传统合同管理方式的不足
相对于合同管理信息化，传统的合同管理是指采用工作人员亲手进行流转，合同载体为纸质等非信息化的管理方式。由于合同全过程管理涵括合同立项、评审、签订、执行、归档、统计及监督检查等环节，具有经手人员多、审批流程长、合同材料多、持续时间久等特点。尤其是大型集团公司的合同类型众多、业务量庞大、管理层级多、集团成员公司所处地域分散等，容易造成审批效率低下、管理成本高、信息不集中且时效性不强等问题，难免发生误差、影响决策。这些缺陷主要体现在以下三个方面。
1.合同审批效率低，耗时耗财耗力。
目前，各大型集团公司普遍建立了合同管理制度、分级授权管理制度、印章管理制度等内控制度。根据各项规章制度的管理要求，为了防范合同风险，合同需要经过相关部门评审，并根据合同金额大小、是否重大合同等分级审批权限报相关领导审核批准。一般来说评审部门包括承办部门、财务部门和法务部门，相关领导包括总法律顾问、分管领导、总经理和董事长，评审链条长。大型集团公司根据成员单位经营业务、风险管控能力、合同类型授予了不同的自主审批权限，未授权的合同需要上报集团公司相应主管部门、财务部门和法务部门评审及相关领导审核批准，流程更多。
由于所有审查审批人员都需要在同一份评审表上签署意见，只能采取单向串联递进式合同评审，虽然合同管理制度规定了各环节的评审时限，但各环节流转累计耗时较多。如果审查审批人员提出修改意见，合同多次退回修改，或者某一审查审批人员出差或者休假，将会造成评审中断，评审时间则难以估计，这严重影响了合同审批的效率，不利于公司经营业务的开展。另外，合同承办人员需要送交纸质合同及评审表给各审查审批人员，需要耗费较多的时间和精力去了解审查审批人员的行程和时间安排，无形中增加了无效工作。对于经营住所地与集团公司处于不同地域的集团成员公司而言，未授权合同的上报审批更是增加了大量的时间成本、人力成本和差旅成本，是一种不经济的管理行为。
2.合同档案管理、统计分析及信息查询不便。
不同公司对纸质合同的档案管理有不同的规定。有些公司规定由法务部门统一保管，有些公司规定由承办部门分别保管，有些公司规定由档案室统一保管。不管哪种方式，均存在合同档案信息无法共享、查询不方便的问题，增加了合同档案查询、借阅、监督检查的困难，也增加了合同档案交接、登记、保管的风险。同时，纸质合同的档案管理水平受保管人责任心影响较大，将合同档案交由责任心较差的人保管，容易出现合同档案凌乱、缺损、丢失的问题。有些单位因为档案管理人员离职，往往造成档案管理的中断，甚至档案丢失，造成无法弥补的损失。
传统合同管理方式中，公司会制定统一的合同台账Excel表格对合同信息进行汇总统计，合同统计数据的准确性、全面性、时效性受统计人员的理解能力和细心程度的影响很大。大型集团公司的合同统计分析任务尤其繁重，对成千上万条合同数据进行人工分析，既耗费人力物力又难以保障分析的准确度，进而影响领导的经营决策。事实上，在传统合同管理模式下，几乎没有公司对合同数据进行过系统的分析，因为这在实际工作中几乎是不可能完成的任务。
3.合同执行管控能力不强，缺乏预警机制。
在传统合同管理模式下，由于合同承办部门、财务部门与合同监督管理部门的信息不对称，不便于合同监督管理部门和公司领导层全面及时掌握公司合同实际履约状况、项目进度、费用支付、账款回收情况等信息，缺乏合同履行预警机制，不利于公司合同执行风险的防范。合同承办部门定期报送的履约更新信息或合同监督管理部门定期或不定期开展合同履约检查，一定程度上加强了部门间合同履约信息的共享和履约风险的提示，但也存在信息报送滞后、信息报送不全面、检查人员未及时发现问题等风险，进而影响公司处理风险的时机和策略。
对于大型集团公司，由于其成员公司多且地域分散，经营业务复杂，合同数量众多，管理人员素质参差不齐，集团公司总部尤其难以真正了解各成员公司的合同签订和履行状况，往往是爆发了风险事件而难以处理时，成员公司才将真实情况进行报送，而此时损失已经无法挽回。