满足合同全过程管理的需求
合同管理系统的用户包括合同承办部门人员、审查部门人员、公司领导等。合同管理需要满足集团公司及各个成员公司集中统一的管理要求，也需要满足各级公司定制各自的合同管理流程的要求。
以合同全过程管理为框架，合同管理系统一般包括相对方管理、合同范本、合同立项、合同签署、授权管理、合同履行、合同变更、合同项目、合同查询、合同统计、合同台账、系统管理等功能模块。
根据管理权限，集团公司法律事务管理部门可查看各个子公司合同信息和审批环节，各个子公司法律事务管理部门可查看本公司合同信息和审批环节，各个子公司之间合同信息相互独立，未经授权不能查看。合同管理系统依据集团公司合同管理制度及分级授权管理制度等内控制度梳理并固化操作规程，总的来说，包括以下主要需求。
1.合同相对方管理。
合同相对方管理模块主要是建立公司相对方信息库，对合同相对方进行统一管理。该模块主要涵盖相对方基本信息、相对方联系人信息、资质、信誉、合作情况、合同记录以及评价等内容。合同相对方由合同承办人新增，起草合同时相对方信息可以通过查询选择，相对方信息为公司全体人员共享。该模块应设置相对方管理员，由相对方管理员通过拉黑操作将履约情况较差的相对方拉进黑名单，黑名单内的相对方在合同起草时，不能为任何人所选择。相对方管理人员可以通过解锁操作，将相对方从黑名单中移除，从黑名单移除后，才能在呈报合同时被选中。通过信息化手段有效杜绝公司与恶意违约的相对方再开展业务。
为方便合同承办人及公司其他人员查询了解相对方的资信情况，可在该模块中增加公司信用信息公示系统、全国法院失信被执行人名单信息公布与查询系统等查询网站链接，以便操作人能就近查询相对方信用信息。
该模块还有一个重要功能是相对方评价。某个具体合同履行完毕后，合同承办人要对该合同相对方的履约情况进行评价，评价结束后才能关闭合同。合同评价信息为公司全体人员共享，如该相对方在公司内部履行情况较差，其他人员选择该合同相对方前则会谨慎考虑。
2.合同范本。
合同文本应该争取己方制作，然后和对方协商修改。当己方居于优势地位时，应尽量把合同条款设计得科学和完善，从而降低对方修改的概率。
合同文本运用成熟后，要适时建立公司合同示范性文本库。对公司各业务板块常用合同制定己方范本，科学设置合同条款，要求公司员工对外开展业务时要优先选择使用己方合同范本。原则上，使用己方合同范本应避免对范本作实质性修改，根据实际情况填写合同文本内空白数据。由于合同范本系经专业审核并经公司内部审批后发布的，条款较完善，使用合同范本的，一方面能提高合同审批效率，另一方面也能防止业务水平较低的合同承办人起草合同条款不合理从而损害公司利益。
3.合同立项。
原则上，所有合同在谈判签约前，应进行立项审批。在该模块可上传立项材料，通常包括政府审批文件、董事会决议、总经理办公会纪要、请示及批复、签报、中标通知书或成交通知书等。承办人根据上述任意一种立项依据起草合同并提交审批。此外，承办人也可以在系统上填写项目相关信息，通过合同管理系统进行流程审批。合同立项应包括以下字段：拟办事项、用途、预期目标、期限、预计发生金额、定价方法、结算方法、相对方资信调查情况及立项风险分析等。
4.合同项目管理。
对于同一个项目下的多个合同，在系统中可以由合同承办人或法务人员设置合同所属项目，由合同承办人输入项目关键字进行查询，显示符合条件的项目列表，由用户选择项目名称。在同一项目下，所有相关合同均关联在内并统一呈现，以便全面呈现项目建设情况。
5.合同起草评审。
合同起草及评审是合同全过程管理的核心模块。主要完成合同的起草、提交及评审流转、生成合同编号等功能。合同起草填写基本信息，合同承办人（合同履行人）应当根据合同约定将合同履行计划记录到系统中。
合同起草时，如果正文类型选择公司示范文本的类型，则合同正文只能在范本库中选择，不能在本地上传。从范本库中选择了范本后，可以直接在范本上进行修改，所有的修改保留修订记录。
系统根据公司合同管理制度的规定配置合同评审流程，承办人在系统上发布合同后，由系统根据承办人填写的合同信息匹配相应流程，系统将该合同在相关审查审批人员之间自动推送，直至审批结束。
6.合同签订。
合同管理系统应当与印章审批流程实现无缝对接，同时应当满足合同文本打印水印自动生成功能，或使用本公司专用的防伪水印纸打印。合同审批完成之后，系统将合同用印审批信息推送到印章管理部门负责人，待印章管理员部门负责人确认后，承办人可打印带水印合同正文，打印完成后在线下找印章管理员进行用印。印章管理员根据系统上显示的用印审批情况，经核对带水印的合同与系统最终评审的合同无误后对合同加盖合同章。用印完成后，合同承办人根据用印情况登记用印信息完成合同签订环节，之后进入合同履行反馈环节。
7.合同履行。
该模块主要包括两个功能：一是履行计划输入及反馈，二是履约检查。在合同起草时合同承办人应录入合同履行计划，合同履行环节可以根据合同实际情况增加履行计划事项，对合同起草时填写的履行计划也可进行修改，但已进行履行反馈的履行计划不能再修改。
合同承办人应按制度规定定时或不定时对本单位未履行完毕的合同，虽履行完毕但未进行履约检查操作的合同进行全面检查，检查结束后，填写合同履约检查记录，法务人员在查询合同时可查阅到合同检查情况，可导出履行检查表。合同签订后履行反馈异常的要发送异常消息提醒本单位法务部门、财务部门及公司领导，必要时要提醒上级单位法务部门、财务部门和公司领导。
在履行过程中，合同承办人可针对相对方进行评价，对履约情况进行总结及违约情况进行登记。自动将违约情况记录推送到相对方中，可供查询。完成履行反馈及履行检查、相对方评价等工作之后，可进行合同履行环节结束执行，合同承办人针对每个合同可点击履行结束，完成此动作之后，合同不可再进行履行计划、履行反馈、履行检查及相对方评价等操作，只可查询查看合同。
8.合同变更。
合同审批通过之后，如果需要针对此合同进行变更更新，需要通过合同变更的方式进行。合同变更主要分为合同变更和合同解除。合同变更是由于合同某些关键条款发生变更，发起合同变更时，也需要说明原因，发起流程审核后，原合同依然有效，但原合同履行暂停，需要按照变更后的合同继续执行履行。合同解除是由于合同执行过程中由于某些原因提前终止，需要签订一份合同解除协议来终止原合同。
基于保持合同审批权限一致，变更/解除审批流程与变更和解除应按照原审批流程完成审批。
9.合同归档。
为科学管理合同相关材料，公司要重视合同档案管理。合同用印登记完毕后，合同承办人需要将已经盖章的合同全套文件线下扫描并上传到系统中，完成电子版的归档工作。合同履行过程中的相关资料也可以在合同归档中多次添加。在合同归档模块，某个合同条目下要包括所有合同相关信息，全面体现合同的有关情况。
10.合同查询。
为了使用户快速定位到需要了解和跟进的合同，系统要实现组合多种检索条件查询合同信息，通过模糊查询（范围为列表中的全部字段）、高级查询、搜索结果中查询三种方式从合同列表中查询。系统应支持按合同名称、合同编号、合同类型、合同承办人、合同承办部门、合同金额等单条件或多条件组合查询，查询出的结果可显示合同的全过程信息。
系统应针对用户群不同职责设置不同的查看权限，如法务部门、财务部门、审计部门、公司领导能查看本公司所有合同，合同承办部门能查看本部门所有合同。上级单位根据权限查询其权限范围内的所有合同信息。
11.合同台账。
合同台账的统计分析对于公司而言是必要的，合同台账有助于公司法务、公司领导快速全面了解公司合同相关信息。在该模块内，用户可根据分析及特定需要自由定制所需导出的合同台账信息，可通过台账样式的设定和选择，导出自己所需要的合同台账。针对相应权限范围内的合同进行分析，以列表的形式，显示指定时间期限、指定单位和指定显示列出的统计结果，可导出为Excel表格。
各单位、各部门根据制度规定定时、不定时在系统上统计生成月度、季度、半年度、年度合同台账，也可以根据合同类型、合同金额生成其他合同台账。
12.合同补录。
特殊情况下，公司个别合同可能无法在系统上进行审批，但公司所有合同信息又必须在系统上完整记载，故而需要设置合同补录模块，允许合同承办人在该模块对线下审批的合同信息进行补充登记。补录时一并录入合同起草页面信息、立项资料、合同资料等，相关文件统一采用附件方式上传，包括合同用印签订信息。通过合同补录进系统的信息，同样能够被查询、台账统计。
13.移动办公。
随着移动通信技术的迅猛发展，合同管理信息化建设除了要在PC端实现，还要在移动端实现。实践中，公司大多通过公司第三方平台与合同管理系统进行集成，在第三方平台下设置合同管理系统模块，为公司员工推送相应合同待办、待阅信息，可打开待办待阅，查阅合同立项、起草界面信息、合同正文等合同相关信息，进行各项待办、待阅事项的移动审批处理。