，通过联动信息服务，设置审查审批人智能化提醒服务。通过技术手段设置各评审部门并联式同时审查机制，进一步缩短了合同的流转时间。据统计，使用合同信息管理系统的公司，与传统合同管理方式相比，合同平均审批周期可缩短50%。
最后，通过合同信息管理系统电子化和无纸化办理合同，集团各成员公司合同承办人员不再需要拿着纸质文件往返会签审查，减轻了工作量，节约了差旅成本，进一步增加了有效工作时间。同时，大大减少了合同文件纸张打印的浪费和办公设备的损耗，符合绿色低碳环保的发展理念，有助于整体经济效益和社会效益。
3.实现了数据信息共享与动态监控。
通过合同信息管理系统开展合同全过程管理，合同文件资料、合同立项、评审和签订等办理流程均在系统中完整保留，评审意见及修改情况得以随时查看。同时，系统设置了履行计划，定期提醒合同承办人员填报履约信息，并对履约异常情况进行提示。各级管理人员可以随时查阅和监督合同管理状况、履约进展情况，及时发现可能的风险，及时提示和处理。为公司领导层科学决策提供有力的数据支撑，防范生产经营中主观性决策的风险。
对于大型集团公司来说，合同相对方的资信情况、尽职调查及履约评价等信息可共享互通，有利于集团各成员公司在开展交易过程中，加强相对方的风险识别与评估能力。通过数据集成，合同系统可以实现与OA公文处理系统、工程系统、采办系统、财务系统和审计系统的数据信息共享，消除信息不对称，不同系统间的数据互相采用，相互约束和监督。比如，与财务系统数据集成后，系统根据合同支付条款的时间节点控制合同结算，财务管理人员据此办理费用支付和账款回收，可以有效降低人工操作失误和遗漏，防范资金风险，促进合同履约。
合同信息管理系统的合同台账模块，设计了众多统计口径，不同部门和层级的管理人员根据工作需要，选取相应的统计口径，可以得到精确的统计结果，进而实现集成数据的多维度分析。
全面共享合同管理信息、动态监控合同状况及强大的统计分析功能，为了解公司经营数据和合同风险状况提供了准确的依据。
4.实现了信息公开与透明化管理。
合同信息化管理系统可以全过程呈现每一份合同从相对方、立项、评审、签订及履行的整个生命周期。系统建有系统日志，通过系统控制，合同流转过程完整留痕，如承办人员填写的合同信息、送审时间、审查人员姓名、审查意见和评审时间、合同退回修改及重新送审的情况、合同用印审批意见及审批时间、合同签订及履行进度等，合同承办人员、审查审批人的处理痕迹相互隔离，互不影响，不可随意更改和删除。这样，一方面保证了合同办理过程中留下证据，通过数据集成和信息共享，各级监管部门可以随时查阅合同相关信息，一旦发生风险事故也便于明确责任，追本溯源；另一方面信息的公开与透明化，可以督促合同承办人员、审查审批人员在办理合同时更加认真谨慎，避免合同评审流于形式、不负责任等情况的发生。
此外，通过技术手段，集团公司可以控制各个成员公司、各级管理人员在合同管理系统的使用权限。由于合同管理系统将合同全过程管理流程进行固化，并在每个流程节点匹配了相应的管理人员，各成员公司希望调整各个节点的管理人员、删除或修改各节点数据、调整合同处理流程，都要请示集团公司同意后由技术人员实施。有效杜绝了篡改合同数据、暗箱操控合同管理系统、越级审批等违规行为。
相较于传统合同管理方式，信息化的合同管理方式具有不可比拟的优势，符合现代公司合同管理的信息化趋势，信息化是合同全过程管理的时代要求。