归档要求、整理方法
第八条 属于归档范围的救助文件材料应当在救助工作完毕后30个工作日内归档。
归档的文件材料应当真实完整、图文清晰。
电子数据、录音带、录像带、磁盘、照片等特殊载体材料,应当与纸质文件材料一并归档,确保可读可用。
归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目,使用蓝黑墨水或者碳素墨水钢笔填写;救助档案目录应当打印;备考表和档案目录一律使用A4规格纸张。
第九条 救助档案按照救助类别——年度——保管期限分类整理。
救助类别分为成年人救助、未成年人救助保护两类。
年度是指救助完毕的时间所属年度。
保管期限是指根据救助档案的使用价值所确定的保管年限。
第十条 救助文件材料的整理归档应当遵循下列原则与方法:
(一)救助文件材料按照年度归档。(https://www.daowen.com)
(二)一个求(受)助人员的材料组成一件。成年人携带未成年人求助的,分别组件归类,并在各自《救助档案目录》“备注栏”中注明相关情况和档案号。
(三)根据求(受)助人员的个体差异,确定每件归档文件材料的具体范围,并按照文件材料形成的时间顺序排列。
(四)以有利于档案保管和利用的方法对件进行固定。
(五)按照本办法第九条的规定对救助档案进行分类,在最低一级类目内依据救助完毕的时间顺序排列,并从“1”开始编制室编件号。
(六)在件内文件首页上端的空白处加盖归档章(式样见附件1),并填写有关内容。归档章设置全宗号、类别、年度、保管期限、室编件号和馆编件号等项目。
(七)按照室编件号的顺序将救助档案装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊和备考表(式样见附件2、3、4)的项目。
(八)按照类别分别编制救助档案目录(式样见附件5)。
(九)救助档案目录区分年度和保管期限,加封面后装订成册,一式三份,并编制目录号(式样见附件6)。
第十一条 照片、音像材料分别按照《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)和《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-1995)的要求整理;救助管理工作中形成的电子文件按照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)和《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38-2008)的要求整理。