分清工作的轻重缓急
处理事情优先顺序的判断依据是事情的“重要程度”。所谓“重要程度”，即指对实现目标的贡献大小。请注意，虽然有以上的理由，我们也不应全面否定按事情“缓急程度”办事的习惯，只是需要强调的是，在考虑行事的先后顺序时，应先考虑事情的“轻重”，再考虑事情的“缓急”。同时考虑上述两个方面，可以用下面的时间管理矩阵表7-4-1对工作进行分类：
表7-4-1 时间管理矩阵表
第一象限是重要又急迫的事，诸如应付难缠的客户、准时完成工作等等。第二象限是重要但不紧急的事，主要包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等。第三象限是紧急但不重要的事，表面看似属于第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。第四象限属于不紧急也不重要的事，可做可不做，像阅读令人上瘾的无聊小说、看毫无内容的电视节目。
显然，只有主要时间集中于第二象限事务的人，才是真正有效率的人，这也是自我管理所追求的目标。如果我们能够这样管理时间，我们将成为善于审时度势的人，从而能够发现问题的关键，当机立断并提前采取措施，防患于未然。尽管我们有时也有燃眉之急，却能尽量降到最低。
生涯案例
一张价值两万伍仟美元的纸条[16]
查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我将支付给你任意的顾问费。”
李爱菲递了一张纸给史瓦，并对他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心，只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运用任何其他方法，你也同样无法完成它们，而且如果不借助某一件事的优先次序，你可能甚至连哪一项工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯，当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用。”
数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲，并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课。伯利恒后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者，据说可能是由于李爱菲的那数句真言。