二、陈述的艺术

二、陈述的艺术

陈述就是叙述自己的观点或问题的过程。谈判的各个阶段都离不开陈述。陈述的技巧涉及三个部分:入题、阐述和结束。

(一)入题的艺术

1.气氛渲染式

气氛渲染式是通过一些与主题关系不大的中性的话题入题,但是为了使陈述能顺利进行下去,应尽量选些积极的、令人愉快的话题来谈。一般来说,热情寒暄式常用的话题有:有关气候和季节的话题;有关热门话题;有关新闻和文娱的消息;有关个人爱好、兴趣方面的话题;有关衣食住行的话题;双方如果是老相识,可谈谈合作的历史;有关旅途经历;有关健康、家庭状况的话题;介绍己方的谈判人员(经历、成就等);寒暄而谦虚地介绍自己等。以上话题由于容易被人接受,有助于消除双方的戒备心理,创造一种宽松的气氛。在用语上多使用一些赞誉、鼓励、欣赏、关心、寒暄和谦虚等方面的词语。

2.开门见山式

以直奔主题式入题,就是直接谈与陈述的正题有关的内容,这些内容是组成陈述正题的一部分,如围绕正题介绍己方的有关情况。介绍有关情况时,可先一般,后具体,即先泛泛地从面上谈起,逐渐进入重点问题;亦可先具体,后一般,即先谈细节,再定协议原则等。

(二)阐述的艺术

1.开场阐述

以己方开场阐述为例,主要有以下要点。

(1)开宗明义,明确本次会谈所要解决的主题,统一双方的认识。

(2)表明己方通过洽谈应当得到的利益,尤其是对己方至关重要的利益。

(3)表明己方的基本立场。可以回顾双方以前合作的成果,也可以展望或预测今后双方合作中可能出现的机遇或障碍;还可以表示己方可采取何种方式为双方共同获得利益做出贡献等。

(4)开场阐述应是原则性的,而不是具体的,应尽可能简明扼要。

(5)开场阐述的目的是让对方明白己方的意图,以创造和谐的洽谈气氛。

如果是对方先开场阐述,己方应该认真耐心地倾听对方的开场阐述,归纳对方开场阐述的内容,思考和理解对方阐述的关键问题。如果对方开场阐述的内容与己方意见差距较大,不要打断对方的阐述,更不要立即与对方争执,而应当先让对方说完,认同对方之后再巧妙地转移话题,从侧面进行反驳。

2.真诚沟通

以诚相待是获得对方同情和信赖的好方法,因为人们往往对坦率诚恳的人有好感。在谈判中要以诚相待,阐述意见要客观,说话态度要诚实,对待对方讲诚信。当然,以诚相待是有限度的,并不是将商业秘密和己方的想法和盘托出,而是以既赢得对方信赖又不使己方陷入被动、丧失利益为尺度的。

3.让对方先谈

在谈判中,当己方对市场态势和产品定价的新情况不很了解,或者尚未确定购买何种产品,或者无权直接决定购买与否的时候,己方一定要坚持让对方首先说明可提供何种产品,产品的性能如何,产品的价格如何等,然后,再审慎地表达意见。有时即使己方对市场态势和产品定价比较了解,心中有明确的购买意图,而且能够直接决定购买与否,也不妨先让对方阐述利益要求、报价和介绍产品,然后,再在此基础上提出自己的要求,往往常能收到奇效。

4.紧扣主题阐述

任何谈判的双方,都是怀着一定的目的,肩负着一定的使命来到谈判桌前的。这便决定了每次谈判必有一个或多个主题。由于时间有限,谈判双方在谈判中都要紧紧围绕主题进行阐述,与谈判主题无关的意见不要发表,以免使对方产生反感,给谈判带来障碍。

5.正确使用语言

(1)准确易懂。在谈判过程中,使用的语言要规范、通俗,能使对方很容易听明白。有时如确需使用某些专业术语,则应以简明易懂的习惯用语加以解释。一切语言均要以达到双方沟通,保证洽谈顺利进行为前提。

(2)简明扼要。由于人的记忆能力有限,在短时间内只能记住有限的、具有特色的内容,所以,谈判者在谈判中一定要简明扼要地阐述自己的观点。这样,才能在洽谈中收到事半功倍的效果。

(3)富有弹性。谈判过程中所使用的语言,应当丰富、灵活、富有弹性。对于不同的谈判对手,应当使用不同的语言。如果对方谈吐优雅,很有修养,己方语言也应十分讲究,做到出语不凡;如果对方语言朴实无华,那么己方用语也不必过多修饰;如果对方语言爽快、直露,那么己方也不要迂回曲折,语言晦涩。总之,要根据对方的学识、气质、性格、修养和语言特点,及时调整己方的洽谈用语。这是迅速缩短谈判双方距离、实现平等交流的有效方法。

6.巧妙摆脱困境

当谈判出现危机、无法达成协议时,为了摆脱困境,给自己解围,并使谈判继续进行下去,可使用下列解围用语:“真遗憾,只差一步就成功了!”“就快要达到目标了,真可惜!”“这样做,肯定对双方都不利!”“再这样拖延下去,只怕成交的可能性很小啦。”“既然事已至此,懊恼也没有用,还是让我们再做一次努力吧!”“我相信,无论如何,双方都不希望前功尽弃!”使用这种解围用语,有时确能产生较好的效果。只要双方都有谈判诚意,对方可能会欣然接受你的意见,为谈判的成功而共同努力。

(三)结束的艺术

结束语在陈述中起着压轴的作用,在谈判中占据特殊地位。出色的结束语既可以让对方深思,又可引导对方陈述问题的态度与方向。如果己方所述问题较复杂,或陈述方式跳跃性较强,则结束时还应加以归纳、提炼。

一般说来,结束语宜采用切题、稳健、中肯并富有启发式的语言,做到有肯定有否定,并留有回旋余地,尽量避免下绝对性的结论,更不能以否定性的语言结束谈判。如果以否定性的话语结束会谈,必将会给对方造成一种不愉快的感受,并对下一轮谈判带来不利影响,甚至危及上一轮谈判中已谈妥的问题或达成的协议。

所以,在谈判结束时,最好能给予谈判对手以正面的评价,对对方给予的合作表示感谢,并以稳健中肯的语气把谈过的议题予以归纳,把谈判的结果予以概括,为今后的合作谈判奠定基础。