学生心理档案的管理
（一）学生心理档案的记录
1.新生入学时建档，完成基本资料的初步填写
正式实施建档施测之前，最好先通过讲座、宣传手册等多途径对学生开展相关的心理健康教育，帮助学生树立正确的心理卫生观，打消学生对填写档案的顾虑。如果条件不允许，至少应在正式施测前，花几分钟来强调心理建档的意义与注意事项，让学生知道心理建档是用现代心理科学的成果来了解自身、获得帮助的一种权利，而不仅仅是一种负担；心理档案资料是保密的，完全可以放心、大胆地填写；心理测试不是考试，没有对错之分，只要按照自己的真实情况填写就行了。
首次建档的时间最好安排在新生入学正式上课后一两个月，因为刚入学时都会有自我防范意识，测评很容易失真。正式上课一段时间后，多数学生已基本适应新环境，进入学习的正常状况，获得的资料可以反映学生较为平常的水平。形式上，建议以小班或院系为单位集体施测。为确保建档的科学性，施测人员最好由心理辅导老师担任，如果人员不够，也可由班主任来协助完成，但在施测前一定要进行相关的培训，确保他们了解建档的基本程序、具体要求及注意事项。
2.以后每学期或每学年教师将新资料和变动情况逐渐补充填写
个体的心理健康状况是一个动态变化、不断发展的过程，尤其是中小学生的心理尚未成熟，学习和生活环境的改变很可能带来他们心理上的迅速成长或变化，因此学生心理档案的建立应该是一个长期和动态的过程。但由于人力和财力投入的严重不足，目前多数学校都将建档时间设在新生入学第一学期，此后便无任何跟踪记录。这种静态的心理档案显然不能准确、完全地反映学生的心理变化。因此，应重视动态化心理档案的建设，比如每年定期普查或不定期抽查学生的心理健康状况，班主任或班级心理委员及时反馈同学的异常行为和心理表现等。
3.毕业时完成各项资料的填写，并做总检查一次
（二）学生心理档案的保管
资料的保管通常有集中式和分散式两种。鉴于心理档案的保密性和动态性，最好采用集中式保管，即在学校心理健康教育机构提供专门的档案室存放，并配有专业人员管理，资料分类存放，不断记录补充、经常使用，最大限度地发挥心理档案的价值。心理档案管理人员必须具备相应的职业资格，如必须是心理学专业本科毕业，或具备相应的资格证书，或接受过系统的心理测量与评估的专业培训，并具有一定的心理档案管理经验等。
随着计算机技术的发展，有越来越多的学校开始引入心理档案电子网络管理系统，这不仅提高了心理档案管理的自动化水平，方便快速检索查询，有利于及时动态更新，而且多数系统都提供了便捷的统计功能，协助没有心理统计学专业基础的教师进行数据统计分析和结果解释，有效弥补了当前心理建档人员专业化水平不高的问题。但是电子档案也存在病毒攻击、信息泄露、停电即停工等缺点，所以不能完全用电子档案取代文本档案，建议采用以电子档案为主、文本档案为辅的方式。
（三）学生心理档案的保密
心理健康档案涉及学生个人隐私，如果将这些资料公开，会给学生带来极为严重的心理伤害。《中国心理学会临床与咨询心理学工作伦理守则》中明确规定了心理档案的保密性原则：“心理师专业服务工作的有关信息包括个案记录、测验资料、信件、录音、录像和其他资料，均属于专业信息，应在严格保密的情况下进行保存，仅经过授权的心理师可以接触这类资料。”心理档案管理的管理应严格规范，管理人员不能随意公开学生心理档案的内容，不能允许领导、班主任、科任老师、家长随意查看学生的心理档案；不将心理档案放入学籍档案中；避免在教学和咨询过程中随意透露某学生的测试结果，给学生造成负面影响等。但是心理档案提供的很多信息在心理健康教育、教学与管理等方面都应该发挥重要作用，过于保密，限制过严，也会有碍于心理档案的有效使用。那么到底学生的心理档案该如何使用呢？中国台北著名心理学家冯观富认为，是否该给予保密，应视资料的性质和资料公开对学生的影响而定，并指出了七项保密资料的原则：
1.保密之义务应视情况而改变，并非绝对一成不变。例如，当某个学生的现状危及其个人身心健康、生命安全，或者将会给别人甚至社会造成严重的危害时，可以向有关个人或组织做最小限度的心理档案资料披露（只披露有必要的信息），以便将危害降到最低，为成功进行危机干预提供基础性数据；学生要求查看自己的心理档案时，工作人员也应满足学生的要求，并对档案内容给予科学的解释，帮助学生从科学的角度理解档案中的数据与内容，帮助学生更好地了解自己，完善自己。
2.资料是否保密应视其性质而定，若该资料已是公开或很容易成为公开之资料，则不须保密。
3.资料本身不具任何伤害性，则不须保密。
4.若资料对辅导人员或机构具有使用的价值，且为必需使用者，则此资料不受保密限制。例如，心理健康教育机构可以将不涉及个人隐私信息的班级、全校心理测试的报告呈现给相关班主任、教师、学院和校级领导，并为学生的教育和管理提供指导建议，从而促进教学和管理工作取得更好的效果。
5.资料的保密应对当事人的权益与名誉为主，即使与法律相违，辅导人员亦应保障当事人的权益。
6.资料的保管亦应考虑辅导人员的声誉及权益，使其不受伤害或攻击。7.资料的保密亦应考虑无辜的第三者及社会的权益。
（四）学生心理档案的销毁
学生心理档案经过年年累积，数量会变得非常庞大。若永远保存这些档案，学校可能会不堪重负。恰当的做法是：学生毕业离校后，大部分学生的心理档案保存一定期限（一般至少一年）。然后进行统一鉴定，对日后学校心理健康教育工作具有重要参考价值的档案可以进行永久保存，一般性的学生心理档案就可以进行销毁。