实现合同事前、事中、事后一体化管理

三、实现合同事前、事中、事后一体化 管理

公司想要防范风险,实现自身的合同利益,就必须对合同的全过程进行有效的管理,实现事前、事中、事后一体化。若有一个阶段缺失、发生问题或者部门之间的工作无法有效地配合进行,都会导致公司无法顺利地实现自身的合同利益,甚至由此遭受合同损失。因此,实现合同风险管理的一体化对于公司而言至关重要。

(一)分工明确,部门协作

绝大多数的合同在签订及履行的过程中,并不是由某个部门独立完成的,而是需要若干部门在不同的阶段共同完成。各部门之间相互协作,才能保证合同全过程管理的顺利完成。

1.职责不同。

大部分的公司将合同归口管理职责放在法务部门,由法务部门负责制定和完善合同管理的制度和流程。业务经办部门参与合同的全流程管理,负责合同各个环节的连接和合同所涉各个部门的沟通协调工作。因此,在公司建立完备的合同全过程管理体系之下,法务部门与业务经办部门具有不同的工作职责。

2.工作内容不同。

合同管理全过程涵盖了合同从签订到履行的整个阶段。从合同签订前的立项、洽谈、审核,到合同签订的用印,再到合同签订后的资金支付、履约跟踪、合同变更等,涉及业务经办部门、法务部门、财务部门和用印部门等诸多部门。一般的大中型公司均建立了相应的合同管理制度,制度中专门对公司内部各部门的合同管理工作有明确规定,确保制度落实到实际合同管理工作中,不会存在工作内容错位的情况。

3.互相协作、互相监督。

在理解各部门之间工作职责及工作内容不同的基础上,也要明白业务经办部门和法务部门的工作是相辅相成的,最终目的是维护公司利益。比如,就原料采购合同而言,计划部门和采购部门负责决定采购什么、采购多少、采购什么质量标准,以及选择最好的合同相对方、商定合同文本、合同签订后执行合同。法务部门负责在合同条款中拟设公司合同利益、防避合同风险、审核合同是否履行公司内部批准程序等。业务经办部门和法务部门均是以追求公司利益为目标,以合同的签订和履行为主线,互相协作和相互监控。只有这样,一份原材料采购合同才能健康地履行。

(二)管控合同风险的四个环节

1.风险识别。

风险识别是合同风险管理的前提,即识别可能遇到的所有风险源和风险因素,分析风险的性质,对其特性进行判断,同时发现引起合同风险的主要因素。在此基础上利用系统的、规范的程序、步骤和方法查明可能成为合同风险的诸因素,风险识别在任何一个阶段都应当具备,并非只在事前审查工作中需要,而是应贯穿合同管理的全过程。

2.风险分析。

在风险识别的基础上,预估风险发生的概率、风险的范围、风险的严重程度、持续时间、发生情况,从而找到合同管理的风险点和影响因素,将风险进行排序,进而确定主要风险,确定可否接受合同风险,或者选择控制合同风险的方法,降低或转移风险。合同管理风险分析能够为整个企业风险管理提供重要的参考。

3.风险规划。

各个环节中,只要预见到风险存在发生的可能性,企业就须相应制定规避策略及其具体的实施手段。通常在事前审查中采取预防措施等方式,如合同签订前发现对方履约能力差或商业信誉不足,企业会选择放弃与之订立合同;合同履行中一旦发现担保出现问题,企业会要求对方提供新的增信措施;事后救济则通常采用保全、诉讼等形式进行,企业可以根据不同阶段采用不同的规划方式。

4.风险监督与控制。

一般而言,合同风险监督与控制的方式是监督已识别的合同风险,管理残余的合同风险,识别新的合同风险,保证合同风险计划的执行,并时刻评估合同风险,规划对降低和规避合同风险的有效性。实现合同风险管理一体化需要始终坚持在各个阶段中贯彻以上四个环节,及时发现问题,解决问题。