行政事业单位加强内部控制体系建设的有效策略
随着经济发展,社会环境愈加复杂,行政事业单位作为行使国家职能和提供社会公共服务的主体,面临更多挑战,无论是从自身完善内在需求,还是从迎接全媒体时代社会监管挑战出发,行政事业单位内部控制体系建设都不是可有可无,而是建设意义深远,大势所趋,势在必行。因此,应从以下几方面着手。
(一)塑造内控意识,形成有利于内部控制体系建设的认知
内控意识强与弱直接决定着一个单位内部控制体系建设成功与否。在内部控制体系建设过程,应当通过举办专题培训班等方式,加强宣传学习,把国家法规政策与自身内部控制建设相结合,系统学习和解读内部控制基本知识、基本理念和建设框架,树立风险意识,牢树“单位负责人是第一责任人、全员参与、必须建设实施”思想,使单位“一把手”明白自身在内控体系建立中承担的重大责任,其他成员清晰其在内部控制中的职责权限,增强对内控体系建设的认同感,提升内部控制体系建设受重视程度,从而具备推动内部控制体系建设的意识和主动性,形成自上而下的内部控制体系建设良好局面。
(二)优化内部环境,创造有利于内部控制体系建设的条件
内部环境是单位实施内部控制的基础,也是内部控制生存发展的“土壤”,直接决定了业务层面内部控制建设实施的效果,因此,在内控体系建设时,应当注重内部环境的构造。
第一,科学设置组织架构。如果说内控是单位的脉搏,那么组织架构就是单位的骨架,直接影响着单位内部人财物流动是否顺畅。在进行内部控制建设时,行政事业单位就要科学规划、统筹设置单位组织机构,建立决策部门、执行部门和监督部门,确保“三权”分立,确保组织健康有序。同时,成立内部控制建设项目组或指定牵头部门,尽可能地创新尝试设立内部纪检监察部门和审计部门,以充分发挥纪检监察部门在单位党风廉政建设、防止腐败,审计部门在审查和评价内控适当性、合法性和有效性等方面不可替代又相互补充的作用。
第二,明确赋予职责权限。我国行政事业单位普遍存在的权责不清、多头管理、无头管理的现象,是造成行政事业单位办事效率不高、群众满意度低的直接原因。因此,单位要以内控建设为抓手,对部门职能进行科学合理分解,按照“不相容职务相互分离”的控制要求,确定各个岗位职责权限和工作要求等,做到人员责权清晰,岗位相互分离、相互制约和相互监督。
第三,加强工作作风建设。内部控制的有效性,归根结底还是依赖于人的执行,而执行的效果,又取决于人的观念、态度、行为和人员之间的合作精神。因此,还应加强人员管理,建立行政事业单位人员管理制度,如考核、晋升、奖惩激励等制度,培养工作人员敬业、爱岗、诚实、守信、团结、合作等职业素养和工作作风,并在单位“一把手”主导和亲身示范下,带动影响整个单位,共同营造积极向上、风清气正的单位文化氛围。
(三)细化内部控制制度,构建有利于内部控制有效执行的体系
内控制度是开展内控工作的指导文件,在内控中起着举足轻重的作用。内控制度能不能有效地执行,除外部因素外,关键还要看制度本身设计是否合理。因此,单位要结合业务,按照内部控制规范要求,全面梳理现有制度和流程,明确业务环节,查找各类风险,认真思考内部控制制度建设存在的问题与薄弱环节;并进行科学合理的分类,建立健全内部控制管理制度,确保制度整体性和一致性,防止制度之间矛盾或重叠;并在制度基础上进一步制定实施细则,将制度分层管理细化为一系列流程,着力构建起适应改革发展新要求的内部控制制度体系;并将这些制度、流程汇编成《内控手册》,让每一个人员都能清楚明了办事规章制度和流程,真正促进内部控制制度的落地执行。如深圳市某交通委就确立了“以预算管理为主线、以资金管控为核心”的内部控制制度体系,并最终编制了“三本手册”,对促进我国行政事业单位的内控建设起到了很好的示范借鉴作用。
(四)强化评价监督,铸就有利于内部控制实施的机制
健全有效的内部控制体系,加上有效贯彻实施,不仅能够降低公共服务成本,还有利于行政事业单位高效履行职能,从而提高公共服务的效率和效果。然而,内部控制体系建设和实施非一日之功,需要通过不断评价来发现内控体系设计过程中存在的缺陷与不足,并通过运行维护适时修改,以实现内控体系调整和优化;需要通过恰当的内外部监督检查,来准确反映内控执行效果和效率,发现内控设计与执行中存在的偏差,并及时予以纠正,确保“说”到的都做到,设计与执行同频共振、步调一致。因此,行政事业单位应当定期开展内部控制基础性评价工作,增强内部审计监督检查制度,开展内控审计,并注意引入或接受外部监督,确保内部控制的持续有效。