合同文本管理概述
文本管理是合同管理的一项非常重要的工作。规范的合同文本是实现规范管理的基础。发生纠纷后合同文本就是最重要、最直接的证据。一个好的合同文本，必须是逻辑严密、权利义务阐述清晰、没有文字错误的文本。
1.合同是达到交易目的的依据
合同是公司对外确立法律关系的纽带。公司通过对外签订合同与交易相对方发生各种法律关系，并通过对合同中具体条款的设置来规范各交易方的行为。合同经签订、生效后即对各方有约束力，各方必须根据合同约定履行各自权利义务，从而完成该次交易，最终实现交易目的。因此，合同是公司达到交易目的的依据和手段。合同的订立，应以交易目的作为导向。交易各方的真实意思表示外化于合同中，并通过交易目的的形式体现。合同各项条款的设置，各方权利义务的约定及责任的划分，都应当围绕交易目的，尽可能更好地实现交易目的、满足交易需求。
公司的经营管理活动往往具有多样性、复杂性，实践中我们往往容易忽略合同的具体交易目的，凭借经验，根据合同的主要类型对交易目的先入为主。但即使是同种类型的合同，交易目的也可能不尽相同。合同不应当是权利义务的简单堆砌，不结合实际需要，不能满足交易目的的合同，即使形式上看似再完美，也没有实用性，无法推进交易更好地进行。因此，为促使交易目的顺利实现，合同内容的合理设置则显得非常重要。在合同条款的起草、审核过程中，应当对交易的背景做更充分的了解，准确把握己方的交易需求，根据现实情况调整、修改合同条款，使其更有针对性和实操性，更贴合交易目的，从而最大限度地实现公司的合法权益，降低交易风险，实现交易目的。
2.合同是处理纠纷的依据：合同是用来打官司的。
合同是为了实现交易利益的手段，交易各方通过权利义务的设置达成利益的相互平衡与制约。但交易各方的利益从根本上来说是相对立的，因此，在交易过程中存在各种风险，极易产生纠纷。一旦发生纠纷，合同的价值和作用便显现出来：合同是用来打官司的，是风险防范的最后关口。
合同的订立，通常可以采取书面形式、口头形式或其他形式。口头形式的合同，随着时间的推移或工作人员的变动，内容无法完整、准确、长期保留下来，不仅影响合同的履行，在今后发生纠纷时，由于书面文件缺失而无法进行举证，风险极大。书面形式订立的合同能将约定内容更好地固定下来，证明各方交易关系的存在，为各方权利义务的界定和责任的承担提供依据，便于纠纷的处理，相比其他形式的合同能更好地维护交易各方的合法权益。因此，作为规范经营的公司，应采取书面形式订立合同，严禁采取口头形式或信件、数据电文等其他形式签订合同。并且，为了提升公司的形象，最好使用有公司标识的专用合同纸书写合同。
为了更好地发挥合同解决纠纷的作用，保障交易稳定和安全，妥善、快速解决争议，在合同内容的设置上，应当具有预见性。尽量明确、详细地约定交易各方的权利义务内容、责任承担的条件和方式，并约定纠纷解决的具体方式。另外，还应当妥善保管合同文本，便于今后一旦发生纠纷，用来举证。
3.合同是明确本方内部管理职责的依据。
合同不仅是公司对外和相对方发生法律关系的依据，也是明确公司内部管理职责的依据。
一方面，在公司对外签订的合同中，明确了本方在履行合同过程中的职责，本方须按合同约定开展各项工作。为更好地履行合同，本方往往根据合同约定的权利义务关系，明确内部人员和部门的相应职责，以落实各部门和人员的管理职责。本方合同承办部门指定具体承办人员，跟踪合同办理流程及进度，负责履行本方具体的合同义务，不断推进交易进行。同时，本方承办人员根据合同约定，行使相应权利，督促合同相对方履行各项义务，出现合同纠纷时及时上报和处理。因此，对外签订的各类合同影响本方内部人员的具体职责，是内部职责划分的一个依据。
另一方面，合同是公司内部人员管理的依据。经营活动都是由具体的人来进行的，因此，公司内部的各项管理活动的依据是合同。公司对内部管理人员及一般员工的管理，均是通过签订劳动合同来实现的。劳动合同中明确管理人员的职责，赋予其一定的管理权限，各管理人员依据其职权对公司各项工作进行管理。劳动合同中约定员工的义务，员工须依据劳动合同履行义务，遵守公司规章制度，服从公司管理。
综上，公司对外签订合同，根据合同明确本方内部人员在具体交易中的相应职责，同时，公司通过与本方内部人员签订的劳动合同，来管理和约束内部人员，服从管理，履行职责。在内外职责的衔接中，促使交易不断推进，公司不断运转，交易目的和利益需求不断实现。