股东会会议记录

二、股东会会议记录

根据《公司法》第41条第二款的规定,有限公司的股东会负有对股东会会议所议事项的决定作成会议记录的义务。

在会议记录的内容方面,由于《公司法》第41条第二款使用的是“所议事项的决定”的表述,因此,股东会会议记录的事项为“股东会对会议审议的事项所作出的决定”。由于《公司法》第41条第二款没有对有限公司股东会会议记录的具体要求作出规定,比如,会议记录的其他记载事项、记录人的资格和确定程序等,在公司章程未作其他规定的情况下,可以不将股东的表决情况、表决结果记入会议记录。不过,股东的表决情况、表决结果应记入股东会会议记录;此外,股东的出席情况(由股东本人出席或委托代理人出席)、股东的代理人的表决权的情况,亦应记入会议记录为宜。有限公司的章程可以并应当对股东会会议的记载事项作出更加明确、细化的规定。

在会议记录的签署方面,《公司法》第41条第二款只要求出席股东会会议的股东、不要求出席股东会会议的股东的代理人、出席股东会会议的董事或会议的主持人在股东会会议记录上签名。结合《公司法》第106条关于股份公司股东大会会议记录的规定,有限公司股东会会议的主持人、出席会议的董事、会议记录的记录人也应当在会议记录上签名。(https://www.daowen.com)

《公司法》第41条第二款所说的“签名”,应指自然人的签名,不包括法人或非法人组织的盖章;在股东是法人或非法人组织的情况下,应由代表其出席股东会会议的自然人在股东会会议记录上签名。

在会议记录的保管方面,《公司法》本身没有对有限公司股东会会议记录的保管和保存作出规定。根据国家档案局2012年制定的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》,有限公司作为在中国境内注册的企业,其股东会会议的通知、议程、报告、决议、决定、记录、纪要、讨论通过的文件材料、参加人员名单都属于“本企业股东会会议形成的文件材料”,应永久保存。