目前公司合同信息化建设中存在的问题
我们知道，国外对于合同信息化管理的研究起步要比国内早许多。从20世纪80年代起，国外就已经兴起了一轮业务流程重组与全面质量管理的浪潮。基于信息技术的合同信息管理软件工具及系统逐渐开始进入大型公司和政府机关事业单位，微软、SPAT、IBM等众多软件公司也都陆续研发出了与合同管理相关的计算机软件产品。并且合同信息化管理功能已逐渐成为一个必备的常用子系统功能存在，这对于合同信息化的工作理念产生了非同凡响的影响。
而国内对于合同信息化管理的研究和摸索却经历了相当长的时间。最早出现的对合同的信息化管理只是简单的文字档案管理，也只是对于合同数字化的一个简单的记录。慢慢发展起来后，我国公司在合同信息化管理系统仍主要局限于大型公司，尤其是外资、合资等跨国性公司较为普遍。一般情况下都是通过直接引进国外现有的合同信息化管理系统，并结合公司内部环境进行适当的改造，采用软件工程的相关理论及方法进行个性化处理。
据了解，国内目前合同信息化管理最先进、最成功的是广西交通投资集团有限公司。另外，中国移动公司、中国联通公司的合同信息化管理工作也比较成功，基本实现了合同管理目标与计划的明确、工作的流程化标准化及过程的公开化公正化的几大目标。总体来说，国内合同信息化建设总体上仍处于起步阶段。由于地区差异较大，经济发展较快的东部地区及沿海地区在这方面启动较早，信息化程度较高。即便在同一区域，由于管理模式及管理理念的区别，合同信息化建设的程度在各公司之间的进展情况也各不相同，未能形成行业的统一使用标准样本，各系统在质量方面存在较大的差异性，特别是系统的功能完整性和先进性方面表现明显。
合同的信息化管理建设是个系统性工程，涉及公司管理理念的变更，工作流程的再造，公司资源的有效整合以及员工思想的转变等方面，这些工作在很大程度上改变了员工固有的工作习惯，对传统的工作方式带来巨大改变，因此，阻力也是不小的。
1.系统信息孤岛，无法做到资源共享。
对于现实中的大多数集团公司来说，集团总部的财务系统、人力系统、业务系统和合同系统之间各自为政，信息不共享不互换，无法有效串联，数据信息与业务流程严重脱节，很容易形成信息孤岛。同时，在很多集团公司，下属子公司也只限于在公司内部进行有限的信息共享，各单位之间的信息沟通较少，各自掌握的业务数据很难做到即时的传递共享使用，这样就给各层级员工的数据统计工作、领导决策工作带来不必要的困扰。
以工程建设类公司为例，据不完全统计，工程建设项目设计工作中，设计人员每天花费35%的时间来查询相关工程业务数据资料。工程建设项目的施工管理人员则要花费大约50%甚至更多的时间来进行信息方面的互通和交流，以取得更准确的数据信息，这在很大程度上制约了工作的高效开展。
2.管理观念陈旧，技术落后，不能及时跟踪信息。
由于现代经营管理思想和理念进入我国的时间比较晚，合同管理信息化建设推进很大的难点在于员工思想的转变，特别是公司经理层领导思维的转变。有些公司高层管理者不认同信息化建设工作，安于现状，欠缺开拓创新的勇气，更不会积极主动地推进工作。
至于普通员工，首先是职业素养和专业技能有缺失，其次是由于信息化改变了其原有的工作方式和习惯，特别是信息化建设初期会增加其工作量，员工容易出现不理解不认同，甚至消极、懈怠和抵触的情绪。再加上信息化建设初期可能会出现的技术不完善，系统设计不稳定和数据录入工作量大等问题，会引起短暂的系统数据部分缺失，需要员工和系统工作人员仔细排查，这又在一定程度上加大了员工的工作量，因此，合同管理信息化建设初期将会异常艰难。
3.低效静态管理，难以实现合同全过程动态管理目标。
大多数公司长期使用的都是纸质合同。合同数量多，执行周期长，管理难度大。特别是基础设施建设类公司的项目合同，往往一个项目可能会涉及几十上百个合同，合同主体非常多，事项纷繁复杂。单个合同之间还存在相连关系，一个合同可能会制约着另一个合同、多个合同的执行，查阅存档都存在一定难度。而且一个合同在签订前往往会需要各单位职能部门处室的审批同意，审批过程中如出现需要修改完善的情况，合同就需要承办人员反复多次往返于各部门之间进行重新审批，审批流程就变长。同时由于纸质合同的流转过程无法记录过程跟踪情况，一旦出现问题，也很难界定清楚责任。各部门合同管理的职责不一致，又缺乏统一协同的平台，没有一个部门可以掌握合同的全过程，容易引发风险。经常是风险发生时，管理部门才知晓，这种后知后觉的管理行为是非常危险的，这就迫切需要推进合同管理信息化建设，以达到高效留痕全过程管理。