内部控制的应用过程
(一)变革前后组织架构变化
(1)某展览公司变革前的组织架构是:实行各项目部门职能中心制,各项目部门下设各责任中心。
(2)实行内控管理制度后,以某展览公司为核心,取消子公司及控股公司的成本中心,将公司的品牌宣传中心、客服中心、运营中心、综合中心、信息中心合并统一运营管理,打破了各自为政的现象,精细核算每个展会项目的利润和成本,极大地降低了各子公司运营成本。
(二)参与部门和人员
某展览公司在实施了内部管理制度后,按照全员参与的原则,各子公司所有部门和人员都参与其中。运营中心作为内部管理运营主体,负责组织及流程的制定、修改;负责解决并协调展会期间遇到的各种问题;负责各责任中心的资料收集、统计和分析;负责总结会议的主持、会议决议的跟进和反馈;负责各责任中心报表、各项通知的上传和下达;协助人力资源部门对各项目的利润进行绩效考核。
(三)信息化条件部署
(1)为加强内部控制信息化建设,提高企业竞争力,某展览公司管理层高度重视,多次组织召开管理会议,会议要求各责任中心、全体人员积极参与,建言献策,最终形成了信息化具体部署方案,并上报董事会审批通过。
(2)实施内控是一个管理分析的过程,每个部门都必须根据实际情况进行分析,保证分析尽可能涉及经营过程的各个环节,分析结果汇总到运营中心,由运营中心对各部门基础信息再进行分析整合,并做出分析总结。
(3)在运营管理信息化方面,增加OA办公系统、HR系统、ERP软件等,提高管理效率。经过信息化管理的升级,有效提高了各项目的经营效益,实现各项目利润最大化。
(四)内部控制管理的主要实施过程
(1)按各中心业务板块特点,在项目立项、预算编制、招展、宣传推介、观众组织、现场运营等阶段进行细分,有针对性地编制各阶段具体业务流程及控制制度。
(2)对于集团资金池中整体资金筹划方面,结合公司下属各子公司实际情况、展会排期的不同,建立集团统一管理的资金池,统筹调配资金的运作,使其资金使用效率最大化。
(3)在预算控制方面,结合各展会项目的销售回款、成本费用支付,加强管控。建立严格的预算考核制度,各项目按年制定预算,按月上报预算执行情况,从财务分析常用指标、预算使用情况等方面进行定量和定性分析,将预算控制落到实处,确实达到预算控制的效果。
(4)对于应收账款回款方面,建立期内应收账款的管理、逾期应收账款管理,运营中心建立回款制度与销售人员奖金提成挂钩,加强培训回款催收技巧等,大大加快了应收账款回款速度。
(5)有效地利用互联网与信息化管理,将各环节审批流程及权限管理网络化,全部实行线上审批。对合同管理、日常经营管理网络化,极大地提高了工作效率。
(6)建立各责任中心绩效考核激励计划,按月考核,按季兑现。考核周期按展会项目进度进行,完成后建立团队提成奖金等,有效激励了员工,激发了潜能,大大提高了员工工作积极性。
(7)为保证内部控制顺利进行,某展览公司运营中心重视提高突发事件应对能力的日常学习和培训,建立了应急管理机制。2020年新冠肺炎疫情暴发,运营中心通过经营分析,充分了解外部环境变化,结合公司内部信息资源,及时调整经营理念,将公司的线下展览转型为线上展览,使公司运营得以持续发展。
(8)加强企业文化建设,加强企业经营管理理念、经营目标的宣传,树立企业价值观,增强员工对公司价值的认同感及归属感。制定合理的人才选拔、培训与员工晋升制度,制定科学的内部薪酬制度,促进了员工与企业的共同发展。