下一步工作建议

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对于下一步工作，笔者以为主要是通过人力、物力和制度等保障，为电子文书档案的利用打好基础。

（一）加强档案信息化人才建设

档案信息化建设离不开专业的信息化管理人员。一是提升档案管理人员信息化管理水平。建立健全档案人员信息化管理制度，加强对档案管理人员的专业化、系统化培训，避免档案管理人员由于缺乏信息化管理专业知识，在管理和使用电子文书档案过程中因失误，造成电子文书档案的人为丢失和损坏，甚至是档案信息泄密或被盗取，造成不可挽回的重大损失。二是加强对档案信息化建设专业人才的储备。将电子文书档案纳入局域网甚至全国联网管理是大势所趋，在此过程中各院使用和管理电子文书档案时必然会面临技术方面的维护和运营问题，档案信息化专业技术人才队伍不可或缺，建议由上级院统一组建专业技术队伍或是依托网络信息化部门加强对档案信息化安全的实时监控和运维，切实保障档案管理和运用安全。

（二）加强档案信息化技术支持

档案信息化建设离不开强大的技术支撑。一是加强存储设备的研发。电子文书档案存量和增量大，对存储载体要求高，而当前普通硬盘存储空间有限，电子文书档案存储分散、备份不便，档案信息存储过程中存在数据丢失、损坏等风险隐患，建议加大科技投入力度，研发功能全面、内存庞大、性能稳定，专门用于异地异质存储、备份电子文书档案，能满足档案信息化应用需求的专用计算机或载体，全面保障档案的存储安全。二是加强应用软件的开发。针对当前档案应用软件开发各地、各院“各自为政”“版本各异”的现状，建议由上级部门统一开发功能齐全、智能便捷的档案管理软件，同时加大资金投入，不断改进完善，以便于各院提前做好对诉讼档案、文书档案、基建档案、财务档案、照片档案、音视频档案等各类档案资源的系统化整合，实现对各类档案信息资源的全面管理与利用，为后期“省、市、区”三级联通，跨部门、跨区域调取电子文书档案打下良好的基础。三是引入配套的安全防护技术。在档案信息化建设中，电子文书档案的信息安全不可忽略，可引入区块链技术、数字加密技术、建立信息资源备份库、云信息安全防护等，尽可能确保电子文书档案的信息安全，避免在信息交换和传输过程中出现问题。

（三）加强档案信息化制度建设

档案信息化建设离不开有效的制度保障。一是明确文书档案的数字化范围。如针对诉讼档案，将利用率较高的案件类型作为档案信息化的重点，对于利用率较低的案件类型则有选择地进行信息化管理，在坚持利用为先的原则下，科学合理地对文书档案进行信息化管理，在降低工作成本的同时又能提高工作效率。二是统一档案数字化的处理标准。针对当前各地各院对档案数字化的处理标准还存在一定的认识差异以及外包档案公司人员流动性大、扫描质量参差不齐等问题，建议进一步规范电子文书档案的行业制作标准，统一认识，明确责任，以最大限度保护原始纸质档案的完整性，减少人为造成的损坏和扫描中出现的漏页掉页问题，进一步提高电子文书档案的制作质量，为电子文书档案的下一步利用打下良好基础。三是建立完善电子文书档案权限分级制度。注重对电子文书档案的科学管理和利用，采用“统一领导、分级管理”制度，对电子文档的使用权限进行明确划分，比如分别明确高检院和省级、市级、基层检察院的查阅和管理权限，以及本院不同人员和外部人员的查阅权限，避免因使用管理不当造成人为泄密或网络舆情风险。四是建立完善相应的保密制度。明确纳入涉密档案管理系统和非涉密档案管理系统的电子档案范畴，并做好审查工作，处理好保密和开放的关系，避免出现不必要的失泄密事件。

（四）加强档案信息化数据共享

要充分利用好档案信息化资源就必须打破部门之间的“信息孤岛”效应。一是探索与统一业务应用系统数据的交换和对接。通过统一业务应用系统，对“已结应归”案件自动、及时生成数据传送至相应的电子文书档案管理系统，以便于档案管理人员调取查阅，掌握整体归档情况，实现信息互通，及时督促员额检察官归档。同时，探索对统一业务应用系统已形成的案件电子数据直接转化为电子档案，并自动归档的档案管理系统途径，以便节约资源，提升归档效率。二是探索与公安大数据网络平台数据的交换和对接。通过平台对接与公安部门进行资源共享和优化，对现有的公安部门移交的文书档案数据进行瘦身，有利于进一步节约电子文书档案资源，提高管理、利用和查阅效率。三是探索与其他部门之间的信息资源共享渠道。加强对检察档案信息化资源的统筹规划布局，加强与公安、法院和纪检监察部门的协作配合，最大限度地转变现阶段部门之间信息共享渠道不畅、信息资源分散和各自为政的现象，积极探索更加权威、能够不断整合司法信息资源的共享机制，真正实现档案信息资源的最大化利用。