三、法务人员
大多数公司的法务人员往往不属于核心人员,有的公司甚至没有独立的法务部门。在这样的内部环境之下,对有经验的法务可能影响不太大,因其早已对职业特点适应了。而对于经验较少的尤其是年轻法务来说影响就大了,往往只能在逐步摸索中前行。不管是有经验的还是没有经验的法务,合同管理是每一个法务人员都需要面对的日常工作内容。
(一)法务人员的基本功——合同审查
作为公司法务人员,最基本也是最重要的一项技能就是合同审查。无论是初出茅庐的新人法务,还是公司总法律顾问、法务部门负责人,合同审查均放在岗位职责和要求的重要位置。一个法务人员专业水平的高或低,从其审查一份合同的过程中就能看得出来。
1.法务人员要懂业务。
公司在招聘时侧重于对法务人员法学专业知识、逻辑思维能力、文书写作能力、口头表达能力等多角度的专业技能考查。法务人员入职时的个人专业条件基本大同小异,而真正决定法务人员职业前景的是融合专业知识和业务知识的能力。当然,对于一个初出校门的年轻法务人员来说,要求他掌握本公司的业务是不合实际的。但是,作为法务人员来说,一旦进入本公司,就应该积极主动地去尽快学习本公司的业务。合同审查是法务人员深入了解业务的最好机会。
合同的根本作用就是业务实施的指引。一份合同体现了签订双方谈判的所有要点。法务人员只有和业务部门进行深入沟通,了解合同背后的业务逻辑、法律关系、关键环节、交易风险等,才能在合同审查时将业务论证和设计嵌入合同条款,起到事半功倍的作用。在此过程中,法务人员通过沟通加强了与业务部门的感情,提出的建议也能更好地被业务部门听取,避免了部门之间信息不通造成的矛盾。
2.法务人员要讲策略,要抓重点。
由于法律人的思维严谨,所以审查合同通常都会力求面面俱到。但面面俱到并不意味着“胡子眉毛一把抓”,审查合同能抓住重点才能体现法务人员的工作价值。
在公司重大业务之中,合同双方往往订立复杂、严密的合同,此类合同条款完善、风险较小。但公司日常业务合同一般较为简易,法务人员审查时经常感觉无从下手,或者堆砌更多的条款去补充完善合同。
在没法做到完美合同的情况下,法务人员合同审查重点应该是合同的商务条款。因为法律条款的缺失很容易引用相关法律规定进行弥补,但如果商务条款缺失则很难通过援引法律规定进行弥补。比如,合同没有约定诉讼管辖,完全可以根据法律规定在被告所在地、合同履行地起诉。但双方若对于价款或计价方式约定不明,即使可以援引法律规定进行处理,但最终结果可能与双方签订合同的预期有很大差距。
(二)法务人员的智慧——管理合同
合同管理是公司法务人员的经常性工作,十分考验法务人员的智慧。如果处理不好合同管理中的问题,将会造成法务人员工作量的剧增、工作效率的降低,同时影响法务人员无法做好其他法律事务工作。
首先,做好制度建设。法务部门一般是公司规章制度制定的部门或主要参与部门。法务部门要充分利用自己的这一优势,在充分调研公司领导和各部门人员合同管理意见的基础上,整理形成适用于本公司的合同管理原则和流程,明确到制度中并严格地加以执行。在这个过程中,法务部门要把自己的思想贯彻进规章制度之中,使规章制度成为自己思想的具体化,成为可操作的条文。这是从根本上、源头上改善公司合同管理的举措。
其次,做好流程设计。合同管理流程直接影响合同管理效率,业务部门一方面希望更多的部门参与合同审查共同分担风险,另一方面又不乐意各部门提出太多意见造成合同反复修改耽误审查时间。因此,设计科学合理的审查流程非常重要。如何兼顾效率和风险防范,是流程设计中的一个难题。对于国企来说,应该始终把风险防范放在首要位置。
最后,做好授权委托。公司不管规模大小,都不可能让法定代表人一个人签署所有的合同。因此,什么人来签、怎么签的问题,是公司授权委托管理的重要内容。法务人员要将授权委托管理的规定落实到具体管理合同的工作中。否则,放任无权限人员拿着空白合同对外谈业务、签合同,这样的管理存在巨大风险。很多诉讼案件中由于授权委托管理不规范导致被法院认定为表见代理,公司被判赔偿也是“有苦难言”。
(三)法务人员合同管理工作的终极目标——为公司创造价值
订立合同的目的是固定双方的交易内容,保证交易安全,从而实现合同约定的权利义务,实现双方的期待价值。最终得到合同利益进而为公司创造价值是合同管理工作的终极目标。
法务部门工作价值的体现是逐一落实在法务人员具体的合同管理过程中的,法务人员不仅要精通法律,而且要有经营的概念和商业头脑,通过科学、专业、务实的合同谈判和合同管理,为公司降低经营成本,创造价值。法务人员的合同管理工作,不论工作内容是事前审查、事中预防还是事后补救,终归是围绕着提高效益、降低成本、保护经营成果、创造利润、商业竞争保护五个方面来进行的。在合同风险发生后,通过法律手段保护公司经营成果,通过清理和调查掌握公司资产价值寻找最适合公司资产运营的商业模式,通过各种有效手段打击竞争对手、为公司争取商业先机,这些都可以为公司创造价值。