供应商的遴选和品质保证
医疗机构为药品的使用单位，也是从生产到储运到应用的最终环节。因此，药品安全对于医疗机构而言并不亚于生产企业所担负的责任。医疗机构应保证药品引进、储存、发放、使用等环节的安全。药品质量的把关应根据法律、规章、制度等进行层层确保，即坚持质量第一的原则。
药品直接作用于人体，与人的生命安全和身体健康息息相关。药品虽然是特殊商品，但其仍保留着商品内在质量是不同的的特性。因此，对于药品质量的要求远高于普通商品。虽然，一些专家认为药品只有合格与不合格之分，而非像其他商品那样存在高档、低档的区别，但实际上不同药品生产企业生产的产品在质量均一性或本身综合质量上存在差别。例如，不同厂商生产的成盐粉针剂其溶解的好坏差别就很明显。包括包装质量的差异都能体现出药品使用时所带来的安全问题，例如一些大输液包装材料性质、质量的差异不同，在使用时刺穿瞬间所产生的碎屑有时就会造成用药安全隐患。
药品生产企业数量多是我国医药行业的一大特点，据SFDA药品安全监管名录显示共有药品生产企业7150余家。中国可生产原料药1500种，且多个药物品种产量位居世界第一。2007年全国医药业产值6679亿元人民币，然而，美国作为全球新药研发和药品生产的主要国家，单辉瑞制药一家在2008年营业额达483亿美元，员工总数近10万人。也就是说，美国的药品生产企业规模非常庞大，高度集中，这样监管的效率和效果都有极大保证。反观我国药品生产企业规模效益低、仿制产品多、生产质量参差不齐、质量标准相对滞后，所依托的科研力量更加薄弱。面对数千家药品生产企业的产品，医疗机构如何选择、药事管理与药物治疗委员会如何发挥专业所长去保证药品质量，最基础的方法即是选择优质的供应商。
遵循药品采购的有关制度和规范是医疗机构中药品质量保证和保护自身的根本。WHO《药品采购操作规范》提出的药品采购战略目标中认为预选提供高质量药品的可靠供应商。来源于可信赖供应商的优质药品须经过筛选，建立科学规范、可持续的药品质量保证工作程序并监管落实。
我国《药品管理法》及实施条例要求，医疗机构必须从具有药品生产、经营资格的企业购进药品；医疗机构必须建立并执行进货检查验收制度，验明药品合格证明和其他标识；不符合规定要求的，不得购进和使用。医疗机构购进药品，必须有真实、完整的药品购进记录。药品购进记录必须注明药品的通用名称、剂型、规格、批号、有效期、生产厂商、供货单位、购货数量、购进价格、购货日期以及国务院药品监督管理部门规定的其他内容。从1993年开始为了规范各医疗机构的药品购销行为，通过对美国等其他国家此项工作的学习研究，国内逐步产生了药品集中采购行为，至2000年逐步完善并发展至今。
在药品价格上通过集中招标规模化采购可实现药品价格的最优化，患者是最大受益者。例如为了配合新医改政策，进一步控制药品价格增长，减轻市民在药品消费上的负担，过去北京的药品招标采购是分六组，现在要统一为一组，可以达到北京市内价格相同。目前各省市和部队医疗系统都有各自集中采购的平台，如北京市医疗机构药品集中招标采购中心、上海市医药集中招标采购信息网、海虹医药电子商务网、天津药品招标采购网等。
集中采购招标带来价格优势的同时，药品企业的好坏、产品质量的优劣也得以充分展现。厂家的信誉、综合实力、产品竞争力、产品质量及稳定性比较透明，便于公平、公正地招投标。各级医疗机构据此结果再进行针对自身医疗服务特点进行从中挑选，最终形成医疗机构的采购品种和生产商。
这里列举某招标前入选企业的软硬件条件，有鉴于此，一些规模小、产品差的生产商会被拒之门外。①企业年销售规模（以2008年全年增值税纳税申报表销售金额为准）人民币1亿元以上。②企业信用良好，药材质量优良。③2007年第一季度以来，在国家、地方和军队药品质量公报中无假药记录，未发生严重药品不良事件。④参考2007年全军统筹供应参选和成交履约情况，在2007年全军统筹供应中，凡存在递交虚假资料、中选后不签订购销合同、中选后撤标、不供货、价格欺诈等违规、违约行为的生产企业，视违约情况，所有品种或部分品种不予邀请。
电子商务公司在统筹办公室授权下收集受邀企业和产品资质及相关物价等文件并进行初审，结果由统筹办公室进行复审，并在网上公示。这些文件有：①国内药品生产企业的《药品生产许可证》《营业执照》副本、2008年全年增值税纳税申报表复印件、进口药品国内全国总代理委托协议复印件和《法定代表人授权书》原件。②产品信息以递交国家食品药品监督管理局批准的《药品生产注册批件》《进口药品注册证》、产品说明书和《GMP证书》等产品资质信息为准，同时参照国家食品药品监督管理局基础数据库公布内容。③政府定价产品的物价，参照国家发改委公布的最高零售价、北京市、浙江省及广东省物价部门发布的有关定价文件公布的最高零售价为准；以上物价有重复的，以较新发布的为准，如发布时间年份相同或相近的，以定价较低的为准；上述定价文件都没有的，以企业递交的药品生产企业所在省物价主管部门有关定价文件为准；非政府定价产品依次以药品生产企业所在省、市、北京市、浙江省、广东省物价主管部门公布的零售限价为准。④涉及药品新活性化合物、天然物提取物（单体）专利、中成药适应证专利的，须递交中华人民共和国知识产权局授予的，或其他国家知识产权保护部门授予的发明专利的文件；属于原研制和优质优价中成药无须重复递交有关证明文件，以国家发改委公布的文件为准。⑤获得美国FDA认证和欧盟认证的品种，企业需递交相关证书影印件及经公证的中文翻译件。⑥企业不良记录以国家、地方和军队药监部门2007年第一季度起至今“药品质量公报”公布的内容为准。凡涉及有假药记录的企业，不予邀请。依据入围综合评价体系，评分系统自动产生入围企业。
药品在通过医疗机构药事管理与药物治疗委员会审批遴选通过前须经严格的药品生产企业、经营企业等资格认证及药品质量报告等一系列文件审核。
药品安全监管是药品生产到应用的全程管理。合格的生产企业生产出质量优秀的产品后，药品转移至药品经营行业后进入医疗机构。所以，除了生产商，药品经营企业也同样实施资格认证和许可证管理。许可证制度是国内外加强产品质量管理，确保重要产品得到有效监控的一项强制管理和监督制度，是一项防范不合格药品出现的法律措施，是保护国家、集体和广大消费者利益的特殊监督形式。我国对药品的生产、经营采取许可证管理，并采用行政和法律的手段推行。我国《药品管理法规定》指出，开办药品生产企业，须取得《药品生产许可证》，开办药品经营企业，须取得《药品经营许可证》，医疗机构配制制剂，须取得《医疗机构制剂许可证》。无许可证的，不得生产、经营、配制药品。从而确立了《药品生产许可证》《药品经营许可证》《医疗机构制剂许可证》的法律地位。
《药品生产许可证》是药品生产企业有权生产药品的资格证明，是对药品生产企业生产能力、生产条件的要求和认可，是药品安全、有效、质量可控的证明。无许可证的，企业不得生产药品。
《药品经营许可证》是药品经营企业有权经营药品的资格证明，是对药品经营企业的经营条件、经营行为，如人员素质、管理制度、购药渠道、购药记录、仓储养护等的认可，是药品安全、有效、质量可控的证明。因此，开办的药品批发、零售企业必须取得《药品经营许可证》，无许可证的，企业不得经营药品。
药品GMP、GSP认证时国家对药品生产企业、药品经营企业监督检查的一种手段，是对药品生产企业实施GMP情况，药品经营企业实施GSP情况的检查认可过程，是国家依法对药品生产、经营质量管理、确保药品质量科学、先进，符合国际惯例的管理方法，也是与国外认证机构进行深入合作的基础。从1995年开始进行GMP、GSP认证审核工作开始，至2004年全部达到相应要求，凡不能限期内通过认证的企业将取消药品生产、经营的资格。对于医疗机构在审核资质时主要是要注意认证的有效期，是否能持续达到不断提升的相关认证要求。
药品标准是国家对药品质量规格及检验方法所作的技术规定，是药品生产、供应、使用、检验和管理部门共同遵循的法定依据。药品标准属于强制性标准。我国《药品管理法》规定，药品必须符合国家药品标准。国务院药品监督管理部门颁布的《中华人民共和国药典》和药品标准为国家药品标准。
药品标准反映出在正常的原、辅料与正常生产条件下，通过药品标准的检查和检验，证明该药品的质量符合要求，可供医疗、预防使用。药品标准的内容包括名称、成分或处方组成，含量及其检查、检验方法、制剂的辅料，允许的杂质及其限量、限度，技术要求，作用、用途、用法、用量，注意事项，储存方法，包装等。上述内容也需要在审核药品时予以关注。审核时要注意以下方面：①加盖企业公章和企业法定代表人印章或签字的企业法定代表人的委托授权书原件；②委托授权书应明确规定授权范围；③药品销售人员的身份证。药品经营企业和医疗机构必须对上述文件进行审验，并建立审验记录，按办法规定记入药品购销记录中。医疗机构在药品采购过程中对供应商资格证明文件的审查是一项极其重要的工作，它是药品流通过程终端环节的主要内容之一。资格证明文件的真实性，即资格证明文件的合法性审验加盖本企业公章的药品生产、经营企业许可证、营业执照的复印件的合法性包括单位是否为法人企业，《许可证》与《营业执照》法人是否一致。经营范围是否相符。加盖企业公章和企业法定代表人印章或签字的企业法定代表人的委托授权书原件其内容是否清楚详细，委托授权书规定授权范围是否与其业务相吻合，以及核实药品销售人员的身份证件是否与法人委托的内容相符，并注意上述文件的时效性与完整性。
对于进口药品的引进则进行了专门限定。审查时须检查进口药品注册证书及相应生产国的质量标准以及质量检测报告等。须经国务院药品监督管理部门组织审查，经审查确认符合质量标准、安全有效的，方可批准进口，并发给进口药品注册证书。医疗单位临床急需或者个人自用进口的少量药品，按照国家有关规定办理进口手续。需特别注意的是是否混有已被撤销批准文号或者进口药品注册证书的药品。
《中华人民共和国药品管理法》《药品管理法实施条例》中规定，国家对药品生产、经营分别实行许可证制度，即必须获得《药品生产许可证》《药品经营企业许可证》。与此同时还必须严格遵守《药品生产质量管理规范》（GMP）、《药品经营质量管理规范》（GSP），方可从事药品生产、经营，还对医疗机构的药品采购规定了医疗机构购进药品，必须建立并执行进货检查验收制度，验明药品合格证明和其他标识；不符合规定要求的，不得购进和使用。
医疗机构的相关审核人员应该提高综合素质和完善服务意识，规章制度。规范操作，依法采购，增强采购过程的透明度，完善与供应商的互动，加强对供应商的培育，坚持以服务为宗旨，积极主动，优质高效地组织好项目操作工作，积极组织和参与项目的履约验收对未来供应商的其他要求，即供应商的管理必须符合GSP规范。同时随着现今医疗机构的不断发展，对药品保障的要求也有所变化，所以，要求供应商要具备现代化的物流配送条件。供应商具备较高的信息化管理水平。数据和信息的交换、风险共担和利益共享，强调的是合作和信任。医院和供应商之间的现金流能够满足药品供应保障的需求。
以往的医疗机构供应商的评价多为参考有限资料后进行主观分析，难以对供应商的综合实力做出科学、客观的评价。美国匹兹堡大学教授20世纪70年代中期提出“层次分析法”建立评价指标体系，把定性的问题定量化、复杂的问题简单化。它的基本思想是把一个复杂的问题分解为各个组成因素，并将这些因素按照支配关系进行分组，从而形成一个有序的递阶层次结构。再通过两两比较的方式，确定层次中诸因素的相对重要性，最后综合人的判断以确定决策诸因素相对重要性的总排序。层次分析法的出现给决策者解决那些难以定量描述的决策问题带来了极大的方便，从而使它的应用几乎涉及任何科学领域。该方法简捷有效，不仅考虑了不确定的和主观的因素，而且运用了人的经验、洞察力和直觉。更为重要的，层次分析法通过建立层次结构关系，能对影响评价目标的各个因素之间的相关性做出理性的判断供应商的评价分析是一个综合的、多准则、多因素的复杂问题。
药品企业之间的恶性竞争，使药品出厂价难于补偿企业生产成本，再加上国家对药品价格的调控和原材料成本的上升，生产企业不堪重负，部分制药企业为降低成本，擅自改变生产工艺和条件，导致以“安徽华源药业”为代表的药品不良事件，影响与损失巨大。随着医药体制改革实施，医药供应链的各个环节将随之改变，伴随着全程信息化管理进程推进，医药行业的诚信体系提升，药品质量保证将得到进一步完善。
上级卫生主管单位对医院所购药品的质量抽查也从第三方的角度对药品质量进行了监管。每年都将有专门的国家级药检机构派专员对各医院采购药品进行总量抽查，针对院内1000种以上药品进行随机抽检，当场取样、登记，带回专业实验室由专业人员根据国家批准的质量标准进行全面质量检验并将结果进行通报。该结果也是医疗机构药品管理的重要或根本达标项目之一。
医院在执行采购计划和药品质量把关上，除了有行业集中招标采购作为根本保证之外，还建立了适合自己医院的相关规章制度。从药品购入、保管储存、效期管理、破损或滞销药品管理、特殊药品管理及相关文件资质审核管理等细节进行逐条规范，从财务制度、审计制度、票据管理等基础方面进行了管控。
医疗机构的日常药品采购中应注意下列事项
1．日常采购的药品即为院药事管理与药物治疗委员会审查通过并公布执行的《年度基本药品目录》内药品。
2．药品采购员遵循合理适当原则，依据住院药房、门诊药房、结研所药房等部门药品请领单，协同库管员每周一制订并完成周药品采购计划。
3．药品采购量以7日用量为宜；贵重药品实行现用现购；市场紧缺、临床必需、价格便宜、用量稳定的药品适当增加储备，合理周转。
4．周药品采购计划经科室主任审批后实施。
5．中标药品、统筹药品应统一实行网上采购。
6．采购员应认真落实药品采购计划，做到及时有序，并做好与各药品请领部门、物流公司等的协调沟通。
7．遇药品生产企业、规格、剂型、包装、供应商等发生变更，须经科室主任同意后执行。
8．特殊情况下的药品采购（如突发抢救等），须及时口头请示科室主任，再行采购，随后补办相关手续。
9．药品采购员不得擅自采购无计划的药品。
医疗机构的日常药品采购中药品质量把关应注意下列事项
1．对于库管员、各药房、临床科室报告的药品质量问题（包装、性状、标签、批号、配制等）进行专本登记。登记内容包括药品名称、批号、数量、质量问题、使用情况、使用科室、报告单位等。
2．根据药品质量问题的严重程度，分为立即上报科室主任和汇总到《每周工作情况汇报》两种处理形式。
3．根据科室主任批示结果，通知各药房组长立即停用或密切观察问题药品。
4．及时联系药品供应企业和生产单位，告知其问题药品名称、批号、数量。通知立即上交问题药品相关质量证明资料，以及分析结果和解决方案。
药品在由指定配送商送达医院时要进行必要的验收并审查关键项目
1．库管员须掌握药品规格、剂型和供货单位等信息。
2．库管员验收药品时须做到货到即验，根据发票核对药品药名、规格、数量、批号、有效期、生产厂家、配送公司。
3．验收同时须索取同批号药品的药品检验报告书（复印件），并盖有供货单位公章。
4．库管员验收进口药品时必须验收《进口药品注册证》和同批号《进口药品检验合格报告书》。
5．如果供应商无法提供同批号《进口药品检验合格报告书》，须提供注明“已抽样”的《进口药品通关单》。
6．在验收中发现缺少、缺损、药品质量有疑义的药品时，应当场拒收，并上报药库组长和采购员。