档案机构应当建立“危机是常态”的忧患意识，把“机制”纳入日常工作体系中。重大灾害事故，非单一的档案部门可以应对的，需要在各级党委和政府的统一领导下，档案部门与各相关部门密切配合、通力合作。正因如此，在体制上，应建立起统一指挥、分级负责、相互协调的综合处理档案灾害的常设机构。建立健全中央至地方四级两层防灾体系，四级即中央、省（市）、市、县（市、区），两层即为制定策略的防灾抗灾领导小组和推行防灾抗灾措施的行动小组。各小组制定相应的工作职责，并落实到具体的工作人员。
